|
Реферат: Использование электронной почты, Internet, и других систем в целях рационализации документооборота (Менеджмент)
Министерство образования РФ
Государственный Университет Управления
Институт информационных систем управления
Кафедра Документоведения и Документационного Обеспечения Управления
Курсовой проект на тему:
«Использование электронной почты, Internet, и других систем в целях
рационализации документооборота».
Выполнил студент группы ДиДОУ II-1
С.Г.Бежанишвили
Проверили к.и.н., доцент А.В.Пшенко
ст.преп. Л.А Доронина
Москва
2000
Содержание
Содержание 2
Введение 3
Обзор литературы 4
Классификация средств электронного документооборота, 7
Принципы технологии электронного документооборота. 9
Системы управления документооборотом на основе web-технологий 12
Использование электронной почты. 17
Система корпоративного электронного архива. 18
Список литературы 20
Введение
Задача накопления, обработки и распространения информации стояла перед
человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени
основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека.
Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем –
c изобретением книгопечатания. Следующий прорыв в области информационного
обмена произошел с появлением электронных вычислительных машин. Первые ЭВМ
использовались как большие автоматические арифмометры. Принципиально новый
шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач
перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных
законченных участков деятельности человека по переработке информации.
Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой
практике были административные системы обработки данных. По мере своего
дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают
в автоматизированные системы управления соответствующими объектами, где,
как правило, несколько ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс.
Первые проекты применения компьютерных средств не как вспомогательный,
а как основной элемент системы документооборота, появились в начале 80ых
годов. В то время камнем преткновения их развития стали недостаточный
уровень развития материально-технической базы и отсутствие четких
стандартов на электронные документы.
В 90ые годы, в связи со скоростным развитием вычислительной техники,
появились системы управления документооборотом, построенные по принципу
"клиент-сервер", приспособленные для работы в рамках небольшой локальной
сети. Параллельно с этим, шло развитие всемирной компьютерной сети
Internet. К середине 90ых годов стало возможным использовать ее в целях
создания принципиально новых систем управления документооборотом.
Обзор литературы
Поиск литературы по данной теме был в значительной мере затруднен.
Ввиду технологического отставания России описываемому вопросу было
посвящено малое количество публикаций. Основой исходной информацией явились
статьи из периодической литературы, посвященной информационным технологиям.
Первым рассмотренным источником были "Методические рекомендации на
основе ГОСТ 6.30-97". В разделе 8.4, касающемся использованию Internet,
дана информация о том, что такое электронное сообщение, электронная почта,
и другие базовые понятия. Раздел отличается лаконичностью описания вопроса
использования Internet, минимальное количество предоставленной информации
говорит о том, что в момент написания ГОСТа не рассматривалось широкое
использование электронных средств документооборота. В описании формирования
адреса имеется некоторая неоднозначность. Написано: "Адрес в системе
электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое
обычно совпадает с регистрационным номером пользователя, и домена, который
описывает место компьютер или локальную систему, где этот почтовый ящик
находится." Первой неточностью является то, что адрес выбирается абонентом
независимо от регистрационного номера, более того, их совпадение
представляет собой уязвимое место с точки зрения безопасности информации.
Вторая неточность заключается в том, что, во-первых, не каждый домен
определяет физическое положение сервера (это относится к доменам первого
уровня COM, ORG и т.д.), и, во-вторых – месторасположение пользователя
никак не зависит от месторасположения сервера. В общем, впечатление о книге
положительное, но ее ценность, как и ценность любого набора определений, с
практической точки зрения минимальна.
Вторым предполагаемым источником оказался учебник "Организация работы с
документами". В разделе об автоматизации делопроизводства дана
классификация средств автоматизации с описаниями особенностей и
возможностей. В других разделах кратко описываются технологии электронной
почты, гипертекста, построения компьютерных сетей.
Более объемными и содержательными объектами, отобранными при поиске,
стали статьи из специальных изданиях, посвященных компьютерным технологиям.
Значительная часть из них имеют один большой общий недостаток –
избыточность информации коммерческого характера ввиду использования в
качестве источников материалы западных периодических изданий. Каждую
излагаемую мысль авторы статей считают должным подтвердить двумя-тремя
ссылками на данные экспертов.
Наиболее полное и конкретное рассмотрение проблемы встретилось в статье
"Системы управления документами на основе web-технологий", опубликованной в
журнале Computer Week #07'97. Статья подробно описывает суть дела,
определяя преимущества и недостатки применения Internet в целях создания
системы управления документами. Излагается концепция использования web-
технологии, без применения посторонних программных продуктов. В том же
номере журнала имеется еще одна статья, описывающая вопросы безопасности
использования глобальной сети. Оба эти источника, за исключением
насыщенности экономическими данными, заслуживают хорошей оценки.
Статья "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet" из журнала
"Сети" #04'2000 рассказывает о реализации подхода к использованию web-
технологии, отличного от описанного в предыдущем источнике. Не вдаваясь в
подробности, можно сказать, что речь идет об использовании программных
продуктов, основой которых является интеграция с Internet. Недостатком
статьи, с точки зрения рассматриваемой проблемы, является чрезмерный акцент
на специфические возможности приложений, работающих под управлением Lotus
Domino/Notes, используемые в системе Госстандарта, но абсолютно бесполезные
для иных пользователей.
Для организации электронного документооборота в рамках большой
организации мало одной лишь системы управления, а нужны еще и средства
хранения электронных документов. Информация по этому вопросы была найдена в
статье "Концепция построения электронного архива" , журнал "Открытые
системы"#01'97. В отличие от многих других, в ней отсутствовали финансовые
данные. Статья отличается четкостью анализа проблемы, ясной формулировкой
предлагаемых решений и выводов. Большое внимание уделено технической
стороне вопроса.
Также в качестве источника была взята статья "Концепция системы
автоматизации отечественного документооборота", журнал "Открытые системы"
#01'97. В ней в доступной форме описана суть проблемы автоматизации
документооборота в российских условиях, дана классификация систем
автоматизации работы с документами. коммерческая направленность статьи не
является препятствием корректному изложению существа рассматриваемого
вопроса. К недостаткам можно отнести ее некоторую неактуальность ввиду
наличия устаревших данных, что сказывается в форме недостаточного внимания
к web-технологиям по причине их недоразвитости на момент написания статьи.
Классификация средств электронного документооборота,
Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота,
то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с
обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем
управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту
категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:
Системы управления документами, точнее – с файлами документов на
машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов,
позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и
другие типы документов. По сути, системы управления документами являются
системами управления базами данных для неструктурированной информации.
Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных
элементов:
. центрального приложения, расположенного на сервере
. клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях
. программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного
на сервере данных
. собственно документов, представленных в виде файлов различных типов
(текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.
Управление документами. Предполагается, что каждый документ может
характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы
управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих
данных. Примером такой системы являются системы правовой информации,
позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.
Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку
документов и сопроводительной информации для работы с ними других
пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от
простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем,
позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы
реквизитов и маршруты движения.
Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе
пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими
документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех
изменений и версий.
Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные
многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип
документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты
движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут
могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.
Принципы технологии электронного документооборота.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах,
осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются
источником, результатом и инструментом этой деятельности. Организация
работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении:
от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной
корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы
работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации,
тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система
делопроизводства. Она предполагает не только единые правила
документирования – оформления документов, но и единый порядок
документооборота.
В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации
охватывает движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления
документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в
виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии
управления документооборотом – практическая невозможность централизованно
отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.
Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных
журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное
централизованное сведение соответствующей информации.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом
приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент
времени невозможно точно сказать, над какими документами работает
учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем
конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами
работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах
исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя
бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных
подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для
перемещения документов и централизованно отслеживать ход
делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над
документами на их рабочих местах.
Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых –
официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами
и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки
документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от
текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о
нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных
особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная
область.
К объектам системы управления документооборотом относятся структуры
данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки,
регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки.
Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе
регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа,
характеризующие собственно документ и состояние его обработки.
Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых
связей между документами.
Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является
полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно
документ может существовать вне автоматизированной системы, например на
бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих
электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие
файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом,
пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.
При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется
сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно
текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения
документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для
всего контролируемого документа или для его разделов.
Папки документов предназначены для группирования регистрационных
карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому,
тематическому и т. д.
Информационная модель предусматривает также возможность
взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации
документооборота. В этом случае обмен документами между системами
осуществляется посредством любой системы электронной почты.
Системы управления документооборотом на основе web-технологий
Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых,
обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и
взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность
публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную
торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные
интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для
дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов.
Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и
сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по
интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит
снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации
необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность
работы с документами служащих компании.
Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные
предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как
именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии,
обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами,
используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и
обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т.
е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также
обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и
дистрибуторами Основные функции системы управления документами –
классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и
предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на
работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и
входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается
программными средствами, которые позволяют редактировать документы,
коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам
электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно
и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли
предложить пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы
их изменить привычные методы ведения бизнеса. Новые системы управления
документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий,
причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве
клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-
броузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно
получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании,
подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты
и броузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики
получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по
пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически
подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли
заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами
на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть
этого приложения, что ограничивало возможности использования данного
продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в
коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у
поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам.
Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на
клиентское программное, позволяя экономить значительные средства.
Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе
Web – экономия средств. В конечном счете Web-системы управления документами
могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя
не только разделение документов на категории и взаимодействие с
библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция
будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа
к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так
и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию,
графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую
коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие
средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с
недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки
развитых приложений на основе модели "слабый клиент/мощный сервер".
Поскольку документы становятся все более разнообразными и
ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые
способны манипулировать как текстами, так и изображениями, видеоинформацией
и звуком.
Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой
для обмена информацией между организациями, работающими в области
стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки
приложений. Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации,
внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.
Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об
одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко:
достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам
документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид
доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить
определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и
без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно
снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную
информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только
ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен
между ним и внутренней сетью корпорации.
Когда система управления документами применяется для двустороннего
доступа к информации, а именно этот способ совместного использования
документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется.
Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются
специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на
клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение,
поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему
регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения,
вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных
для управления документами в системе Web, включают развитое серверное
программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так
называемого "слабого" клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного
процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-
броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ
пользователей к информации.
Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для
работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10
лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web –
универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней
используется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между
различными платформами. Конечно, данная технология нуждается в
дополнительных средствах защиты, однако преимущества универсального доступа
к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый
технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для
систем управления документами на базе Web появятся довольно скоро.
Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр,
расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей
применяются идентификационные карточки с кодированием, а также
идентификаторы и пароли. Пересылать документы через брандмауэр на внешние
Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации. Все эти меры
плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних
Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.
Стратегически важные данные можно хранить на мэйнфрейме, не
подключенном к интрасети и Internet. Начинать внедрение следует с наиболее
простого варианта системы – проверить ее в интрасети компании, и только
после этого организовывать внешние связи через Web-сервер.
Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа
через Internet, можно использовать также следующие меры:
1. Встраивание в центральный узел программно-аппаратный комплекс,
выполняющий функции брандмауэра.
2. Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей
3. Обеспечение внутренней связи между узлами посредством
корпоративной интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные
в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего мира.
4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который
преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и
исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых
пользователями.
5. Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих
особо важные базы данных, и на Web–серверах, что затрудняет
несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить
преимущества web-технологии.
6. Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления
документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы
пользователей, шифрование и т. д.).
Использование электронной почты.
В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это
происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты,
путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.
Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться
документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более
подходит для направления документов к исполнителям.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система
электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение
документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем,
что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к
инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта
возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты
может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений
между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный
модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только
работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться
сообщениями через Internet.
Итак, электронная почта выполняет следующие функции:
• обмен сообщениями между пользователями;
• обмен документами между пользователями;
• обмен данными между приложениями;
• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.
Система корпоративного электронного архива.
Но внедрение мощных системы управления электронными документами не
всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что
огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему
остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ
становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций.
Решением может стать использование технологии построения корпоративного
электронного архива.
В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной
автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы
глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных
объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать
как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства
обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если
потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая
возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие
появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных
вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии
индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление
внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и
анализировать большие массивы информации.
Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется
развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие
станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов
с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры
потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и
полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для
поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой
системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на
носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной.
Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение
полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного
поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается
неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.
Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно
считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое
также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных
информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске
структурированных данных. Альтернативное направление электронного
архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования
неструктурированных данных и включает контекстно-независимое
индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое
индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом
специфики морфологии и семантики естественного языка.
Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах:
поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к
скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен
храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например
RAID-массивах.
Для хранения образа документов использование магнитных дисковых
носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С
учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат
модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть
предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное
чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-
ROM.
Список литературы
1. "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ
6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов", ВНИИДАД, Деловая Книга, 1998.
2. "Организация работы с документами": Учебник/ В.А. Кудряев и др. –
М.:ИНФРА-М, 1999, 575с
3. Гореткина Е. "Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet",
"Сети", 4, 2000.
4. Гавердовский А. "Концепция построения систем автоматизации
документооборота", "Открытые системы", 1, 1997
5. Баласанян В. "Концепция системы автоматизации отечественного
документооборота", "Открытые системы", 1, 1997
6. Бейдер А., Кейв Р. "О некоторых подходах к управлению документами",
"Открытые системы", 3, 1998
7. Марков А. "Концепция построения электронного архива", "Открытые
системы", 1, 1997
8. "Системы управления документами на основе Web-технологий"
"КОМПЫОТЕРУИК-МОСКВА" 7, 1997.
Реферат на тему: Исследование и проектирование управленческих решений
Государственный Университет Управления
ИНиМЭ
Доклад на тему:
“ Исследование и проектирование управленческих решений ”
Выполнил:
Баранников С. В.
Пр-во III-2
МОСКВА 2001
Управленческое решение — это концентрированное выражение процесса
управления на заключительной стадии — это выбор альтернативы руководителем
в рамках его должностных полномочий, направленный на достижение целей
организации. Выбор выступает как своеобразная формула управленческого
воздействия на управляемый объект и предопределяет действия, необходимые
для проведения изменений его состояния.
Решения должны отвечать определенным требованиям. Главные среди них - это
обоснованность, четкость формулировок, реальная осуществимость,
своевременность, экономичность (определяемая по размерам затрат),
эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с
затратами ресурсов). Как правило, решения должны приниматься там, где
возникает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня
необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за
состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного
воздействия решения на работу организации является его согласованность с
ранее принятыми решениями как по вертикали, так и по горизонтали управления
(если, конечно, очередное решение не направлено на кардинальное изменение
всей политики развития).
В организациях принимается большое количество самых разнообразных решений
по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам,
воздействия, сроком принятия, информационной обеспеченности и т.д.
Управленческие решения требуют различного подхода к организации процесса
управления и методам принятия решений, а также неодинаковых по затратам
времени и ресурсам.
Известно, например, что количество оперативных решений, принимаемых в
организациях, значительно (иногда многократно) превышает количество
тактических и стратегических решений, однако по затрачиваемому времени
самыми ресурсоемкими являются стратегические решения. Распределение затрат
времени на принятие оперативных, тактических и стратегических решений в
организациях крупного, среднего и малого размера также имеет особенности: в
малых предприятиях основная доля затрат времени приходится на оперативные
решения, но по мере роста предприятий существенно увеличивается время,
затрачиваемое на выработку стратегии развития.
Классификация решений на высоко- и слабоструктурированные позволяет более
эффективно организовать процесс за счет разных подходов и действий,
обеспечивающих движение к поставленным целям. Решения в высокой степени
структурированные известны так же, как запрограммированные. Они являются
результатом реализации определенной последовательности действий или шагов
(подобных тем, которые предпринимаются при решении математического
уравнения). При этом число альтернатив ограничено, и выбор делается в
пределах направлений, заданных организацией, а также с учетом нормативов,
стандартов, правил и т.д. В качестве примера можно привести задачу
определения числа руководителей при заданной норме управляемости. Выделение
класса запрограммированных решений позволяет разрабатывать стандартные
процедуры и программировать решения под ситуации, повторяющиеся с
определенной регулярностью. Слабоструктурированные решения (не
запрограммированные) принимаются в ситуациях, отличающихся новизной,
внутренней неструктурированностью, неполнотой и недостоверностью
информации, многообразием и сложностью влияния различных факторов. Это не
позволяет находить решения путем построения адекватных математических
моделей, и основную роль в поиске играет человек и его способность
разрабатывать соответствующую процедуру, ведущую к решению задачи.
Слабоструктурированными являются решения, связанные с определением целей и
формулированием стратегии развития организации, с изменением ее структуры,
с прогнозами работы на новых рынках и т.п. Количество таких решений
увеличивается по мере роста масштабов сложности организации; к такому же
результату приводят современные тенденции к глобализации экономики,
увеличению ее открытости, так как их прямым следствием становится рост
числа связей между организациями, большая динамичность и изменения как
внешней среды, так и внутренней организации каждого предприятия. В то же
время современные разработки в области исследования операций, развитие
информационной технологии и компьютеризация позволяют значительно повысить
долю программируемых решений, которые, как уже было отмечено»
характеризуются большей точностью и в ряде случаев требуют меньших затрат
времени и других ресурсов.
Между двумя видами решений — запрограммированными и
незапрограммированными — находится множество их комбинаций, и именно это
множество является реальностью, в которой принимаются управленческие
решения. Программируемость решений повышается по мере продвижения сверху
вниз по вертикали управления. Поэтому высшему звену управления приходится
иметь дело в основном со слабоструктурированными решениями: на среднем
уровне характер возникающих проблем требует принятия как
запрограммированных, так и незапрограммированных решений (при этом надо
отметить, что автоматизация труда в этом звене сопровождается ростом
удельного веса решений, характеризующихся большей структурированностью), в
нижнем звене преобладают решения, принятие которых осуществляется по
заранее разработанным правилам и процедурам. Рассмотрим исследование
процесса принятия управленческих решений.
Если проблема несложна, а ситуационные факторы ясны и управляемы, процесс
принятия решений может быть достаточно прост и скор. В этом случае после
уяснения проблемной ситуации принимается решение которое оказывает на нее
прямое воздействие и приводит систему (управляемый объект) в состояние,
соответствующее заданному. Например, если произошла поломка станка, на
котором планировалось изготовление партии деталей, и известны факторы,
приведшие к его выходу из строя (например, высокий износ оборудования), то
при наличии в цехе аналогичного станка в исправном состоянии проблемную
ситуацию (срыв выполнения плана производства партии деталей из-за
неисправности станка) можно разрешить путем замены вышедшего из строя
оборудования на имеющееся в резерве.
При решении относительно несложных проблем часто используется интуитивный
подход, который характеризуется такими чертами: субъект решения держит всю
проблему в голове; по мере развития проблемы подход к ее решению может
радикально меняться;
возможно одновременное рассмотрение нескольких вариантов; может не
соблюдаться последовательность этапов; качество решения основывается на
предыдущем опыте лица, принимающего это решение. Поэтому интуитивный подход
не дает хороших результатов в тех случаях, когда опыт лица, принимающего
решение, небольшой, а предыдущие ситуации не соответствуют новым. Кроме
того, на качество интуитивных решений могут оказывать влияние недостаточно
полное представление о текущей проблемной ситуации и неверная
интерпретация ее сути.
Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то
принятие решения требует структуризации, которая позволит определить этапы
и процедуры, направленные на ее решение (рис. 1.).
Самая простая «идеальная» схема принятия решений (рис. 1) предполагает,
что процесс представляет
собой прямоточное движение от одного этапа к другому; после выявления
проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению,
производится разработка решений, из которых выбирается лучшее. Количество
разрабатываемых и рассматриваемых вариантов зависит от многих факторов и,
прежде всего, от имеющихся в распоряжении разработчиков времени, ресурсов и
информации. Главным ограничителем является время, в течение которого должно
быть принято решение, поэтому параллельно с разработкой вариантов
производится их оценка, а окончательное решение принимается путем выбора
лучшего из тех, которые были подготовлены и рассмотрены в запланированный
период времени.
[pic]
В табл. 1. представлена более детальная структуризация процесса принятия
решения, в которой наряду с выделением четырех этапов показан состав
процедур, необходимых для реализации целевых установок каждого этапа.
Цель первого этапа — выявление и описание проблемы и проблемной ситуации;
второго этапа - поиск возможных вариантов решений; на третьем этапе
производится оценка альтернатив и выбор окончательного решения; наконец, на
последнем этапе целью работ является организация, контроль и оценка
результатов выполнения принятого решения.
Обязательными элементами процесса являются наличие поэтапного плана и
методов решения, а также их информационное обеспечение. Работа по сбору,
обработке
|Таблица 1. Этапы и процедуры процесса |
|принятия решений |
| |
|Этапы |Процедуры |
|1. Постановка|Возникновение новой ситуации |
| |;.; |
|проблемы |Появление проблемы |
| |Сбор необходимой информации '|
| | |
| |Описание проблемной ситуации |
|2. Разработка|Формулирование требований |
|ва |ограничений |
|риантов |Сбор необходимой информации |
|решений | |
| |Разработка возможных |
| |вариантов решений |
|3. Выбор |Определение критериев выбора |
|решения | |
| |Выбор решений, отвечающий |
| |критериям |
| |Оценка возможных последствий |
| |Выбор предпочтительного |
| |решения |
|4. |План реализации выбранного |
|Организация |решения j |
|выполнения |Контроль хода реализации |
|реше |решения ' |
|ния и его |Оценка решения проблемы и |
|оценка |возникно |
| |вения новой ситуации |
и оценке информации проводится на всех этапах процесса принятия решений,
но имеет особенности, отражающие специфику выполняемых действий и решаемых
задач, а также, стиля работы лица, принимающего решение. Наибольшую
потребность в информации испытывают субъекты решений, которых в
управленческих кругах называют максималистами, так как они собирают и
анализируют максимум возможной и полезной информации. Этот подход
оправдывает себя в том случае, когда решается очень сложная проблема и нет
дефицита времени, отпущенного для ее решения. Наряду с этим субъекты
решения нередко ограничиваются лишь таким количеством информации, которое
достаточно, чтобы выбрать один—два удовлетворительных варианта решений,
после чего поиск и анализ но
вой информации прекращается. Это дает неплохие результаты при решении
сравнительно несложной проблемы, но в условиях жесткого лимита времени.
Необходимым элементом (и параметром) процесса принятия управленческих
решений является оценка тех действий, которые предпринимаются на его
различных этапах. На этапе постановки задачи принятие решений - это оценка
границ, масштабов и уровня распространения проблемы и проблемной ситуации;
на этапе решения — оценка различных вариантов, предлагаемых
специалистами; на этапе принятия решения — оценка ожидаемых последствий его
реализации. Для этой цели используются критерии.
На первом этапе в качестве критерия распознавания проблемы чаще всего
используется целевая установка, по отклонению от которой судят о
возникновении проблемы. Следовательно, руководители всех уровней должны
иметь четко сформулированные цели и задачи своей деятельности, чему
способствует применение системы управления по целям (или по результатам). В
противном случае существование проблемы определяется чисто интуитивно или
по мере поступления сигналов, что существенно усложняет последующий процесс
принятия решений.
Этап формирования решений начинается со сбора и обработки информации,
необходимой для выработки курса действий. Как правило, при решении сложных
проблем не удается ограничиться только той информацией, которую
предоставляют действующие системы отчетности; поэтому требуется время и
ресурсы для информационного обеспечения решения проблемы.
На этапе выработки курса действий, т.е. разработки вариантов решения
проблем, применяются различные критерии, позволяющие из множества проектных
предложений выбрать допустимые, а из них — наиболее полезные или
предпочтительные для решения целей организации. От того, насколько
обоснованно они выбраны, зависит качество управленческих решений, а оно, в
свою очередь, предопределяет конкурентоспособность организации, быстроту ее
адаптации к изменениям хозяйственной ситуации и в конечном счете —
эффективность и прибыльность.
Наиболее полно система критериев оценки решений разработана для
структурированных проблем, позволяющих применять экономико-математические
методы. С их помощью определяются лучшие решения, например, по таким
параметрам, как сроки окупаемости капиталовложений, прирост доходов или
прибыли, минимизация текущих издержек или максимизация производительности
труда и т.п. Нередко в качестве критерия выбора решения применяется фактор
времени, особенно важный в условиях переходного периода, для которого
характерна неустойчивость состояния экономики и общества в целом. Задержка
с принятием решения или выбор решения, которое связано с более длительным
процессом реализации, могут существенно снизить ожидаемые результаты (из-за
инфляции, изменения политики и прочих факторов внешней среды). Поэтому на
этапе выработки курса действий менеджерам приходится анализировать большое
количество вариантов решений, отличающихся различными комбинациями
используемых ресурсов организации.
В практике менеджмента часто возникает необходимость решения слабо
структурированных проблем, не дающих возможности оценивать варианты с
помощью математического аппарата. В этом случае для оценки решений может
применяться система взвешенных критериев, а сам процесс оценки
осуществляется в три этапа. На первом формируются самые важные критерии,
необходимость выполнения которых не вызывает сомнений. Альтернативные
варианты оценивают по этим критериям (которые в сущности являются
критериями ограничения) и разделяют на группы: соответствующие требованиям,
не соответствующие и «сомнительные». На втором анализируются варианты по
остальным критериям.
Одной из наиболее важных задач при формировании структуры управления
является задача проектирования (оптимального распределения) управленческих
решений по уровням системы управления. Важность и необходимость решения
этой задачи продиктованы рядом обстоятельств.
Во-первых, в условиях концентрации производства функции руководителя все
больше сводятся к непосредственной организации принятия решений, которая
рассматривается не только как акт, завершающий любую стадию управленческого
воздействия, но и как процесс, требующий изучения ситуации в управляемой
системе и разработку мер для ее целенаправленного изменения. В этом смысле
принятие решений выступает уже как процесс труда, который нуждается в
организации и четкой систематизации распределения решений в пределах
каждого уровня.
Во-вторых, решение — это основная форма управленческой деятельности, в
которой выступает содержание труда руководителя. Следовательно, качество
принятого решения в значительной степени влияет на эффективность и экономию
труда в управлении.
В-третьих, каждое подразделение должно выполнить свои определенные
функции, а руководители этих подразделений — гибко и оперативно решать
вопросы, входящие в их компетенцию с тем, чтобы не загружать верхние уровни
руководства различного рода мелкими делами, отвлекающими их от решения
стратегических задач.
Перечисленные факторы подчеркивают необходимость постановки задачи
оптимального распределения решений по уровням управления. Сущность этой
задачи заключается в том, чтобы выбрать такое разделение управленческих
решений, при котором в наибольшей степени достигается оперативность и
гибкость управления, четкое разграничение функций и ответственности в
действиях взаимосвязанных подразделений с целью исключения их дублирования,
параллелизма. В связи с этим задача распределения управленческих решений по
уровням является наиболее важной и ответственной в разработке общей
методики проектирования структуры управления. Постановка ее вытекает также
из определения оптимальной структуры управления, которой мы руководствуемся
в своих исследованиях. Кроме того, руководителю, стоящему во главе
современного предприятия, успешно решать задачу комплексного управления
достаточно сложно. Поэтому необходимо исследовать и выявить:
• решения, которые имеет право принимать только высший руководитель,
начиная от постановки проблемы и заканчивая выработкой управляющего
воздействия;
• решения, для реализации которых руководитель предоставляет часть
полномочий своим подчиненным, оставляя за собой право координации и
контроля за их действиями;
• решения, которые уполномочены принимать руководители более низших
уровней. При этом необходимо учитывать еще два момента. Во-первых,
принятие решений в системе управления рассматривается как иерархический
процесс, который построен по принципу взаимоподчиненности. Во-вторых,
существует круг решений, уровень принятия которых регламентирован
вышестоящей организацией (как правило, это уровень .директора). В связи
с этим распределение управленческих решений начинается с самого высшего
уровня. Необходимо также отметить, что данная задача решается для
уровней, количество которых регламентировано. Исходя из второй
теоретической предпосылки считаем, что перечень управленческих решений,
принимаемых в организации, а также группы решений по каждому уровню в
матрично-штабной структуре являются величиной заданной.
Итак, под оптимальным распределением управленческих решений будем
понимать такое, при котором каждый руководитель принимает решения,
соответствующие его компетенции. Для решения этой задачи предлагается
методика, в основе которой лежит исследование загрузки руководителей,
принимающих управленческие решения. Содержание и последовательность работ,
предусмотренных методикой, отражены на рис. 2. В общем виде задача
оптимального распределения управленческих решений сводится к следующему.
На первом этапе процесса исследуется решение на тех уровнях управления,
которым не подчинены непосредственно производственные подразделения, т.е.
на уровне принятия окончательного решения и на координирующих уровнях. (В
качестве уровня принятия окончательного решения обычно выбирается уровень
директора или его заместителей. В качестве координирующего уровня, как
правило, выбирается уровень заместителя директора).
На втором этапе производится расчет загрузки руководителя высшего уровня
исходя из трудоемкости акта принятия управленческих решений и необходимого
при этом эффективного фонда времени.
На третьем этапе расчетная величина загрузки сравнивается с допустимым
значением и, если эта величина больше допустимой, осуществляется этап
перераспределения решений. Если нет, фиксируется список решений компетенции
высшего уровня (блок 6). Аналогичные исследования и расчеты проводятся для
всех уровней, количество которых регламентировано выбранной структурой, В
результате такого распределения за каждым уровнем управления будет
закреплен определенный набор управленческих решений.
-----------------------
[pic]
| |
