|
Реферат: Деловые переговоры (Менеджмент)
Деловые переговоры Переговоры — это средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.
Переговоры предназначены в основном для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между. собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обобщенная схема их проведения имеет следующий вид
|I |Подготовка | |этап |переговоров | | | | |II | | |этап | | | | | |III | | |этап | | | | | |IV | | |этап | | | |Проведение | | |переговоров | | |Решение проблемы | | |(завершение | | |переговоров) | | |Анализ итогов деловых| | |переговоров |
Подготовка деловых переговоров. Успех переговоров всецело зависит;от того, насколько .хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь. разработанную их модель: четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему; обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов; наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах; определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию. Реализация данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы: 1) цель переговоров; 2) партнер по переговорам; 3) предмет переговоров; 4) ситуация и условия переговоров; 5) присутствующие, на переговорах; 6) организация переговоров. Проведение переговоров. В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:
|Вариационный метод | |Метод интеграции | |Метод уравновешивания | |Компромиссный метод |
Вариационный Метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы: в чем заключается идеальное (независимо от условии реализации) решение поставленной проблемы в комплексе? от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительнойреакции) можно отказаться?, в чем следует .видеть оптимальное (высокая степеньвероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам? какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.)? какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок? какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов? Такие рассуждения, выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок. Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации; Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться .им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций. Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете. Несмотря на несовпадение Ваших ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы. Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты'и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера. Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны. Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации. Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение. Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами. Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества. Обдумайте-также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации. Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. г Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.). Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые Предложения). Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и Критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает.Вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером Вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя). Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для Обеих сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований'или так называемого "гнилого" компромисса); партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия. Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение. 1. Встреча и вхождение в контакт. Даже если к вам приехала не делегация, а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и проводить в гостиницу. В зависимости от, уровня руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава нашей делегации, либо кто-то из участников намечающихся переговоров. Стадия приветствия и вхождения в контакт — начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров. Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в европейских странах форма приветствия — рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин. Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров. 2. Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров). Когда ваш партнер уверен, что наша информация будет ему полезна, он станет с удовольствием Вас слушать. Поэтому Вы должны пробудить у оппонента заинтересованность. , 3. Передача информации. Это действие состоит в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что он поступит мудро, Согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации. 4. Детальное обоснование предложений (аргументация). Партнер может интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит возможности применения наших идей и предложений в своей организации. Вызвав интерес и убедив оппонента в целесообразности задуманного .предприятия, мы должны выяснить и разграничить его желания. Поэтому следующий шаг в процедуре проведения деловых переговоров состоит в том, чтобы выявить интересы и устранить сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний), Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное решение (решение принимается на основе компромисса). Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться .уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем .разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания. Протокольные Мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосыл ку для их неудачи. Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание перего-воров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, фор-ма одежды, культурная программа ит:п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями. Анализ итогов деловых переговоров. Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров: Анализ итогов переговоров преследует следующие цели: сравнение целей переговоров с их результатами; определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров; деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся. Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям: 1) анализ сразу по завершении переговоров. Такой анализ; помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения); 2) анализ на. высшем уровне руководства организацией.'Такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственности; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получение дополнительной информации о партнере по переговорам; 3) индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров. В процессе индивидуальною анализа можно получить ответы на следующие вопросы: правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам? соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и требованиям? насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе? как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане? что определило результат переговоров? как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров? кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров? Получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть решающее значение для будущности организации. Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия: обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров; они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров); партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров; уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы; партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу. Для обеспечения эффективности переговоров следует соблюдать определенные правила. Основное правило состоит в том, чтобы обе. стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. Самое главное на переговорах — это партнер. Его нужно 'убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию. Переговоры — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти общий знаменатель" для различных интересов партнеров. Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу. Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать правильно вопрос и уметь выслушать партнера. Позитивные результаты переговоров следует рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров. Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.
Реферат на тему: Делопроизводство
Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ). Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распоряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на «изготовление машины или искусственного метода для последовательного печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У Генри Милля возникла идея создания устройства с последовательным движением литер, на основании которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г. Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейся при печатании кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В последствии была создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заключался в том, что печатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги находились снизу б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели ножную педаль, которая возвращала каретку в обратное положение. Большим успехом пользовался аппарат «Скорописец», изобретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым. В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычаги горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г. появились первые Электрические ПМ. 2.Форматы бумаги Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 и А5. А3-297х420, А4- 210х297, А5-148х210. Текст, выполняемый на формате листа А4 , пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8, верхнее - 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст машинописной страницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут быть пункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами с точкой, также могут быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся по правилам их оформления 3.Докладная записка и ее реквизиты Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст, подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат, название вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для составления д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер. Билет 2 1.Классификация ПМ. По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные. Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования. Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные. 2.Правила написания . , ! ? Точка, запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без верхнего регистра. Под цифрой … 3.Делопроизводство. Одним из существенных элементов, управленческого производства является делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа. Дп состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих деятельность учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с готовыми документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием, регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшему их использованию.
Билет 3 1.Каретка Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка движется по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит под действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный завод и заключена в барабан, который вмонтирован в левой части направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод натяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и при помощи зубчатки заводят пружину так, чтобы при письме сила ее натяжения обеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги ее можно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая гребенка выходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причем каретка перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма - расстояние между серединами двух соседних знаков, он равен 2,6мм. 2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте. Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный интервал. При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При написании переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не переносится на новую строку. 3.Документ и его виды. Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и мыслительной деятельности человека. Информация может быть зафиксирована письменно, при помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или видеозаписи. Документы различают по видам деятельности: 1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства фиксации фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние (письма факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по наименованию - несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по количеству, отраженных вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими органами, для подведомственные орган. трафаретные - типографским способом. 7)по стадиям создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ, созданный отдельным или коллективным автором. Копия - точное воспроизведение подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу). Отпуск - полная копия исходящего документа. Выписка - копия части документа. Дубликат - подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения - постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет), временное (до 10-15 лет) Билет 4 1. Бумагопроводящий механизм Бумагопроводящий мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину, закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между строками. Снизу б/о вала расположен металлический подкатник, он служит для направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения бумаги на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех. 2.Римские цифры 1 - 1, 2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У, 6 - У1, 7 -УП, 8 -УШ, 9 - 1Х, 10 - Х. 3.Организационно- распорядительная документация. О/Р. документация распределяется на 5 групп. 1)организационная: правила, положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление, распоряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная: письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе: личные дела, приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения , договора, постановления и т.д.
Билет 5 1.Печатающий механизм. В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах литерных рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и знаками. Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены клавиши в 4 рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех предназначен для последовательного приведения литерных рычагов в точку письма. Литерные рычаги расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовой подушке в шлицах сегмента. 2.Знаки арифметических действий. +=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х. 3.Служебное письмо. С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления, информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально- деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр - адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело. Билет 6 1.Лентоводитель. Лентоводитель представляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с буквоводителем. Он соединен с мех смена цвета зон ленты. 2.Дроби. Дроби бываю простые, десятичные и смешанные. Для написания простых дробей использую / под цифрой 3. Для написания десятичных дробей используют . либо , причем пишутся без пробела. В ур-ии дроби пишутся так: числитель от знаменателя отделяется _ под цифрой 8. вал Числитель- б/о вал опускают на 0,5 инт. Знаменатель - б/о вал поднимают на 1 инт, опять опускают на 0,5 инт. и продолжают письмо. 3.Служебное письмо. С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления, информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально- деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр - адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.
Билет 7 1.Табулятор и его назначение. Табулятор предназначен для написание текста в столбик. Клавиш набора стопоров табулятора (+ и -) и клавиши табулирования. 2.Знаки, отсутствующие на клавиатуре.
3.Реквизит Реквизит - информационный элемент док. За каждым реквизитом закреплено определенное место. Совокупность всех реквизитов определяет видовую принадлежность док. Реквизит может содержать постоянную, общую для группы док и переменную информацию - для каждого конкретного док. Каждый док должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности док. Формуляр - совокупность реквизитов, присущих определенному виду док и расположенных в определенной последовательности. Существует 31 реквизит Билет 8 1.Буквострокоуказатель Расположен слева и справа от буквоводителя, перед б/о валом. Представляет собой прозрачную пластмассовую пластинку с нанесенными горизонтальной и вертикальными линиями. Горизонтальная - указывает линию печатаемой строки, вертикальные - середину напечатанного знака. Применяют при графлении горизонтальных и вертикальных линий карандашом. 2.Заколовок. Заголовок - краткое содержание док.(текста). В машинописных работах заголовок располагают по середине или от левого поля. Правила написания заголовков: 1)Заголовки пишут прописными буквами. 2) В конце заголовков знаки препинания не ставятся (кроме ! и ? знаков). 3) Короткие заголовки пишутся вразрядку. 4) Переносы в заголовках не допустимы. 5)Большие заголовки (более 40 символов) выполняются в несколько строк, каждая строка должна иметь законченное смысловое значение. 6) Текст большого заголовка выполняется через 1 м.и. 7)При написании текста через 1,5 м.и между текстом и заголовком 1,5 м.и.8) Если на странице несколько заголовком, от текста до след. заголовка делается дополнительный интервал. Подзаголовки - строчными буквами по тем же правилам. Можно выделять письмом вразрядку, подчеркиванием, заключением в кавычки или скобки. 3.Бланк и его виды. Это чистый лист бумаги с нанесенными реквизитами. Существует 2 вида бланков: для служ. писем и других док. Различие между ними состоит с том, что на бланках для писем на определенных местах содержатся реквизиты: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, № счета в банке, № телефона и постоянная часть: ссылка на индекс и дату входящего док. Бланки бывают двух форматов А4 и А5. с продольным и угловым расположением реквизитов. Продольное расположение используют предприятия или организации, имеющие многоступенчатую подведомственность. Билет 9 1.Полеустановительный механизм. Ограничивает движение каретки в обе стороны. На каретке есть полеустановительная гребенка, на которой крепятся левый и правый полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействует со звонковым механизмом за два, три удара до окончания строки. 2.Абзац. Это текст, состоящий из отдельных предложений, объединенных одной мыслью. Любой текст начинается с абзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется через 1 м.и то между абзацами делается дополнительный интервал. 3.Распоряжение. Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа гос. управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Текст состоит из двух частей: 1) цели и причина издания распоряжения. 2) перечисляются предписываемые действия. Начинается со слова «предлагаю». Издается министерствами, организациями края, города, района. Подписываются руководителем. Реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида док, дата, индекс, место составления или издания, текст, визы.
| |