|
Реферат: Методы сбора информации в журналистике и PR-коммуникациях (Менеджмент)
Санкт-Петербургский государственный инженерно- экономический университет
Доклад по теории и практике связей с общественностью:
«Методы сбора информации в журналистике
и PR-коммуникациях»
Студентки I курса гуманитарного ф-та
Группы 6031
Лавровой Марии
Преподаватель: Евсеев А.Ю.
2004 г.
Вообще с получением, поиском, сбором информации имеет дело не только
журналистика и PR-коммуникации, но и множество других профессий - ученого,
следователя, разведчика, психолога, врача и т.д. По сути дела любая область
деятельности, где ключевое значение имеет обстоятельство – точна ли
информация относительно объекта, процесса или явления, сталкивается с
проблемой как эту информацию получить и оценить, с комплексом методов
реализации этой задачи.
Основой любого журналистского произведения (текста) является информация, т.
е. сведения о реально происходивших процессах и явлениях. Суждение, не
основанное на информации, может привести к непредсказуемым последствиям,
вплоть до полного отторжения или противоположной ожидаемой реакции. Поэтому
поиск, структурирование и правильная оценка информации является ключевым
этапом построения любого журналистского и PR- материала. Чем больше
уверенности в точности полученных сведений, тем с большой вероятностью
журналист или PR-man добивается поставленной цели. Отбор фактов требует
тщательного исследования разнородных сведений, их сравнения и оценки,
структурирования по степени релевантности, по степени влияния социальной
или иной значимости. При этом следует избегать чрезмерно избыточной
информации, так и недостатка ее.
Науки гуманитарного цикла, а журналистика и PR относятся к таковым, во
многом исходят из предположительной информации, которую трудно, а порой и
невозможно интерпретировать однозначно или подтвердить. Поэтому здесь
имеют место, как точные данные, так и гипотезы, носящие характер наиболее
вероятного предположения.
В журналистике и PR методологическая основа процесса сбора и информации
творчески компилирует в себе все многообразие методов разнообразных
дисциплин. Журналист или работник PR в этом контексте сводит воедино столь
разнородные факторы как собственный опыт, личные качества, присущие ему в
силу особенностей личности, стандартные технологии информационной
деятельности и общепринятые принципы и профессиональные нормы.
При этом сбор информации для профессионала не носит формального
характера, а превращается в элемент первичной творческой деятельности,
которая во многом определяет все последующие стадии его работы. Роль
интуиции, подсказывающей, какой именно факт должен быть найден и
зафиксирован, как на этот факт выйти и где его использование в дальнейшем
принесет максимальную, пользу не менее важна, нежели комплекс
профессиональных навыков по ее получению.
Чем точнее журналист или PR работник представляет себе, какие именно
факты необходимы для его материала, чем в большей степени готов он к
предварительному сбору информации - тем эффективнее этот процесс.
Совершенно очевидно, что начальной стадией поиска информации по
определенному заданию является первичное и максимально полное в данных
условиях предварительное ознакомление с проблемой. Опытные журналисты не
только не пренебрегают возможностью понять суть проблемы, ознакомиться со
всеми ее аспектами до того, как приступают к практической работе - будь то
написание короткой заметки или подготовка серьезного аналитического
материала, но напротив, изыскивают для этого любую возможность.
Во время изучения литературы, я обнаружила, что методы сбора информации
столь разнообразны и инвариантны, в такой степени зависят от контекста, что
даже приблизительное, беглое их описание заняло бы огромный объем текста.
Для журналистики и PR существуют свои определенные профессиональные
особенности методологии, однако в общем смысле, группируя их по ключевым
признакам - хотя такая классификация в известной степени условна - их можно
разделить на три группы:
- Коммуникативные методы.
- Некоммуникативные (документальные и физические).
- Аналитические.
Коммуникативные методы
К коммуникативным методам получения информации относятся все виды
межличностной и технической коммуникации, которые доступны в работе
журналиста или PR-mena.. Разумеется это, в первую очередь, беседа,
интервью и опрос.
К коммуникативным методам в определенной степени относится и переписка
по почтовым информационным каналам, и специфические методики компьютерных
коммуникаций, такие как телеконференции, электронная переписка и т.п.
Беседа, как правило, является подготовительной стадией перед
использованием других более точных коммуникативных методов, необходимой
для того, чтобы понять эмоциональный фон ситуации, разобраться в
особенностях личности оппонента, понять ситуацию в целом.
Основным коммуникативным средством получения информации в практической
журналистике является интервью (очное или заочное интервью), в результате
которого журналист реализует определенные цели по получению определенной
информации. Оно в свою очередь делится на формализованное и
неформализованное. Формализованное интервьюирование характеризуется
достаточно большим количеством времени или периодом между сбором
информации и его публикации. В результате этого происходит множество
катаклизмов: выбор слов или фраз из контекста, монтаж материала, заказной
материал. А неформализованное интервьюирование характеризуется отсутствием
времени между сбором и публикацией. Данный метод характерен прямому эфиру,
в результате данного варианта мы получаем паблисити, т. к. этот процесс
непредсказуем и неконтролируем. Как правило этот метод свойственен радио и
телевидению.
В опросах также выделяют фокус-группы - метод сбора информации, который
позволяет оценить эффективность коммуникации на любом этапе, от
возникновения идеи до конкретного PR- продукта. На практике этот метод
заключается в проведении коллективного интервью в форме групповой
дискуссии в ходе которой собирается субъективная информация от участников
по обозначению проблем.
Некоммуникативные методы (документальные и физические)
Крайне важно в работе журналиста использовать все доступные
информационные массивы для получения информации. Здесь следует отметить,
что знакомство с печатной и иной прессой, первичными документами,
связанными с событием (книгами, дневниками, письмами, записками, деловой
перепиской, приказами и распоряжениями, иного рода документами и т.д.)
дает журналисту огромный информационный массив, на который он может
опираться в своей работе над материалом. Другим весьма эффективным методом
являются способы получения информации в результате использования различных
инструментальных средств наблюдения. Впрочем наблюдение(мониторинг), как
некоммуникативный метод, даже без использования специальных приборов дает
зачастую неоценимую информацию, так как в этом случае журналист сам может
стать очевидцем события, наблюдать обстановку и т.д. Для PR мониторинг это
проведение анализа СМИ, стиль письма, манера изложения материала. Важно
достаточно представлять картины работы СМИ, его сферу деятельности, точку
зрения главного редактора, кто стоит за газетой, т.е. её учредителей.
Также важным является выявление рейтинга СМИ, в результате определяем на
какую целевую аудиторию рассчитана информация.
Технические средства также крайне разнообразны - их арсенал постоянно
пополняется по мере развития технологии. К ним можно отнести оптические
приборы, приборы фиксации аудио-видеоинформации, различного рода
регистраторы и т.д.
Большую пользу может принести и эксперимент, моделирующий или
воспроизводящий определенные события, однако степень его применимости не
слишком высока, чтобы останавливаться на нем подробнее. Достаточно
сказать, что в силу быстротечности и уникальности некоторых событий,
сделать их зримыми можно зачастую только с помощью эксперимента-
реконструкции. Именно такой принцип лежит в основе жанра риэлти,
являющегося крайне популярным в наши дни жанром художественной
публицистики ("Телефон спасения 911", "Первая городская клиника" и т.д.).
В передаче "Городок", многих газетах журналисты используют эксперимент-
розыгрыш, чтобы с его помощью получить информацию о реакции человека в
определенных заданных условиях. Для PR этот метод удобен, т. к. он
минимизирует затраты и возможно узнать о реакции аудитории или целевой
аудитории.
Аналитические методы
В первую очередь характерные для науки аналитические методы получения
информации крайне эффективны в тех обстоятельствах, в которых по разным
причинам трудно или невозможно получить исчерпывающих данных другими,
рассмотренными нами методами. Журналисту приходится сталкиваться с
ситуациями, когда событие не имеет очевидцев, способных восстановить его
обстоятельства, когда объект или предмет носит специфический характер и не
может быть определен однозначно, когда относительно события слишком много
разноречивых мнений. Таковы большинство катастроф, аномальных явлений,
событий в мире науки, преступления, чрезвычайные происшествия и
исторические события в силу тех или иных причин становящиеся социально
значимыми и актуальными. В этих случаях получение информации напрямую
маловероятно, затруднено различными обстоятельствами а, порой, попросту
невозможно. Напротив косвенных, неподтвержденных данных, догадок и домыслов
- слишком много. Аналитические методы науки крайне разнообразны, и
перечислять их все достаточно затруднительно. Приведем лишь краткую
классификацию:
- Системный анализ (то есть построение системы с определенной
взаимосвязью элементов, их иерархией, определение основных функций,
системообразующих, системоразрушающих и системо-нейтральных факторов и
т.д.). Здесь речь идет по преимуществу о точной систематизации данных по
различным признакам (хронологии, тематике, значимости и т.д.)
- Сравнительный анализ (компаративные методики), при котором событие,
явление или объект сравнивается с аналогичным (достаточно вспомнить, как
"обставляют" телевизионные новости различного рода катастрофы и кризисы,
рассказывая об аналогичных явлениях, проводя вольные или невольные
параллели).
- Дедуктивный и индуктивный методы, то есть построение суждений в первом
случает от общей картины к частной детали, во втором - напротив, от
частному к более общему.
- Моделирование (компьютерное, логическое, математическое и т.д.) при
котором некоторые свойства объекта переносятся на модель, подвергающуюся
исследованию.
В PR особенно можно выделить анализ документов, в том числе с помощью
средств массовой информации и Интернета. Для удобства изучения
используются следующие формы: клиппинг, мониторинг, транскрипирование
электронных СМИ. Для определения качества текстовой информации
используется метод контент-анализа- перевода массовой текстовой информации
в количественные показатели с последующей статистической обработкой.
В любом случае выбор конкретной методики (методик) получения информации
во многом зависит от индивидуальных особенностей журналиста или PR-
работника, его опыта, интуиции и профессионализма.
Реферат на тему: Методы формирования кадрового состава
Министерство общего и профессионального образования РФ
Уфимский государственный нефтяной технический университет
РЕФЕРАТ
на тему:
«Методы формирования кадрового состава»
Выполнил:
студент гр. П6з 97
Шайдуллин Р.Ф.
Принял
Прокопенко Б. Н.
Уфа, 2003
Содержание
1. Проектирование структуры организации 3
2. Оценка потребности в персонале 12
3. Анализ кадровой ситуации в регионе 14
4. Анализ деятельности. Должностные инструкции 15
5. Привлечение кандидатов на работу в организацию 18
6. Оценка кандидатов при приеме на работу 24
7. Конкурсный набор персонала на работу 28
8. Адаптация персонала 34
Литература 38
Методы формирования кадрового состава
Работа менеджера по персоналу направлена на создание необходимого
человеческого потенциала организации, приведение кадровых возможностей
организации в соответствие с кадровыми потребностями. Для этого менеджер по
персоналу должен продумать меры по формированию персонального состава
организации, поддержанию работоспособности персонала и оптимизации
кадрового состава.
Проектирование структуры организации
В силу ряда обстоятельств структура организации (или организационная
структура) может и должна рассматриваться как отражение отношения
организации к своему персоналу. Именно структура организации определяет
степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования
рабочих групп и управленческих команд, особенности построения сетей
коммуникации.
Поскольку структура — это прежде всего совокупность взаимосвязанных
звеньев, образующих систему, то возможные связи между звеньями системы
позволяют различать следующие виды структурирования:
• линейная — звенья связаны друг с другом последовательно;
• кольцевая — звенья связаны друг с другом также последовательно, но
"выход" последнего звена одновременно является "входом" первого;
• "колесо" — в отличие от кольцевой в центре (на месте "оси") имеется
звено, связанное со всеми остальными;
• звездная — в отличие от структуры "колесо" отсутствуют периферийные
связи ("обод"), а звенья связаны между собой лишь через центр (центральное
звено);
• многосвязная — в отличие от кольцевой структуры каждое звено связано со
всеми остальными;
• сотовая — каждое звено связано либо с четырьмя другими (либо с тремя) и
имеет один внешний "выход" ("вход"), либо с двумя и имеет два внешних
"выхода" ("входа");
• иерархическая — характеризуется наличием иерархии управления;
• смешанная — в различных подсистемах возможны перечисленные виды
структур.
Экспериментальное изучение этих видов структурирования показало различную
их эффективность. Так, достаточно простым и четко поставленным задачам, а
также рутинным заданиям, допускающим возможность ошибки, более
соответствуют звездная и иерархическая структуры, поскольку обеспечивают
быстрое получение решений. Многосвязная структура в смысле безотказности и
правильности решения более подходит для сложных задач с неполной
информацией, хотя процесс решения занимает больше времени. Линейная
структура дает неплохие результаты при решении простых задач с малым
объемом исходных данных. Кольцевая — предпочтительнее там, где требуется
творческий подход к решению, она же способствует наибольшей
удовлетворенности участников своей деятельностью. Наименьшее влияние на
результат решения оказывает квалификация участников в многосвязной и
сотовой структуре, а наибольшее — в звездной и иерархической.
С точки зрения "топографии" организационное пространство может быть
распределено: географически (цеха, отделы...), функционально (каменщик,
нормировщик...), статусно (рабочие, служащие, руководители...) и
иерархически (начальник отдела, директор завода...).
Основные типы организационных структур мы рассмотрели выше, сейчас же
обсудим наиболее эффективные из них.
Линейная организационная структура
Основной проблемой, свойственной этому типу структуры, принято считать
ограничения, задаваемые диапазоном контроля, который определяется
качественными и количественными характеристиками связей, непосредственно
"замыкаемых" на руководителе.
С точки зрения качественных характеристик речь идет о содержании и
направлениях информационных потоков между руководителем и подчиненными,
которые могут быть не только односторонними или двусторонними (параметр
направления), но и регулятивными, информационными и проблемными (параметр
содержания).
Количественные характеристики связей в большей степени, чем качественные,
поддаются измерению.
По мнению ряда исследователей, может быть использована следующая формула
расчета связей в подразделении:
[pic],
где п — число подчиненных, N — число связей.
Количество всех возможных отношений, в которые вступает руководитель со
своими подчиненными, рассчитанное по этой формуле, представлено в следующей
таблице, из которой следует, что принципиальное изменение количества
отношений руководителя с подчиненными происходит при увеличении числа
подчиненных с одного до двух.
| | |«высокая» |«плоская» |
|Сфера контроля |Широкая | | |
| | | | |
|Уровень взаимосвязи | | | |
|отдельных | | | |
|подразделений | | | |
|Уровень | | | |
|неопределенности | | | |
|решаемых задач | | | |
|Уровень сложности | | | |
|решаемых задач | | | |
| |Узкая | | |
| |Высокий | | |
| |Низкий | | |
| |Высокий | | |
| |Низкий | | |
| |Высокий | | |
| |Низкий | | |
Функциональная организационная структура
Строится по принципу распределения функций внутри организации и чаще
всего существует одновременно с линейной.
Один из подвариантов функциональной структуры — дивизионная
(департаментная) структура, которая может быть построена по нескольким
основаниям:
• продуктному (принцип "один продукт — одна структура");
• региональному или географическому (принцип "один регион — одна
структура");
• сегментальному (сегмент потребительского рынка, принцип "одна группа
потребителей — одна структура").
Адаптивные структуры
Гибкие структуры способны изменяться (адаптироваться) в соответствии с
требованиями среды (по аналогии с живыми организмами). К ним относятся
проектная и матричная организационные структуры.
Проектная организационная структура представляет собой временное
объединение специалистов внутри организации, которое создается для решения
конкретной задачи.
Матричная организационная структура (функционально-временно-целевая)
характерна для организаций, для которых проектная форма постоянна. В этом
случае управленческая вертикаль строится соответственно отдельным сферам
деятельности организации, а по горизонтали осуществляется управление
проектами. Для матричной структуры характерно создание непосредственных
связей между специалистами вне зависимости от их позиции в организации.
Проблемы, связанные с использованием матричной организационной структуры,
как правило, усматриваются в ее сложности, связанной с необходимостью
"увязать" большое количество вертикальных и горизонтальных связей в единое
целое.
Факторы проектирования организаций
Факторы проектирования организаций — это параметры внешней и внутренней
среды, которые необходимо учитывать при создании проекта организационной
структуры.
В самом общем виде мы можем выделить четыре группы факторов:
• внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация;
• технология работ и тип совместной деятельности;
• особенности персонала и корпоративной культуры;
•прототипы и уже существующие, и показавшиеся себя эффективными
организационные структуры аналогичных организаций.
К факторам внешней среды относятся:
• сложность внешней среды, которая определяется количеством и степенью
схожести факторов, влияющих на организацию;
• динамизм внешней среды, который связан со скоростью изменения факторов,
влияющих на организацию извне.
При создании организационной структуры следует учитывать, что в
зависимости от характера факторов внешней среды организация может
существовать в четырех принципиально отличных друг от друга ситуациях:
|Степен|Высокая |Ситуация 1 |Ситуация 2 |
|ь | | | |
|динами| | | |
|зма | | | |
|фактор| | | |
|ов | | | |
|внешне| | | |
|й | | | |
|среды | | | |
| | |Ситуация 4 |Ситуация 3 |
| |Низкая | |Высокая |
| |Степень сложности внешнего окружения |
Основные типы ситуаций в зависимости от факторов внешней среды
Рассмотрим более подробно возможные варианты ситуаций:
Ситуация 1 характеризуется умеренно-высокой неопределенностью: факторов
немного, они схожи между собой, однако часто меняются, причем можно
спрогнозировать возможность и логику их изменений. Такая ситуация может
наблюдаться в отраслях, производящих товары народного потребления,
например, одежду. Для предприятий, работающих в подобной среде, может быть
эффективна функциональная организационная структура, построенная, например
по продуктному или потребительскому принципу.
Ситуация 2 характеризуется высокой неопределенностью: факторов много,
факторы не схожи и к тому же постоянно меняются по непредсказуемым
траекториям. Такая ситуация может сложиться в отраслях, производящих
сложное современное оборудование, например современные компьютерные
системы. Для таких организаций наиболее эффективной может оказаться
проектная (или матричная при достаточном количестве одновременно
осуществляемых проектов) организационная структура.
Ситуация 3 характеризуется умеренной неопределенностью,. факторов много,
они не похожи друг на друга, однако, ситуация достаточно стабильна, факторы
почти не изменяются. Такая ситуация может наблюдаться в отраслях, связанных
со сложным производством, зависящим от множества аспектов ситуации, но
достаточно стабильных и традиционных, например, поиск, добыча и переработка
полезных ископаемых. Для подобных организаций может быть эффективна
линейная организационная структура, усиленная функциональными связями.
Ситуация 4 характеризуется низкой неопределенностью: она практически
стабильна — факторов мало, факторы схожи и практически неизменны. Такая
ситуация может наблюдаться в ситуациях традиционного производства,
например» охота, ремесленное производство.
Технология работ и тип совместной деятельности. С точки зрения технологии
работ наиболее существенное влияние на организационную структуру оказывают
параметры, связанные с определенностью знаний о том, как делать работу, и
определенностью времени поступления работы.
|Неопре|Высокая |Ситуация 1 |Ситуация 2 |
|деленн| | | |
|ость в| | | |
|знании| | | |
|относи| | | |
|тельно| | | |
|того, | | | |
|как | | | |
|делать| | | |
|работу| | | |
| | |Ситуация 4 |Ситуация 3 |
| |Низкая | |Высокая |
| |Неопределенность в поступлении работы |
| |и месте ее выполнения |
Влияние некоторых компонентов технологии на проектирование
организации
Рассмотрим более конкретно представленные ситуации.
Ситуация 1 может наблюдаться в подразделениях, выполняющих достаточно
инновационную и малоалгоритмизируемую деятельность, однако регулярно и в
предсказуемом временном режиме. Это могут быть такие структуры, как отдел
маркетинга, отдел финансирования, технический отдел, отдел снабжения.
Ситуация 2 может наблюдаться в подразделениях, выполняющих инновационную
деятельность, но не имеющих четких сроков поступления работы, мало
предсказуемую по времени ее начала и окончания. Как правило, это
подразделения, связанные с преодолением кризисных или конфликтных ситуаций,
структуры высшего управления.
Ситуация 3 может присутствовать в подразделениях, выполняющих несложную,
алгоритмизированную деятельность, но с большой неопределенностью временного
графика работы, например ремонтный цех, обслуживающий персонал, кадровая
служба.
Ситуация 4 характеризуется низкой неопределенностью как времени
поступления работы, так и порядка ее выполнения. Для подразделений все
заранее запланировано: и что делать, и когда делать. Это могут быть
подразделения конвейерной сборки, отдел охраны, отдел автоматизации,
измерительная лаборатория и др.
Для подразделений, работающих в разной технологии, могут* быть эффективны
разные типы организационных структур:
|Технология работ |Тип совместной |Тип организационной |
| |деятельности |структуры |
|Ситуация 1 |Совместно-индивидуальная |Проектная |
|Ситуация 2 |Совместно-творческая |Матричная |
|Ситуация 3 |Совместно-взаимодействующ|Линейная с |
| |ая |функциональными связями|
|Ситуация 4 |Совместно-последовательна|Линейная |
| |я | |
Особенности персонала и корпоративной культуры. Какие особенности
персонала и корпоративной культуры необходимо! учитывать при создании
организационной структуры?
Наиболее существенными могут оказаться:
• уровень подготовки;
• способность к командной работе;
• тип управленческой роли;
• тип организационной культуры.
Уровень подготовки — если в организации достаточно
высококвалифицированный персонал, то даже в линейной структуре мы можем
создавать достаточно "плоские" организационные структуры, минимизируя
количество звеньев управления. Это будет связано с возможностью расширения
зоны контроля руководителя. Если же персонал мало подготовлен и требуются
частое вмешательство руководства, контроль и помощь, то целесообразнее
использовать "высокую" организационную структуру. Безусловно, что более
подготовленный персонал сможет эффективно работать в гибких (адаптивных)
структурах и возможно использование проектных и матричных вариантов. Одним
из путей изменений организационной структуры от линейной к матричной с
учетом уровня квалификации персонала может быть введение функциональной
организации, подготовка в ее рамках достаточного количества профессионалов,
а затем переход к адаптивным структурам. Такой путь организационного
преобразования может быть использован при проведении. одновременной
реорганизации и подготовки персонала.
Способность к командной работе — стремление специалистов организации к
активной групповой деятельности, умение формулировать цели совместной
работы, изменять структуру группы и распределение ролей в ней в зависимости
от специфики задач и условий ее выполнения. Таким образом, в рамках этого
параметра нас будет интересовать желание и умение работать совместно.
Естественно, что адаптивные организационные структуры (проектные и
матричные) предъявляют особые требования к персоналу с точки зрения умения
работать в команде. Проект — образование, создаваемое для решения
конкретной задачи в определенный срок. В рамках проекта все должны суметь
сделать максимум для достижения цели, ни одна задача не может быть решена
эффективно, если группа не договорится о целях и планах деятельности и
каждый не сможет сработать максимально эффективно. Для матричной структуры
эти требования еще более ужесточаются, поскольку, возможно, каждому
специалисту придется работать одновременно по нескольким проектам и
соответственно в рамках разных команд. Понятие команды в матричной
организационной структуре становится несколько "виртуальным" — эта группа
может не встречаться достаточно длительное время, разные специалисты могут
включиться на разных этапах, они должны органично влиться в общую
деятельность. Таким образом, если в организации нет достаточного количества
специалистов, способных к командной работе, она будет вынуждена больше
использовать именно линейные оргструктуры.
Тип управленческой роли — наличие в организации руководителей, способных
выполнять разные управленческие роли, также определяет выбор
организационной структуры:
|Тип |Организационная структура |
|управленческо| |
|й роли | |
| |Линейная |Функциональна|Проектная |Матричная |
| | |я | | |
|Руководитель |х |х |х |х |
|Администратор|х | | | |
| | |х |х |х |
|Организатор | | |х |х |
|Управленец | | | | |
Тип организационной культуры. Конечно, мы не сможем рассмотреть здесь
многообразие конкретных корпоративных культур, возьмем за основание
типологию организационных культур, основанную на типе совместной
деятельности. Тип совместной деятельности, тип отношений и ценностей,
характерных для разных организационных культур, будет детерминировать и тип
адекватной организационной структуры:
|Тип организационной культуры |Тип организационной структуры |
|Предпринимательская |Проектная |
|Партиципаторная |Матричная |
|Органическая |Линейная с функциональными |
| |связями, горизонтальными группами |
| |по типу «семьи» |
|Бюрократическая |Линейная |
Прототипы и уже существующие организационные структуры. Для учета этого
параметра необходимо ознакомиться с аналогичными организациями. Для
получения информации можно воспользоваться специальной литературой,
литературой по менеджменту, пройти стажировку в аналогичных компаниях,
обратиться за помощью к консультантам. Делая выбор из ряда возможных
прототипов, необходимо учитывать и стратегию организации, специфичную для
каждой фирмы.
Что же необходимо учитывать при построении организации?
• Цель управления и тип управления, который будет использоваться в
организации, что косвенно связано с типом организационной и корпоративной
культуры.
• Особенности потребителей, те ожидания, которые они могут предъявлять к
организации. Например, элитарному потребителю нельзя предлагать конвейерное
производство (линейную организационную структуру), значит, для реализации
его заказа необходимо создавать небольшие проектные группы.
• Территориальное размещение филиалов фирмы. Если, фирма рассредоточена,
то создать единую линейную структуру сложно, слишком много времени будет
уходить, например, на передачу информации, следовательно, больше полномочий
нужно передать филиалам, постепенно приближая их к работе В проектной
организационной структуре.
Этапы проектирования организации
Проектирование организации осуществляется в четыре этапа.
1. Определяются цели и результаты деятельности — представляются продукт
труда, его объемы, основные этапы технологии.
2. Определяются связи с внешней средой — выделяются все контакты, которые
необходимо осуществлять организации (в связи с ее технологией, выполнением
законов, поддержанием собственной работоспособности и т.д.).
3. Разделяются процессы — по стадиям, по уровням иерархии.
4. Группируются функции. Между разделенными процессами устанавливается
общее — основание для объединения отдельных этапов в более обобщенные
цепочки. При этом возможны две стратегии: группировка работ вокруг ресурсов
и вокруг результата деятельности.
При создании организационной структуры возможна следующая группировка
функций:
|Группи|Высокая |Ситуация 1 |Ситуация 2 |
|ровка | | | |
|работ | | | |
|вокруг| | | |
|ресурс| | | |
|ов | | | |
| | |Ситуация 4 |Ситуация 3 |
| |Низкая | |Высокая |
| |Группировка работ вокруг результата деятельности |
Группировка функций при создании организационной культуры
Ситуация 1 — группировка работ проводится в основном вокруг ресурсов
деятельности того клиента, ради удовлетворения потребностей которого и
создается организация. Если организация в большей степени ориентирована на
свои ресурсы, то специфика самой деятельности становится менее важной, что
приводит к широкой специализации и внедрению гибких, адаптивных
организационных структур (например, региональное объединение продавцов).
Ситуация 2 — в группировке работ большое значение имеют и ресурсы, и
конечный продукт, что приводит к очень высокой специализации самой
организации и созданию особо жестких (линейных) организационных структур с
хорошо организованными вертикальными связями и возможной автономностью
отдельных частей (например, армия, производственные объединения).
Ситуация 3 — большая ориентация на продукт, объединение вокруг результата
деятельности с малой ориентацией на ресурсы. Это может быть естественным
для высокотехнологичных видов деятельности, где требуется усиление
функциональных связей. Примером может служить организация, объединяющая в
своей структуре производственную часть и торгующие подразделения, например,
разработка сложных компьютерных сетей и программного оборудования для
конкретных заказчиков.
Ситуация 4 — в данном случае низка как ориентация на группировку вокруг
ресурсов, так и вокруг продукта деятельности. Эта ситуация может сложиться
в организациях, ведущих поиск, исследования и готовых включаться
практически в любое направление. Для эффективного функционирования такой
организации необходима гибкая, адаптивная, минимально затратная
организационная структура — проектная или матричная.
5. Определение внутренних связей. Например, вертикальных —
горизонтальных, формальных — неформальных, функциональных, подчиненности.
6. Определение масштаба управляемости и контроля (диапазон контроля).
Количество подчиненных, которые могут непосредственно выходить на
руководителя, во многом будет обусловлено: схожестью работ, территориальной
удаленностью работ, сложностью работ, уровнем подготовки подчиненных,
уровнем профессионализма руководителя, степенью ясности в делегировании
прав и ответственности, степенью четкости в постановке целей, степенью
стабильности организации, техникой коммуникации, потребностью в личных
контактах с подчиненными.
7. Определение иерархии организации и ее звенности (высокие или низкие
организационные структуры будут выбраны). Тип организационной структуры и
уровень иерархии во многом определяют диапазон контроля, наличие ресурсов и
многие другие параметры (о которых мы говорили выше).
8. Распределение прав и ответственности. Определение, принципов
руководства. Возможны два основных подхода:
• принцип единства распределения прав и ответственности (единачалие);
• принцип полномочий по уровням (двойное подчинение).
9. Определение уровня централизации и децентрализации, т.е. количества
решений, принимаемых на высоком уровне (в %).
10. Выбор стратегического принципа функционирования — что организации
будет более важно: дифференциация — выделение частей (элементов) в ответ на
спрос внешней среды, интеграция — повышение внутреннего единства и уровня
сотрудничества внутри организации.
Важно помнить, что процесс организационного развития не может быть
остановлен, и любая организационная структура, однажды созданная, сразу же
начинает "стареть", терять свой потенциал адекватности трем основным
условиям:
• содержанию деятельности — деятельность развивается, изменяются
технологии,
• особенностям персонала — приходят новые люди, сотрудники обучаются,
овладевают опытом и т. д.,
• внешней среде — она также изменяется, а иногда в кризисной ситуации и
очень существенно — появляются новые нормы, законы, образования, меняется
рынок и т. д.
Поэтому процесс проектирования организации не может быть остановлен, в
эффективной организации он должен стать постоянным. Таким образом необходим
еще один этап.
11. Проведение изменений, способствующих сохранению фирмой занятых
позиций. Этот этап должен включать следующие основные подэтапы:
Этапы организационных изменений
Современные тенденции реформирования организационной структуры
В настоящее время многие фирмы выбирают функциональный тип структуры, что
дает возможность учитывать специализацию каждого хозяйственного звена, а в
конечном итоге организации приходят к дивизиональному типу структуры
(региональной или продуктной). Такие структуры характеризуются наличием:
• оперативных подразделений с широкими полномочиями;
• многоуровневой организационной структуры;
• делегированием полномочий;
• выделением функций стратегического управления и центральных
функциональных служб.
Однако дивизиональная структура обладает радом параметров, способных
снизить ее эффективность в современной ситуации:
• явным различием мировоззрений специалистов разных подразделений, что
приводит к трудностям функционирования организации как единого целого;
• различием, а иногда и взаимоисключительностью целей различных
подразделений, что может приводить к конфликтам между подразделениями
(например, в интересах производственного звена выпуск продукции одного типа
в течение более длительного периода, что приводит к снижению издержек на
переналадку оборудования, а в интересах отдела сбыта, работающего с разными
покупателями, — быстрый переход с одного типа продукции на другой);
• ограничением в освоении новых областей деятельности, продуктов,
технологий (в связи с уменьшением темпов роста, наличием излишков капитала
и производственных мощностей, тенденцией к мелкосерийному производству под
воздействием запросов потребителей);
• независимостью отдельных подразделений, производств, рынков,
препятствующей интеграции различных направлений, исследовательской,
конструкторской, производственной и сбытовой деятельности;
• неспособностью стимулировать внутреннее предпринимательство, которое в
силу раздробленности организации доступно только высшему эшелону
управления.
Таким образом, дивизиональная организационная структура не дает
возможности подразделениям сконцентрировать и объединить свои усилия.
Направления развития. Большее внимание уделяется горизонтальным
процессам, пересекающим рамки структурных подразделений, объединяющих
отдельные задачи в целое. Примером такого подхода является комплексное
управление, которое не требует разработки новой организационной структуры,
а представляет собой новый набор управленческих процессов и управленческих
структур, связанных с ним функций и задач менеджеров на различных уровнях
управления.
Способы реформирования организационной структуры связаны с изменением
приоритетов в работе с персоналом:
• введением матричных структур, требующих не столько подчинения
формальной структуре, сколько достижение эффективности управления;
• переходом от исполнительской позиции к участию в выработке
стимулирующих корпоративных целей;
• переходом от контроля за работниками к развитию их способностей и
расширению перспектив.
Ключевые процессы в рамках новой управленческой концепции:
• предпринимательский — поощрение инициатив, обеспечение творчества и
предпринимательство в первичном звене управления;
• интеграционный — сбалансированное развитие и объединение потенциала,
компетенции в рамках организационной структуры;
• инновационный — стимулирование и управление изменением и нововведением.
Одно из основных отличий нового подхода — порядок выработки
организационных целей и задач. Ранее стратегические задачи формулировало
высшее руководство, но стратегии эффективны лишь тогда, когда вписываются в
масштабные организационные задачи. Это означает, что необходимо создание
такой организации, в которой персонал способен стать приверженцем
стратегических целей, быть ориентированным на изменение и на участие в
развитии фирмы.
2. Оценка потребности в персонале
Очевидно, что планирование потребности в персонале — часть общего
процесса планирования в организации. В конечном итоге успешное кадровое
планирование основывается на знании ответов на следующие вопросы:
• сколько работников, какой квалификации, когда и где потребуется;
• каким образом можно привлечь нужный и сократить или? оптимизировать
использование излишнего персонала;
• как лучше использовать персонал в соответствии с сто' способностями,
умениями и внутренней мотивацией;
• каким образом обеспечить условия для развития персонала;
• каких затрат потребуют запланированные
Оценка потребности организации в персонале может носить количественный и
качественный характер.
Количественная оценка потребности в персонале, призванная ответить на
вопрос "сколько?", основывается на анализе предполагаемой организационной
структуры (уровни управления, количество подразделений, распределение
ответственности), требований технологии производства (форма организации
совместной деятельности исполнителей), маркетингового плана (план ввода в
строй предприятия, поэтапность разворачивания производства), а также
прогнозе изменения количественных характеристик персонала (с учетом,
например, изменения технологии). При этом, безусловно, важной является
информация о количестве заполненных вакансий.
Качественная оценка потребности в персонале — попытка ответить на вопрос
"кого?". Это более сложный вид прогноза, поскольку вслед за анализом,
аналогичным для целей количественной оценки, должны учитываться ценностные
ориентации, уровень культуры и образования, профессиональные навыки и
умения того персонала, который необходим организации. Особую сложность
представляет оценка потребности в управленческом персонале. В этом случае
необходимо учесть, как минимум, возможности персонала "определять
рациональные оперативные и стратегические цели функционирования предприятия
и осуществлять формирование оптимальных управленческих решений,
обеспечивающих достижение этих целей".
Важный момент в оценке персонала — разработка организационного и
финансового планов укомплектования, включающих:
• разработку программы мероприятий по привлечению персонала;
• разработку или адаптацию методов оценки кандидатов;
• расчет финансовых затрат на привлечение и оценку персонала;
• реализацию оценочных мероприятий;
• разработку программ развития персонала;
• оценку затрат на осуществление программ развития персонала.
Расчет потребности в персонале
Определить необходимую численность рабочих и их профессиональный и
квалификационный состав позволяют: производственная программа, нормы
выработки, планируемый рост повышения производительности труда и структура
работ.
Расчет численности персонала может быть текущим или оперативным и
долговременным или перспективным.
Текущая потребность в персонале.
Общая потребность предприятия в кадрах А определяется как сумма: А=Ч+ДП,
где Ч — базовая потребность в кадрах, определяемая объемом производства;
ДП — дополнительная потребность в кадрах.
Базовая потребность предприятия в кадрах Ч определяется по
формуле:Ч=ОП/В,
где ОП — объем производства;
В — выработка на одного работающего.
Более конкретные расчеты, как правило, производятся отдельно по следующим
категориям:
• рабочие-сдельщики (с учетом трудоемкости продукции, фонда рабочего
времени, уровня выполнения норм);
• рабочие-повременщики (с учетом закрепленных зон и трудоемкости работы,
норм численности персонала, трудоемкости нормированных заданий, фонда
рабочего времени);
• ученики (с учетом потребности в подготовке новых рабочих и плановых
сроков обучения);
• обслуживающий персонал (ориентируясь на типовые нормы и штатное
расписание);
• руководящий персонал (определяется исходя из норм управляемости).
Дополнительная потребность в кадрах ДП — это различие между общей
потребностью и наличием персонала на начало расчетного периода.
При расчете дополнительной потребности учитываются
• развитие предприятия (научно обоснованное определение прироста
должностей в связи с увеличением производства)
ДП=Апл-Аб
где Апл и Аб — общая потребность в специалистах в планируемый и базовый
периоды;
• частичная замена практиков, временно занимающих должности специалистов
ДП=АплхКв,
где Кв — коэффициент выбытия специалистов (практика показывает, что это 2
— 4 % от общей численности в год);
• возмещение естественного выбытия работников, занимающих должности
специалистов и руководителей (оценка демографических показателей кадрового
состава, учет смертности...);
• вакантные должности, исходя из утвержденные штатов, ожидаемого выбытия
работников.
Долговременная потребность в специалистах. Этот расчет осуществляется при
глубине планирования на период более трех лет.
При определении потребности в специалистах на перспективу и отсутствии
детальных планов развития отрасли и производства применяют метод расчета
исходя из коэффициента насыщенности специалистами, который исчисляется
отношением числа специалистов к объему производства. С учетом этого
показателя А (потребность в специалистах) будет выглядеть следующим
образом:
А = Чр х Кн
где Чр — среднесписочная численность работающих;
Кн — нормативный коэффициент насыщенности специалистами.
3. Анализ кадровой ситуации в регионе
Анализ кадровой ситуации в регионе особенно важен на стадии формирования
организации и существен прежде всего для целей проектирования и бизнес-
планирования. Главный результат анализа — выделение сегментов рынка рабочей
силы в регионе.
Необходимо собрать и проанализировать информацию об:
• основных профессионально-возрастных группах;
• региональном рынке профессий;
• уровне оплаты труда по категориям;
• уровне занятости по категориям;
• учебных заведениях, выпускающих и переподготавливающих специалистов;
• демографической ситуации и демографическом прогнозе;
• национальных и культурных особенностях жителей региона.
Проводя анализ основных профессионально-возрастных групп, следует иметь в
виду характерные особенности, внутренне присущие той или иной страте. Так,
для молодых работников характерны особенности, связанные с началом карьеры
и готовностью овладевать современными профессиями. С одной стороны, начало
карьеры — это недостаточность практических навыков, а с другой, — большая
эмоциональная вовлеченность в процесс работы. Точно так же позитивным в
ориентации на современные профессии является отсутствие стереотипов,
блокирующих внедрение нового, однако эта же ориентация может стать
недостатком, если речь идет о реализации традиционные схемы деятельности и
поведения в организации. Среди работников среднего возраста, отвечающих
ряду требований, имеет смысл подбирать руководителей.
Результатом анализа регионального рынка профессий должны быть
количественные и качественные показатели по следующим основным категориям
работников:
* высший слой работников нефизического труда;
* низший слой работников нефизического труда;
* высший слой работников физического труда;
* низший слой работников физического труда;
* фермеры и сельскохозяйственные работники.
Анализ уровня оплаты труда по категориям желательно основывать не только
на данных официальной статистики, имеющейся в регионе, но и на результатах
специальных социологических исследований и контент-анализе материалов
прессы. То же относится к оценке уровня занятости по категориям и
информации по учебным заведениям, занимающимся подготовкой, переподготовкой
и повышением квалификации специалистов с учетом уровня учебного заведения,
его специалиазации, объемов выпуска специалистов и качества подготовки.
Оценка демографической ситуации в регионе и демографический прогноз
основываются на: численности населения, возрастной структуре региона,
оценке естественного прироста населения, уровне рождаемости, уровне
миграции.
Для некоторых регионов и специализированных организаций важно проводить
анализ национальных и культурных особенностей жителей региона, в котором
учитывались бы такие характеристики, как, например:
• традиционные для жителей региона виды профессиональной деятельности;
• особенности образа жизни, связанные с религиозными" или культовыми
обрядами, климатическими условиями жизни и т. п.;
• свобода или традиционность в выборе молодыми людьми профессии;
• средний возраст начала самостоятельной трудовой деятельности;
• средний возраст создания семьи;
• традиции в семейной жизни (в частности, принято ли работать жене,
среднее количество детей в семье, живут ли молодые семьи отдельно).
4. Анализ деятельности. Должностные инструкции
Цели и стадии анализа деятельности
Анализ деятельности должен дать ответы на следующие вопросы:
• сколько времени необходимо работнику для выполнения основных
производственных операций;
• какие производственные операции можно сгруппировать в более общее
понятие рабочего места;
• как организовать рабочее место таким образом, чтобы увеличить
производительность труда;
• какой режим работы оптимален для данного рабочего места;
• какими характеристиками (особенностями) должен обладать работник для
выполнения данной производственной операции;
• как может использоваться информация, полученная в результате анализа
рабочего места, для создания программы управления персоналом.
Можно выделить следующие стадии анализа и конструирования
(рационализации) рабочего места
Стадии анализа и конструирования рабочего места (РМ)
Информация о существующих рабочих местах, собранная в ходе реализации
шагов 1—6, может быть использована:
• для проектирования рабочего процесса (шаг 7а) и выбора оптимального
сочленения рабочих элементов, обязанностей и задач работника.
Спроектированные варианты тщательно проверяются в ходе 8-го шага с целью
выявления и устранения недостатков;
• для формирования перечня критериев оценки кандидатов на работу в
должности (шаг 7б).
Результаты анализа рабочих мест могут быть использованы в ходе реализации
следующих кадровых программ:
|Наименование программы |Содержание информации и цели ее |
| |использования |
|1 |2 |
|Описание рабочего места |Изложение сути рабочего процесса, |
| |обязанностей работника и степень |
| |его ответственности, сведения об |
| |условиях работы |
|Спецификация рабочего процесса |Личностные и профессиональные |
| |качества, которыми должен обладать |
| |исполнитель |
|Создание проекта рабочего места |Оптимальное сочетание элементов, |
| |обязанностей и задач, связанных с |
| |данной рабочей должностью |
|Подбор сотрудников |Используемые при проектировании |
| |процедур подбора и оценки |
| |кандидатов на должность личностные |
| |и профессиональные качества, |
| |которыми должен обладать |
| |исполнитель |
|Оценка результативности труда |Плановая и фактическая |
| |производительность, используемая |
| |для расчета «приемлемого» |
| |(этичного) уровня |
| |производительности труда для РМ |
|Подготовка кадров и |Описание производственных задач и |
|совершенствование квалификации |функций, перечень профессионально |
| |значимых качеств и навыков для |
| |создания эффективных программ |
| |подготовки |
|Планирование карьеры и продвижения |Данные о взаимозависимости и |
|по службе |последовательности производственных|
| |процессов для создания оптимальных |
| |программ продвижения и ротации |
|Оплата труда |Данные об условиях труда, уровне |
| |производительности с целью |
| |получения базы для сопоставления, |
| |адекватной оценки и эффективного |
| |стимулирования |
|Безопасность труда |Информация о безопасных нормативах |
| |работы, расположения оборудования, |
| |взаимодействия работников с целью |
| |создания инструкций по технике |
| |безопасности, оценки и поощрения за|
| |их выполнение |
Типовая структура профессиограммы
Профессиографический анализ — анализ работы исполнителя, выделение
основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально
полно описывающих деятельность.
Процедура профессиографического анализа деятельности, как правило,
начинается с ознакомления с целями, структурой и схемой информационных
сетей организации. Затем осуществляется сбор информации о содержании
описываемой деятельности с точки зрения как исполнителей, так и их
руководителей. В качестве метода, как правило, используется
структурированное интервью с исполнителем и его непосредственным
руководителем. Важно по итогам сбора первичной информации произвести
схематизацию анализируемой деятельности и экспертизу полученных
результатов.
Профессиограмма — документ, представляющий описание деятельности и ее
места в организации.
1. Описательные характеристики деятельности.
1.1. Параметрическое описание (целостное):
а) название организации;
б) статус организации;
в) структура организации;
г) цели и задачи организации;
д) основные виды деятельности, осуществляемые работниками
организации;
е) принципы и нормы, принятые в организации.
1.2. Морфологическое описание (по элементам):
а) применяемые средства труда;
б) рабочее место;
в) основные элементы деятельности (действия, операции);
г) ожидаемый результат и требования, предъявляемые к нему.
1.3. Функциональное описание:
а) последовательность операций, действий, «технология» деятельности;
б) режим труда и отдыха;
в) способы взаимодействия и коммуникативные сети.
2. Количественная оценка элементов деятельности:
а) выделенные задания, их описание;
б) количество экспертов и их оценки по различным шкалам.
3. Психограмма:
а) требования, предъявляемые деятельностью к исполнителю;
б) профессионально важные качества исполнителя.
Пример.
Профессиографический анализ рабочего места менеджера по персоналу.
Наименование должности — менеджер по вопросам управления персоналом,
производительностью труда.
Общее описание рабочего процесса. Менеджер выполняет ответст-t венную
административную работу по управлению деятельностью персонала организации
X. Он несет ответственность за планирование и управление кадровыми
программами, которые включают прием на работу, конкурсные собеседования,
оценку работников и назначение их на должности, выдвижение и перевод на
должности, составление рекомендаций по изменению статуса работников
организации, а также создание системы распределения информации среди
работников. Менеджер работает под общим контролем линейного руководства,
при этом он может проявлять инициативу и иметь независимое мнение по
выполнению возложенных на него задач.
Действия, присущие рабочему процессу менеджера:
1. Участвует в общем планировании и принятии решений по созданию единой и
эффективной службы персонала.
2. Разъясняет политику, проводимую организацией, на разных ее уровнях
путем распространения бюллетеней, организации собраний и личные контакты.
3. Проводить собеседования с кандидатами на должности, оценивает их
квалификацию и соответствие заявкам.
4. Совещается с начальниками по вопросам, связанным с его деятельностью,
включая проблемы назначения на должность; зачисляет на должности
работников, прошедших испытательный срок; перемещает по должности и
увольняет постоянных работников.
5. Организует тестирование работников.
6. Разрабатывает системы обучения персонала.
7. Разрабатывает систему оценки деятельности и обучает менеджеров методам
оценки деятельности подчиненных.
8. Ведет кадровую документацию.
9. Выполняет другие обязанности, связанные с его деятельностью.
Спецификация рабочего места мененджера
В качестве примера приведем спецификацию рабочего процесса менеджера по
управлению персоналом:
1. Подготовка и опыт работы. Должен обладать большим опытом по данной
профессии. Рабочий стаж — минимум шесть лет.
2. Образование. Четырехгодичный колледж или университет,
специализирующийся на работе с персоналом, управлении делами или
промышленной психологии.
3. Знания, навыки и способности. Должен обладать знаниями по теории и
практике управления персоналом, включая отбор, назначение на должности | |
