|
Реферат: 1С-бухгалтерия (Бухгалтерский учет)
Государственный комитет Российской Федерации
по высшему образованию
Российская экономическая академия имени Г.В.Плеханова
Кафедра информационных технологий
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К РАБОТЕ
С ПАКЕТОМ ПРОГРАММ
“1С-бУХГАЛТЕРИЯ”
Москва 1995
Составители: кандидат технических наук П.Е.КОВАЛЬ
кандидат технических наук А.В.ПАХОМОВ
кандидат технических наук Г.С.ТИШИНА
Редактор издательства : Н.И.ЗОЛОТИНA
Методические указания к работе с пакетом программ
“1С-БХГАЛТЕРИЯ” /Сост. П.Е.Коваль, А.В.Пахомов, Г.С.Тишина: М.:Изд-во Рос.
экон.акад.,1995.
Излагается краткий теоретический материал по основным приемам работы с
пакетом программ “1С-БХГАЛТЕРИЯ”.
Для студентов специальности ???????????????????????77
1.Общие принципы программы
1.1. Назначение и основные принципы
Пакет программ "1С-Бухгалтерия" состоит из двух независимых
программ: "Учет бухгалтерских операций" (bmp.exe) и "Платежные документы"
(uro.exe).
Программа "Учет бухгалтерских операций" предназначена для ведения
бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых
показателей, формирования отчетов для налоговых органов.
Программа "Платежные документы" предназначена для формирования,
печати и хранения платежных документов для банка.
Главное меню
При вызове программы "Учет бухгалтерских операций" (запуск файла
bmp.exe) на экране появляется главное меню, из которого выполняется
обращение ко всем функциям ( см.рис.1).
[pic]
Рис. 1
По горизонтали расположены группы функций. Активная функция
выделена подсветкой и имеет ниспадающее вниз меню (кроме функции выход).
Для выбора пункта меню следует :
- подвести световое пятно к нужной группе функций клавишами
"®" и "¬";
- в ниспадающем меню подвести световой курсор к нужной функции
клавишами "" и “Ї" и нажать клавишу Enter. Вместо выбора функции
клавишами "" и “Ї" можно нажать клавишу с буквой, выделенной другим
цветом.
Для возвращения в главное меню следует нажать клавишу Esc.
Работа со списками
Основным режимом работы в программе является ведение списков
(опера-ций, счетов и т.д.). Все списки вводятся, просматриваются и
корректируются по общему принципу.
Ввод новой записи в список осуществляется после нажатия клавиши Ins.
После этого осуществляется последовательный ввод данных в графы списка.
Для завершения ввода надо нажать клавишу Enter. В любой момент можно
прервать ввод нажатием клавиши Esc.
При корректировке записи нужно установить световой курсор в
корректируемую графу (колонку) на нужную запись и нажать клавишу Enter.
Затем производится изменение содержимого нужного поля. Завершение
корректировки осуществляется аналогично режиму ввода новой записи.
Удаление записи происходит после нажатия клавиши Del. При этом
запрашивается подтверждение : Удалить - Enter, Отказ - Esc.
Просмотр списка производится с помощью клавиш управления курсором: ""
Ї, PgUp, PgDn, Home, End. С помощью клавиш "®" и "¬" выполняется переход
между графами текущей записи.
Функция помощи
При работе с программой “1С-Бухгалтерия” имеются следующие
возможности получения справочной информации:
1) Из двух последних экранных строк. В них отображены доступные в
конкретном режиме функциональные клавиши и их назначение.
2) Нажав клавишу F1 из любого режима работы можно открыть окно помощи
с описанием возможных действий в конкретной ситуации. Для возврата в
предыдущее окно нажать клавишу Esc.
3) При работе в большинстве режимах нажатием клавиши F10 выводится
на экран окно, содержащее все возможные в текущем режиме команды и
соответствующие им функциональные клавиши. Это окно называется меню
действий. Для выхода из меню действий надо нажать клавишу Esc.
4) Выбрать из главного меню пункт Помощь.
1.2. Характеристики программы
Программа имеет следующие характеристики:
- количество операций не ограничено;
- количество счетов (субсчетов) не ограничено;
- разрядность сумм операций - до 16 знаков включая точку;
- количество знаков бухгалтерского счета/субсчета (буквы,цифры) - 3;
- количество объемов аналитического учета по каждому счету
(субсчету) - до 100000 наименований;
- формирование итогов - за год, квартал, месяц, произвольный период;
- количество независимых рабочих мест на одном компьютере не
ограничено.
1.3. Сервис
При выборе в главном меню групповой функции Сервис на экране
появляетcя ниспадающее меню (см.рис.2 ).
[pic]
Рис. 2
Команды этого пункта меню выполняют следующие функции:
Команда УСТАНОВКА ПАРАМЕТРОВ
Устанавливаются параметры, влияющие на работу программы. Эта команда
вызывается также из основных режимов при нажатии клавиши Alt+10. При
выборе данного режима на экране появляется окно с запросами (см. рис.3).
[pic]
Рис. 3
Для выбора устанавливаемого параметра используются клавиши управления
курсором. Для установки параметра следует нажать клавишу Enter. Если
параметр имеет только два значения “Да” или “Нет” ( против названия
параметра стоят квадратные скобки), то текущее значение меняется на
противоположное. При этом значение "Да" отображается значением "X", "Нет"
- пробелом. Для других параметров предлагается ввести новое значение. Для
выхода из ре жима нажать клавишу Esc.
Окно установки параметров содержит следующие опции:
- Параметры ввода операций:
Введенная проводка активна - если параметр установлен, то активной
(выделенной) становится новая введенная
проводка.
Автоматический пересчет итогов - если параметр установлен, то
после любых корректировок итоги
пересчитываются автоматически, что
позволяет в любой момент выводить отчеты
без пересчета итогов.
Количество только целое - количественный учет ведется только в целых
числах.
Копировать - определяет параметры проводки-образца, которые будут
переноситься в новую проводку при нажатии клавиши F9.
Количество знаков - устанавливает количество знаков в кода счетов и
субсчетов.
В журнале суммы без копеек - если параметр установлен, то в журнале
операций и в отчетах суммы выводятся без
копеек, но с разделителями разрядов
целой части.
Выключить звук - если параметр установлен, то во время работы не
выдаются звуковые сигналы.
- Рабочая дата - задает дату, которая автоматически устанавливается
у вводимых проводок.
- Рабочее место - номер рабочего места, устанавливаемого при ведении
раздельного учета на нескольких рабочих местах.
(номер рабочего места главного бухгалтера
рекомендуется установить "0").
- Редактор - определяет тип используемого редактора, который будет
вызываться для корректировки форм отчетов и первичных
документов. Он может быть встроенным или внешним. Имя
внешнего редактора задается командой "Внешние программы"
этого же пункта меню (см. рис.2).
- Параметры печати - эта группа параметров позволяет осуществить
настройку на имеющийся принтер.
- Вывод отчетов - параметры определяют куда будут выводиться отчеты
после просмотра их на экране: в текстовый файл и
(или) на печать или не выводиться вообще. Для
установки вывода в файл сначала нужно задать имя
файла. При формировании нового файла старый файл с
таким же именем уничтожается.
- Формирование отчетов - задаются режимы форматирования отчетов.
Команда АРХИВНАЯ КОПИЯ
Позволяет выполнить сохранение и восстановление архивной (страховой)
копии информации на дискетах. Это необходимо для обеспечения сохранности
данных в случае их потери на жестком диске, а также для переноса информации
на другой компьютер.
Порядок работы при выполнении этой команды:
- подготовить достаточное количество чистых отформатированных
дискет;
- выбрать из группы Сервис главного меню команду Архивная копия;
- выбрать режим Сохранение или Восстановление;
- указать дисковод, на который будут установлены дискеты;
- при сохранении надо проверить дату архивной копии . Если эта дата
правильна, нажать клавишу Enter, если нет - исправить дату и
нажать клавишу Enter. При нехватке места на одной дискете
предлагается вставить вторую и т.д.;
- при восстановлении в случае установки дискет в неверном порядке на
экран выводится сообщение. При восстановлении вся текущая информация
пропадает и замещается информацией из архива.
Команда ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ КЛАВИШИ
При вводе бухгалтерских операций часто встречаются повторяющиеся
реквизиты, например "Реализация", "Начисление", "Входящее сальдо" и т.д. В
режиме "Функциональные клавиши" значения таких реквизитов можно задать
функциональными клавишами. Чтобы при вводе значения реквизитов после
подставляемой строки автоматически выполнялся переход к следующему полю,
в конце строки следует поставить символ ";". Для окончания корректировки
всех функциональных клавиш используется клавиша Pg Dn. Для использования
введенных строк при вводе текста нужно нажать соответствующую
функциональную клавишу.
Команда КАЛЬКУЛЯТОР
Калькулятор вызывается из главного меню из группы Сервис и из других
режимов нажатием клавиш Ctrl+F2. В калькуляторе можно ввести любое
арифметическое выражение, состоящее из чисел, круглых скобок и знаков
операций: "+" (плюс), "-" (минус), "*" (умножить), "/" (разделить). Дробную
и целую части чисел надо разделить точкой (1.5). Из режима корректировки
суммы операции калькулятор вызывается клавишей F2. При этом текущая сумма
операции помещается в калькулятор, а результат вычисления после нажатия
клавиши Enter заносится в сумму операции. Очистка строки калькулятора
выполняется после нажатия клавиши F6. В калькуляторе имеется ячейка
памяти, в которую можно поместить отмеченное курсором число при нажатии
клавиш Ctrl+F3, добавить к памяти отмеченное курсором число при нажатии
клавиш Shift+F3, вычесть из памяти отмеченное курсором число при
нажатии клавиш Alt+F3. В режиме корректировки суммы операции можно
вставить значение памяти при нажатии клавиш Ctrl+F4. Кроме того, значение
памяти можно использовать в калькуляторе. Для этого в формулу следует
включить символ "М" (русская).
Команда ВНЕШНИЕ ПРОГРАММЫ
При вызове внешних программ из группы Сервис главного меню на экран
выводится список внешних программ. Список внешних программ можно расширять
и корректировать, кроме первых четырех строк, которые нельзя удалять. Для
запуска внешних программ на жестком диске компьютера должно быть свободно
не менее 600 Кбайт. Запускается внешняя программа после нажатия клавиши
Enter.
Команда ЗАПИСНАЯ КНИЖКА
В записной книжке можно назначить на любую дату список дел, и
тогда при входе в программу в тот день, на который назначены дела, на экран
будет автоматически выведен список дел.
Команда УСТАНОВКА ПАРОЛЯ
Если необходимо ограничить возможность доступа других лиц к программе,
можно установить пароль на вход в программу. При входе в этот режим
выводится запрос на установку пароля. Вводится пароль от 1 до 10 букв или
цифр и нажимается клавиша Enter. После этого при входе в программу каждый
раз будет запрашиваться пароль. Если пароль указан будет неверно, работа
программы прекращается. Для снятия пароля выбирается команда "Установить
пароль" из группы Сервис главного меню, вводится пустой пароль и
нажимается клавиша Enter.
Команда ПОСЛЕДНИЙ ДОКУМЕНТ
В ходе работы с программой формируются различные выходные документы.
Для удобства просмотра последнего документа из группы Сервис главного меню
выбирается данная команда или вызывается из всех основных режимов при
нажатии клавиш Ctrl+F7. Печать последнего документа осуществляется из
главного меню или при нажатии клавиш Ctrl+F8.
2. Учет бухгалтерских операций
2.1. Счета
План счетов - основа ведения бухгалтерского учета. Перед тем как
начать работу, необходимо просмотреть какая система счетов заложена в
программу "1С: Бухгалтерия". При необходимости эта система счетов может
быть откорректирована в соответствии с потребностями предпринимателя.
Для просмотра и корректировки плана счетов следует выбрать
пункт главного меню Операции, а в ней - команду Счета. На экран будет
выведен план счетов бухгалтерского учета (см. рис.4).
[pic]
Рис. 4
План счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы:
Код - код (номер) счета в соответствии с действующим планом
счетов;
С/сч. - код (номер) субсчета (для основного счета эта графа пуста);
Наименование - наименование счета или субсчета;
Вид субконто - наименование вида объектов аналитического учета
(субконто), если по данному счету (субсчету) ведется
аналитический учет.
Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов.
Просмотр, удаление, корректировка и ввод новой записи ведется, как и для
всех списков. Быстрый поиск счета и субсчета осуществляется при вводе его
номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке
окна, а курсор перемещается по графе Код.
При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет
помещен там по порядку. При вводе счетов с субсчетами сначала вводится
строка с кодом счета, пустым кодом субсчета и в ней указывается
наименование счета. Затем в строках с тем же кодом счета и кодами
субсчетов вводится наименование субсчетов.
При корректировке графы "Вид субконто" после нажатия клавиши
Entrer на экран будет выведен список видов объектов аналитического
учета (субконто). Из этого списка клавишами "" и “Ї" выбирается нужный
вид субконто и нажимается клавиша Enter (см. рис.5) Список видов субконто
содержит две графы: номер субконто и наименование субконто. Список можно
упорядочить как по номеру субконто (F2), так и по наименованию субконто
(F4).
[pic]
Рис. 5
Если в списке нет необходимого вида субконто, нажимается клавиша
Ins и вводится наименование нужного вида субконто. Чтобы отменить ведение
аналитического учета или субсчета, выбирается строка Без субконто и
нажимается клавиша Enter .
При наличии у счета субсчетов существует возможность ведения
списка субконто по счету в целом или по каждому субсчету отдельно. В
первом случае следует указать наименование субконто только для строки с
наименованием счета, во втором - только для строк с наименованиями
субсчетов.
Нельзя изменять номера счетов или субсчетов, по которым имелись
операции в текущем или в прошлых периодах. Для печати плана счетов надо
нажать клавишу F8.
2.2. Ведение аналитического учета
Программа позволяет вести неограниченное количество объектов
аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам,
основным средствам и т.д. Для обобщенного названия группы объектов
аналитического учета в программе используется термин субконто. Список
субконто выводится и корректируется командой Виды субконто пункта
главного меню Операции. Его можно менять и при просмотре счетов
бухгалтерского учета и при вводе операций.
Чтобы задать ведение аналитического учета по тому или иному
синтетическому счету или субсчету, следует в режиме просмотра счетов
(команда Счета пункта главного меню Операции ) указать в графе Вид
субконто наименование вида субконто, который будет связан с данным счетом
или субсчетом. После этого при вводе проводок по данному счету или субсчету
программа будет предлагать выбрать из соответствующего справочника
объект, к которому относится проводка. Например, если к счету 71
"Расчеты с подотчетными лицами" прикреплен вид субконто Сотрудники, то
при вводе проводок по счету 71 программа предложит выбрать из списка
сотрудника, к которому относится операция. Если нужного сотрудника в
списке нет, список можно также дополнить. Каждый вид субконто может быть
прикреплен к любому числу счетов и субсчетов. (Например, для счетов 60,
61, 62, 64, 76 можно вести единый список субконто - "Организация").
Принципы работы со списком видов субконто (ввод новой записи,
просмотр, корректировка, удаление) такой же как и для всех списков.
Списки значений субконто содержат объекты аналитического учета
одного вида.
Обращение к списку значений субконто выполняется:
- при нажатии клавиши F3 из окна Виды субконто (при этом
выводится список для того вида субконто, на котором установлен курсор);
- при вводе данных в журнал операций для проводок по тем счетам,
по которым предусмотрено ведение аналитического учета;
- при корректировки плана счетов;
- при составлении стандартных отчетов.
Список значений субконто содержит три графы: код, наименование
субконто и цена. Список можно упорядочить как по коду субконто (F2), так и
по наименованию субконто (F4).
[pic]
Рис. 6
Графа субконто "Цена" заполняется для тех объектов аналитического
учета, для которых она имеет смысл (например, основные средства, материалы
и т.д.).
Просмотр, корректировка, удаление, ввод новой записи списка
значений субконто осуществляются так же как и для других списков.
Печать списка значений субконто возможна из окна Виды субконто
после нажатия клавиши F8.
Для субконто можно задавать параметры при нажатии клавиши F5,
предварительно установив курсор на конкретный субконто. Названия
параметров субконто едины для всех видов субконто одного вида. Значения
параметров можно использовать в форме первичных документов, в формах
отчетов, в формулах типовых проводок и т.п. Принцип работы со списком
параметров субконто такой же, как и для других списков.
2.3. Ведение журнала операций
Исходными данными для бухгалтерии являются проводки, вводимые в
журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа
автоматически формирует баланс и другую отчетность.
Журнал операций выводится на экран при выборе команды Журнал
операций пункта главного меню Операции (см.рис.6).
[pic]
Рис. 7
Журнал выводится в виде списка, состоящего из 6 граф (колонок).
Дата - указывает дату совершения хозяйственных операций.
Дебет - указывает коды счета и субсчета дебета проводки.
Кредит - указывает коды счета и субсчета кредита проводки.
Сумма - указывает сумму проводки.
N - указывает номер рабочего места, на котором вводилась данная
проводка. Эта графа используется при переносе и при удалении операций.
Кратное содержание - указывает на содержание операций и проводки .
Рекомендуется в ее левой части указывать текст, характеризующий операцию в
целом, а в правой части - текст, описывающий операцию в целом, а в правой
части - текст, описывающий конкретную проводку.
В верхней части экрана (строки 2-5) отображаются наименования
счетов дебета и кредита текущей проводки, соответствующие субконто. Журнал
операций является обычным списком и принцип работы с ним такой же, как
и для других списков. Выход из журнала операций осуществляется после
нажатия клавиши Esc.
Ввод проводок (Ins) осуществляется последовательно по колонкам
переходя из колонки в колонку после нажатия клавиши Enter. Колонка N
заполняется автоматически после задания номера рабочего места в
"Установке параметров".
При вводе проводок следует иметь в виду:
- дата должна находиться в интервале видимости операций (задается
после нажатия клавиши F7);
- при вводе счетов дебета и кредита проводки их можно выбрать из
списка счетов. Для этого после нажатия клавиши Enter нажать клавишу F3. На
экране будет выведен список счетов, из которого клавишами управления
курсором выбирается нужный и нажимается клавиша Enter;
- если по счету ведется аналитический учет, то после ввода кода
счета программа предложит выбрать из списка соответствующее субконто. Если
в списке нет нужного субконто, его можно туда ввести (Ins).
При вводе однотипных проводок можно воспользоваться копированием
проводок. Для копирования проводки курсор устанавливается на
проводку-образец и нажимается клавиша F9. После этого ввод проводки
аналогичен описанному выше, но в колонках будут значения проводки-образца,
которые можно принять, нажав клавишу Enter или исправить.
Проводки в журнале операций можно отсортировать по датам (F2),
счетам дебета (F3), счетам кредита (F4), суммам (F5) и содержанию
операций (F6).
Для поиска проводки надо произвести их сортировку в колонке, по
которой производится поиск, а затем с клавиатуры ввести нужные символы
(например код счета дебета). В случае обнаружения введенного символа он
отображается в нижней части списка, а курсор устанавливается на первый
элемент, отвечающий введенным символам.
2.4. Ввод входящих остатков
Чтобы начать работать с программой необходимо ввести и остатки по
всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого начинают
применять программу. Остатки вводятся в виде проводок, в которых
соответствующий счет (субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным
счетом 00. Чтобы ввести дебетовый остаток по счету, код этого счета
указывается "00". Для ввода кредитового остатка код "00" заносится в
графу "Дебет", а в графу "Кредит" - код счета (субсчета), по которому
вводится остаток.
Для тех счетов (субсчетов), по которым задано субконто, следует
вводить остатки по каждому субконто. После того, как все остатки введены,
нужно просмотреть "Оборотно-сальдовую ведомость" (пункт меню Отчетность).
Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету "00"
должен быть нулевым. Убедившись в правильности введенных проводок,
выполняется команда Закрытие рабочего периода пункта меню Операции.
2.5. Типовые операции
Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их
помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых
операций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операции
представляются собой сценарии стандартных или часто повторяющихся
действий.
При задании типовой операции в журнал операций помещается одна
или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы
проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе
типовой операции. Программа позволяет корректировать и дополнять список
типовых операций и формулы для расчета сумм проводок. При использовании
типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный
документ. Формат первичного документа также можно корректировать.
Работа с типовыми операциями включает два этапа. Первый -
настройка типовой операции (и первичного документа). Второй -
использование типовой операции для ввода проводок в журнал операций (и
печати первичного документа).
Программа позволяет использовать любое количество типовых опера ций.
Для просмотра и редактирования типовых операций программа выводит список
типовых операций. Этот список предъявляется для выбора из него нужной
типовой операции при нажатии клавиш Ctrl+Enter или Ctrl+F9 из режима
просмотра "Журнал операций" пункта главное меню Операции (см.рис.8).
[pic]
Рис. 8
Список включает три графы (колонки):
Операции - наименование типовой операции;
Типовое содержание - текст, вставляемый в колонку Краткое содержание
журнала операций;
Исх. файл - имя файла с формой первичного документа, который может
печататься при вводе данной типовой операции. Если эта графа пуста,
первичный документ для данной операции создаваться не будет.
Ввод типовых операций
Для ввода типовых операций в журнал операций надо нажать клавиши
Ctrl+Enter. На экран выводится список типовых операций. При помощи клавиш
перемещения курсора выбирается нужная типовая операция и нажимается
клавиша Enter. На экран выводятся проводки, относящихся к данной типовой
операции. Предлагается ввести дату, сумму и текст содержания операций
(переносится в журнал операций). Дата и содержание операций заносятся в
каждую проводку . После этого программа предложит заполнить недостающие
реквизиты:
- для проводок, у которых первый коэффициент равен 0
запрашивается сумма проводки;
- для проводок по тем счетам, по которым ведется аналитический
учет, на экран будет выведен соответствующий список субконто. Курсором
надо выбрать нужный объект аналитического учета и нажать клавишу Enter;
- для проводок, у которых имеется символ "#", нужно ввести номер
первичного документа, который может быть распечатан после ввода типовой
операции.
После ввода всех реквизитов на экран выводится меню:
1) записать операцию: все проводки переносятся в журнал операций
(проводки с нулевой суммой не заносятся);
2) продолжить корректировку: осуществляется возврат к списку
сформулированных проводок. Можно изменить любые реквизиты и вернуться в
данное меню (Esc);
3) выход без записи: проводки не заносятся в журнал операций;
4) печать документа: если для текущей типовой операции существует
форма первичного документа, этот документ можно распечатать (печатать
документ надо до записи операции);
5) форма: просмотр и редактирование формы первичного документа.
Если в режиме "Журнал операций" нажать клавиши Ctrl+F9, то
программа будет работать так же, как и при нажатии клавиш Ctrl+Enter, но
значения даты, суммы и содержание будут заполняться автоматически и
соответствовать той проводке, на которой был установлен курсор перед
нажатием клавиш Ctrl+F9. При желании эти значения можно откорректировать.
Определение типовых операций
Для корректировки типовых операций или ввода новых
используется команда Типовые операции пункта меню Операции. После выбора
этой команды на экран выводится список типовых операций. Корректировка,
удаление и ввод новой типовой операции осуществляется так же, как и при
работе в других списках (Enter, Del,Ins). После нажатия клавиши F3 при
просмотре списка типовых операций или при вводе новой типовой операции
выводится шаблон для ввода проводок или корректировки существующих
(см.рис.9).
[pic]
Рис. 9
Сначала вводится счет/субсчет дебета и нажимается клавиша Enter.
Затем в этой же колонке во второй строке вводится счет/субсчет кредита и
нажимается клавиша Enter. Затем для определения суммы проводки вводятся
значения коэффициентов и, если необходимо, формула. Возможны следующие
варианты:
- если для проводки задана формула, то сумма вычисляется по
формуле. Если при этом первый коэффициент равен нулю, то рассчитанная
сумма проводки выводится в отдельное окно для подтверждения (при
необходимости сумму можно исправить);
- если формула не задана и первый коэффициент не равен нулю, то
сумма проводки вычисляется как сумма операции, умноженная на первый
коэффициент и деленная на второй;
- если формула не задана и первый коэффициент равен нулю, то сумма
проводки запрашивается при вводе типовой операции.
Ввод формул
Для создания и корректировки формулы надо подвести курсор во
вторую строку графы "Коэффициенты" и нажать клавишу Enter. В нижней части
экрана появится окно из пяти строк, в котором можно вводить и
редактировать текст формулы. Окно рассматривается как одна большая строка,
так что не нужно нажимать Enter для переноса части формулы, если она не
помещается в одной строке. Окончив ввод формулы, нажимаем Enter. Нажатие
Esc прекратит редактирование формулы, при этом изменения в формулу
внесены не будут.
Формула может из следующих элементов:
- чисел (целая и дробная части разделятся точкой);
- знаков арифметических операций ("+" - сложение, "-" -
вычитание, "*" - умножение, "/" - деление);
- круглых скобок "("и")", определяющих порядок вычисления
выражения;
- макроимен, используемых для ссылки на суммы предыдущих
проводок, сумму операций, остатки и обороты по счетам и т.д.
Наиболее часто используются следующие макроимена:
X - результат предыдущего выражения;
Xo - сумма операции (сумма, которая вводится в первой строке при
выборе типовой операции);
Xn - сумма проводки с номером n в данной типовой операции;
CHnD.m - значение параметра с номером m субконто, выбранного в
дебите проводки с номером n (CH1D.2 - значение второго параметра субконто,
используемого по дебету проводки с номером 1);
CHnК.m - значение параметра с номером m субконто, выбранного в
кредите проводки с номером n (CH2К.1 - значение первого параметра
субконто, используемого по кредиту проводки с номером 2);
Кn - константа с номером n (из справочника констант, функция
"Операция" команда "Константы");
CHDn - сальдо начальное дебитовое по счету n;
CHКn - сальдо начальное кредитовое по счету n;
CКDn - сальдо конечное дебитовое по счету n;
CККn - сальдо конечное кредитовое по счету n;
DОn - оборот по дебиту счета n;
КОn - оборот по кредиту счета n;
ОБn,m - оборот в дебит счета n с кредита счета m; (n, m - номер
счета или номер счета с субсчетом, разделенной точкой);
CHDn:m - сальдо начальное дебитовое по счету n по субконто m;
CКDn:m - сальдо конечное дебитовое по счету n по субконто m;
Для любой типовой операции можно задать форму первичного докумен
та или откорректировать существующую. Это позволит при вводе типовой
операции сформировать и распечатать соответствующий документ.
2.5. Установка рабочего периода, интервала операций, перенос операций,
закрытие периода и удаление данных.
Установка рабочего периода
Для установки рабочего периода необходимо выбрать команду Расчет
итогов пункта меню Отчетность. Выделить курсором поле с рабочим периодом,
нажать клавишу Enter и вести новые значения номера квартала и год. Нажать
клавишу Esc. После этого можно войти в журнал операций и вводить там
проводки за указанный квартал. Если нужно ввести или исправить
проводку за предыдущий квартал, необходимо сначала исправить рабочий
период на нужный . Только после этого можно вносить изменения в журнале
операций за предыдущий квартал. Чтобы вернуться к текущему кварталу,
надо изменить рабочий период на нужный.
Интервал операций
Интервал операций предназначен для ограничения просмотра списка
операций ( например, текущим месяцем, текущим кварталом, текущим и
прошедшим кварталами, всем годом). Интервал можно задавать, выбрав из
пункта главного меню Операции команду Интервал операций или из журнала
операций нажатием клавиши F7.
Интервал видимости операций задается в месяцах. Окно установки
интервала представлено в виде меню (см. рис.10). Для перехода по
позициям меню используются клавиши управления курсором.
[pic]
Рис.10
Первые два пункта меню отражают границы установленного интервала
(слева - начало, справа - конец). Первоначально границы соответствуют
началу и концу рабочего периода.
Для изменения границ используются клавиши "+" и "-" при активном
пункте соответствующей границы в меню. После этого выделить надпись
Выполнить и нажать клавишу Enter. Для отказа от изменений интервала нажать
клавишу Esc.
Интервал операций отображается в правой части второй строки экрана
журнала операций.
Перенос операций
Программа позволяет организовать раздельный учет на нескольких
компьютерах с последующим слиянием данных для подведения итогов. Для
каждого рабочего места задается номер в режиме "Установка параметров"
пункта главного меню Сервис или при нажатии клавиши F10 из журнала
операций. Номера рабочих мест не должны повторяться. Рекомендуется одно из
рабочих мест выделить в качестве главного и присвоить ему номер 0. На
каждом рабочем месте целесообразно ввести определенный участок учета и в
конце каждого периода выполнять перенос проводок на главное рабочее место.
При выборе команды Перенос операций пункта меню Операции, на
экран выводится окно(см.рис.11).
[pic]
Рис.11
Последовательность действий при переносе операций с другого компьютер
( в скобках приведены действия при переносе с другой компьютер):
1) задаются диск и директория в которые загружаются выходной файл
(из которого выгружается файл);
2) задается номер рабочего места у выгруженных проводок (у загружаемых
проводок);
3) устанавливается, какие проводки будут выгружаться: все или
только сводные (информация по субконто не переносится);
4) установить в какой файл будут выгружаться (загружаться) проводки:
BMPTRANS.DBF - база данных, BMPTRANS.TXT - текстовый файл;
5) Выделить курсором Выгрузить или Загрузить и нажать клавишу Enter.
При этом необходимо, чтобы на разных компьютерах были одинаковые
справочники плана счетов.
Обычно функция удаления используется в специальных случаях:
например, при ошибочной загрузке части операций.
Закрытие периода
Эта команда вызывается из пункта главного меню Операция. При
выполнении закрытия периода, после нажатия клавиши Enter, программа
выполняет расчет итогов за текущий рабочий период и переход к следующему
рабочему периоду. После этого программа предлагает установить новый
интервал операций. Если выведенный на экран интервал соответствует
требуемому, нажать клавишу Esc.
Перед закрытием периода рекомендуется сохранить архивную копию на
дискетах.
Удаление данных
Данный режим используется для физического удаления из базы данных
операций за прошлые периоды. При этом освобождается занятое ими место на
диске. Удаление операций выполняется в интервале начиная с самых ранних.
Перед удалением рекомендуется сохранять архивную копию на отдельных
дискетах. Итоговые данные за прошлые периоды не удаляются.
2.6.Формирование отчетов
Программа позволяет формировать большое количество выходных
документов.Для формирования выходных документов используются различные
команды из пункта главного меню Отчетность. Выбор этих команд возможен
после расчета итогов (команда Расчет итогов пункта главного меню
Отчетность).
Сводные проводки
Сводные проводки - это документ, содержащий обороты между счетами.
Если в корреспонденциях указаны счета с субсчетами, то в сводные проводки
включаются итоги по корреспонденции с субсчетами и корреспонденции без
субсчетов.
Шахматка
Шахматка - это документ, содержащий табличное представление оборотов
между счетами за установленный период времени. Слева и сверху шахматки
отображаются номера счетов дебета и кредита соответственно, а справа и
снизу - обороты по этим счетам. В середине каждой клетки указана сумма по
корреспонденции с дебета счета строки в кредит счета столбца.
Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета остатки на
начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период.
Список упорядочен по кодам счетов и субсчетов. В нижней строке ведомости
выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части
экрана выводятся полные названия счетов текущей строки и наименования
субконто.
Если по счету ведется аналитический учет, то можно получить оборотно
- сальдовую ведомость по счету в разрезе субконто. Для этого надо
установить курсор на нужный счет и нажать клавишу F3.
Если при просмотре оборотно-сальдовой ведомости необходимо получить
полные данные об операциях по конкретному счету, можно вывести карточку
счета. Для этого надо установить курсор на требуемый счет и нажать клавишу
F5.
Оборотно-сальдовая ведемость по конкретному материалу (счет 10)
является ведомостью наличия и движения материала.
Карточка счета
В карточку включаются все операции с данным счетом, а также остатки
на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой
операции.
Если для выбранного счета ведется аналитический учет, на экран
выводится соответствующий список объектов аналитического учета. Можно
вывести карточку по конкретному субконто, установив на нужный субконто
курсор и нажав клавишу ENTER, или по всем субконто, нажав клавишу F8.
Карточка по счету 50 является кассовой книгой, а по конкретному
материалу - карточкой складского учета.
Анализ счета
Документ содержит (см. рис.12) обороты счета с другими счетами,
остатки и обороты, т.е. представляет собой фактически Главную книгу. При
выборе данного отчета на экран выводится список счетов, из которого
следует выбрать требуемый счет или нажать клавишу F8 для получения
документа по всем счетам.
[pic]
Рис.12
Анализ счета по субконто
Документ содержит список субконто выбранного счета. Для каждого
субконто выводится остаток на начало периода, обороты, остаток на конец
периода и список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и
кредитового оборотов по каждому счету в отдельности.
Если сформировать этот документ по всем основным средствам (счет
01, клавиша F8), то остаток на конец периода по 01 счету будет являться
первоначальной стоимостью, остаток на конец по счету 02 - износом, а
свернутое сальдо - остаточной стоимостью.
Анализ счета по датам
По каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало,
обороты, остатки на конец и список корреспондирующих счетов.
Отчеты
Система позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет
задается с помощью текстового файла, который содержит форму отчета и
формулы расчета каждого показателя. При их использовании, отчеты можно
изменять в соответствии с установленной формой отчетности. Для
формирования отчета, следует выбрать команду Отчеты из пункта меню
Отчетность. На экран выводится список отчетов, содержащий практически все
документы, требуемые налоговой инспекцией, пенсионным фондом и
статистической службой: баланс, приложения к нему, расчеты налогов ит.д.
Структуру отчета можно создавать и изменять с помощью любого
текстового редактора. Все отчеты выводятся на экран и печать.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К РАБОТЕ С ПАКЕТОМ ПРОГРАММ
“1С-БУХГАЛТЕРИЯ”
Составители: КОВАЛЬ Павел Евгеньевич
ПАХОМОВ Александр Владимирович
ТИШИНА Галина Семеновна
Редактор Н.И. Золотина
Подписано в печать
Формат 60х84 1/16. Бумага оберточная.
Печать офсетная. Уч.-изд.л. 1,75. Усл.печ.л. 1,63
Заказ .
Бесплатно
Издательство Российской экономической академии имени Г.В.Плеханова
113054 Москва, Стремянный пер., 36
Реферат на тему: Accounting and Finance in AS Diena
Table of contents
Introduction 2
Methodology 2
Company background 3
Accounting system 3
Annual reports 4
Analyses used in Annual Report 5
Key ratios 6
Conclusion 8
Reference list 9
Introduction
“Accounting is the language of business”…Indeed, like no man without
ability to express his thoughts clearly and understandably can achieve very
much in life, no firm can succeed without a good accounting system.
Accounting is a necessary tool which not only provides information to the
owners about how its money is working, and to the state about how big the
taxes are to be fetched, but, the most important, enables the company to
control, to plan and to trace all the actions, processes and projects. The
purpose of this report is to find out how the accounting is done in a
successful company, and how the principles and methods used there differ
from the traditional accounting theory. In addition, the analysis of the
company’s performance will be worked out using the standard ratios.
The decision to choose AS Diena for the report has been based on
several criteria: it is one of the 100 largest companies in Latvia, it has
a leading position in its branch of industry, and it is a good example of
young and fast-developing Latvian business.
Methodology
The analyses and findings presented in the paper are based on the
information received from the interview with the chief accountant of AS
Diena Inese Janikovska and from the Annual Report 1997 of the company. The
Report mirrors the financial data of AS Diena and its subsidiaries:
publishing house Diena Bonnier SIA, advertising agency METRO, Bauskas Dzive
SIA, agency Agro Apgads SIA, Kursas laiks SIA, Dzirkstele SIA, Zemgales
Zinas SIA. The information about subsidiaries is included in Annual Report
in limits of financial year starting from the date of acquisition.
Furthermore, the theoretical side was strengthened with the knowledge
gained from the lectures by Elvi Sederlin and Gunnar Lindholm, and from the
course textbooks “Business Accounting” and “The Profitability, Financing,
and the Growth of the Firm”.
To make the key ratio analysis sensible, a similar size enterprise
operating in the same branch of industry was chosen for comparison. For
this purpose, the figures from the final accounts of AS Preses Nams were
taken from the Lursoft database and used in the analysis.
Company background
The Latvian-Swedish joint-stock company AS Diena was founded in 1992.
In 1996 it was transformed into stock corporation. In fact, it is a group
of companies with parent company and subsidiaries. The share capital of the
company consists of 6000 fully paid ordinary shares, moreover, each share
has a nominal value of LVL 10 and its owner possesses one voting right. The
shares of AS Diena do not participate in stock exchange, and no deals among
the shareholders are allowed. The most important shareholder is a Swedish
company “Expressen AB”, which owns 2940 shares, i.e., 49% of share capital
and votes. In addition, it can be pointed out that the sales turnover at
1997 constituted almost LVL 9.5 mil, and the average number of employees
was 847. The officially registered kinds of activities of AS Diena are as
follows:
. publishing
. printing work and related services
. reproducing of computerized materials
. agents dealing with sales of the wide range of goods
. wholesale
The present strategy of the firm is development as a media and media
infrastructure company. To conclude, AS Diena now enjoys the benefits of
the large market share and solid reputation, and it will undoubtedly try to
maintain and to improve the current position.
Accounting system
Accounting system in AS Diena is fully kept on software and all the
transactions are done automatically. The main software accounting program
used is Mac Hansa. When the record is made, the account is closed
automatically, and the balance is sent to the next stage, i.e., Profit of
Loss Account, Balance Sheet, Cash Flow Statement etc. Printed information
of accounting actions is kept in the company’s archive. As AS Diena is a
very large company, the chief accountant could not tell exactly how many
transactions were recorded per year, but the approximate number is about
50,000. The most common transactions are those in connection to cash and
bank accounts.
Annual reports
The Annual report is prepared according to legislation of Latvia
Republic and the laws “About Accounting” and “About Annual Reports of the
Company”. The main principles used in accounting are the consistency
concept (methods of valuation of assets and calculation of revenues and
expenses are kept constant from one year to another) and the prudence
concept (e.g., stock is valued taking the lowest from prime cost and market
value). Cash flow statement is prepared by using indirect method.
As per legislation of Latvia Republic, all the company’s books are
closed at the end of the financial year (in this case at December 31 each
year), when the Annual Report has to be made. This report is handed over to
auditors and to financial inspection. Usually, the inspected Annual Report
is available for users in about three months after the end of the financial
year. In addition, a smaller report for internal use of the company is
prepared at the end of each month. This report is handed over to the
management of the company.
As all the reports are made automatically by means of software
accounting program, the problems occur only when transactions are recorded.
The main difficulties outlined by the chief accountant of AS Diena were
settling accounts with debtors and creditors and recording expenditures and
revenues of the company. Difficulties also appear when making records for
financial and tax accounting.
As per Balance Sheet at December 31, 1997, the highest value of the
company’s assets is taken by debtors which in total amount to 1,780,777,
i.e., 35.42 % of the total assets. The biggest amount of debts is observed
with regard to bought goods and subscriptions. Each debtor is examined
individually by the management of the company, and those admitted as bad
are included in provision for bad debts for 100% of the debited amount.
Quite impressive are also figures observed as creditors. Short-term
creditors amount to 2,619,142 that is 52% of the total passives of the
company.
As it was pointed out by the chief accountant of AS Diena, cash is
regarded as the most important asset of the company because of its
liquidity. If the company runs out of cash, it can easily go bankrupt.
The highest level of revenues is observed from sales of newspapers. The
highest expenses are salaries, purchase of paper and depreciation of fixed
assets.
Analyses used in Annual Report
The annual report of AS Diena includes analysis of the current
situation and changes during the year 1997.
There was LVL 5.27 million of total assets in the balance sheet at the
end of 1997; of those fixed assets were 30.1%. Current assets were LVL 3.51
mil; of those debtors comprised of 50.7 %. The most important fact is that
trade debtors have increased by 40.5 % in 1997. The reason behind it is the
increase in net turnover. Unfortunately, previous trade partners
systematically ignore terms of repayment.
27.6 % of all capital plus liabilities was equity. According to Arvils
A?eradens, the equity has grown to LVL 1.4 millions, which is 2.3 times
more than year before (Annual Report, 1997, p. 5). This was only due to
profit for 1997; share capital and reserves were not altered.
Changes in the profit and loss account were analyzed mostly in the
president’s report. The first item mentioned is the increase in net
turnover. According to Arvils A?eradens, the net turnover of the whole
concern has increased by 29 per cent reaching LVL 9.5 million, and such a
situation is conventional for the company during last years. The main
reason for that is staff’s excellent accomplishment of their job (Annual
Report, 1997, p. 5).
Consequently, also the profit after taxes has been increased to LVL
813 thousand. It is 16 times more than in 1996 (Annual Report, 1997, p. 5),
and there are three crucial factors which determine such a tremendous
change. The first factor is the more efficient use of resources in 1997. As
mentioned above, net income has increased by 29 per cent, but manufacturing
cost of goods sold has increased only by 15% in the same time. These
calculations were made based on the Profit or Loss statement. (Annual
Report, 1997, p. 7) Next, there was a considerable growth in other
operating income. Finally, there was a rapid decrease in effective tax
ratio and reduction in interest payable.
Key ratios
Calculating the key ratios, average values were used because profit
was made during the year. There is also an assumption that profit is the
same each day during the year. All the ratios and necessary data are given
in Table 1.
ROA
This ratio does not depend on the capital structure of the firm (The
Profitability, Financing, and Growth of the Firm, p. 26). Profit before
interest and taxation should be used in order to separate ROA from the
company’s financial policy. The ratio is 28.83 per cent (Table 1) which is
more than the same ratio for AS Preses Nams, thus telling about better
business performance.
ROE
The difference from the previous ratio is that ROE shows the return
from the owners’ point of view; however, here the minority interest is also
regarded as equity. Thus the profit after taxes (with minority interest
added back) has to be applied. In AS Diena’s case ROE is 69.83 % (table 1).
The reason why there is so large difference comparing to AS Preses Nams
(17.91%) is explained under D / E ratio section.
COD
Average cost of debt in 1997 for AS Diena was 2.15 per cent and being
3 times less than
for AS Preses Nams (Table 1) shows how debt structure affects COD. AS Diena
has higher proportion of non-interest bearing debt, thus, its COD is lower.
D / E
D / E describes the financial policy of firm. It is 2.53 in AS Diena’s
case (Table 1) which shows that concern finances its operations two and
half times more using debt than its own equity. Here an important notice
should be made: LVL 655.7 th (Annual Report, 1997, p. 23) are subscription
fees for the next year which calculating D/E and COD are regarded as debt.
The fact that for AS Preses Nams D / E = 0.52 explains why there is much
sharper difference for ROE than ROA. Equity is less important source of
financing for AS Diena, so the difference in ROE occurs.
t
It should be noted that effective tax rate can deviate from the
statutory tax rate during years. (The Profitability, Financing, and Growth
of the Firm, p. 60) This difference can be seen in AS Diena’s case. The
denominator in the ratio is profit before tax. In 1997 t was 27.47 per
cent. (Table 1) However applying the same formula in 1996 this ratio was
60.32 per cent.
Current ratio; Quick ratio
The quick ratio shows the liquidity in very short terms when it is
impossible to sell stock. Both ratios for AS Diena are similar and larger
than 1 (Table 1). Thus, it should not be very hard for AS Diena to get over
short-term problems. Little difference between these ratios indicates the
low proportion of stock in current assets. In contrast, current ratio for
AS Preses Nams is 2 times more than quick ratio because it has large amount
of stock.
Equity ratio
Equity ratio for AS Diena is 33.15 %, and it is 2 times less than for
AS Preses Nams. The reason for this difference is of similar nature as for
D / E discussed above.
Profit margin; Capital turnover
ROA depends on two factors. The first one is profit margin, and it is
13.15 %. (Table 1) The second factor is capital turnover that can indicate
the speed of operations. The decomposition of ROA shows that the difference
between AS Diena and AS Preses Nams in ROA is due to faster capital
turnover in AS Diena’s case.
?E / E0 = ROE0 – Div / E0 + NI / E0
This formula decomposes equity changes. Because there was no new issue
of shares in 1997, only profit and dividends affects equity for AS Diena.
ROE = (1 – t)(ROCE + (ROCE – COD) * D / E)
In this formula only interest-bearing debt should be taken into
consideration. Thus COD was 7.99% (Table 1), and it is similar to COD for
AS Preses Nams, because there COD does not depend on company’s debt
structure.
Conclusion
It is fair enough to say that it takes more than just analysing the
Annual Reports to draw serious conclusions about the accounting system and
finance in the firm. However, some important findings can be listed to
summarise the investigation conducted in the report.
First, there is no doubt that the computerised accounting system is
the only one applicable for the company of the similar size because of the
immense number of transactions and complicated structure of the business.
Next, the analysis has revealed some features that characterise the
publishing and printing business:
. operating activities are mainly financed by short-term liabilities, most
of them being non interest -bearing
. debtors are the main component of the current assets of the company, due
to the need in the high level of stock turnover
To conclude, the AS Diena financial indices show an outstanding, if
compared to competitors, business performance.
Reference list
Annual Report of AS Diena (1997).
Johansson, S. (1998) The Profitability, Financing, and Growth of the Firm,
Sweden: Studentlitteratur, Lund.
The State Register of Enterprises of Latvia (1999, Feb 18). [on-line],
Available:
http://www.lursoft.lv/AppServer1?For...en=50972411&code=000300024
-----------------------
[pic]
| |
