|
Реферат: Контрольная работа (Делопроизводство)
Владимирский заочный сельскохозяйственный техникум
Контрольная работа
по дисциплине:
Делопроизводство
Учащегося 42 группы
отделения правоведения
Смирнова А.Г.
Шифр ______
Владимир 2002г.
Содержание:
1. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения.
Экспертные комиссии.
2. Организация отправки документов.
3. Практические задания:
1) Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и
продольным расположением реквизитов.
2) Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.
3) Оформить справку, протокол.
4) Оформить решение (распоряжение, указание) по конкретным
вопросам.
5) Оформить протокол проведения собрания, сделать выписку из него.
6) Составить акт о выделении дел к уничтожению.
4. Литература.
1. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения.
Экспертные комиссии.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений,
организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой
различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое
значение, после использования которой к документам больше не возвращаются.
Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение
многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет
социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека.
И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в
научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно,
так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты
специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком
количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится
экспертиза ценности документов – определение политического, экономического,
социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью
отбора документов на государственное хранение или установление сроков их
хранения на основе принятых критериев» (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения.)
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов,
начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном
архиве.
Первым этапом определения ценности документов можно считать
составление номенклатуры дел, когда как бы определяются сроки хранения
создаваемых документов.
Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через
два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке
документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на
постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под
руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных
учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии
(ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий
структурных подразделений подчиненных или подведомственных учреждений.
Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в
«Основных правилах работы ведомственных архивов». 19 января 1995 г. и 17
марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены
«Примерные положения о постоянно действующей экспертной комиссии
организации» и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК)
министерства (ведомства) Российской Федерации». На основе Примерных
приложений должно быть разработано положение об экспертной комиссии (ЦЭК)
конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается
приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников,
имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего
канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших
учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и
бухгалтер.
В состав ЦЭК входит также представитель государственной архивной
службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из
руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.
Из основных задач экспертной комиссии выделим:
- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и
его структурных подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на хранение
и уничтожение;
- рассмотрение актов о выделении к уничтожению
документов и дел, сок хранения которых истек.
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения
принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы
подписывает председатель и секретарь комиссии ми утверждает руководитель
организации.
Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три
группы:
- основная документация, наиболее полно отражающая
деятельность учреждения, предприятия, фирмы по
выполнению основных функций и задач (положения,
приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы
собраний и совещаний, переписка с органами власти, с
вышестоящими организациями по вопросам деятельности).
Эти документы в основном подлежат постоянному
хранению;
- оперативная документация содержит сведения,
необходимые для текущей практической деятельности
(документы по бухгалтерскому учету и отчетности,
снабжению и быту, административно-хозяйственным
вопросам и т.д.). Для этой категории документов
устанавливаются временные сроки хранения;
- документация по личному составу (приказы, личные
карточки рабочих и служащих, книги учета личного
состава, лицевые счета начисления заработной платы
рабочим и служащим и т.д.). Эта документация имеет
длительный срок хранения, к ней часто обращаются для
наведения справок по заявлениям граждан о трудовом
стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится
в учреждении, на предприятии, в фирме или в
организации долговременно.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов
канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных
структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В
пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и
обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники
документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность
учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока
хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих
документов.
Дублетная документация подлежит уничтожению. На постоянное хранение
отправляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был
составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные
пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом
физическом состоянии, его так же следует оставить на хранение.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью
специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с
указанием сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают
сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений,
организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их
деятельности.
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько
видов типовых перечней:
- Перечень типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и
других учреждений, организаций и предприятий с
указанием сроков хранения;
- Перечень документов, подлежащих приему в
государственные архивы;
- Перечень научно-технической документации, подлежащей
приему в государственные архивы.
Конечно, типовые перечни не могут охватить всю документацию различных
отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и
ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы.
Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление
документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы. Поэтому,
если ведомственный перечень есть, то им следует воспользоваться при
проведении экспертизы в первую очередь, и только при его отсутствии
обратиться к типовым перечням.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения
устанавливаются постоянные или временные.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом
окончания дела.
Наряду с перечислениями при проведении экспертизы можно использовать
номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны
ссылки на соответствующие статьи перечней.
В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:
- постоянного хранения, подлежащие в последующем
передаче в государственный архив;
- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10
лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками
хранения.
На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению,
составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, типизирована.
Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации,
утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем
руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить
дела, включенные в акт.
По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в
конторы вторсырья.
2. Организация отправки документов.
Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и
обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или в
экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его
оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе,
ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту,
наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных
приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по
почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен
не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертируется. Документы
отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты
адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты
заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к
почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями
правил оказания услуг почтовой связи.
Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным
каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции,
пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно
сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по
электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи
(авторизации документа), то есть применение специальной программы
«электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с
каждым корреспондентом.
3. Практические задания:
1. Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и
продольным расположением реквизитов.
а) Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов:
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
________№________
На №_____ от _____
[ ]
б) Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов:
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
________№________
Владимир
[ ]
2. Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.
Директору ООО «Климат-Сервис»
Пронькову М.А.
От Сидорова Александра Ивановича
Проживающего, г. Владимир,
Ул. Северная д.45, кв. 5
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу на должность инженера с 21.01.2001г.
20.01.2001г. Сидоров А.И.
ООО «Климат-Сервис»
ПРИКАЗ
12.01.2001г. № 7 л/с
Владимир
По личному составу
1. Принять:
1. Сидорова Александра Ивановича на должность инженера с
21.01.2001г. с окладом 10.000 руб. в месяц, согласно личного
заявления.
Основание: личное заявление от 20.01.2001г.
С приказом ознакомлен: Сидоров А.И.
Директор ООО «Климат-Сервис» Проньков М.А.
Виды согласования
Заинтересованных
Должностных лиц
В дело 12-23
3. Оформить справку, протокол.
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
СПРАВКА
№ 31
13.01.2001г.
Орлов Игорь Николаевич работает инженером по эксплуатации технического
отдела ООО «Климат – Сервис» с окладом 3500 рублей.
Директор подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
М.П.
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В.
Громов.
2. …
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала
предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)
2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом
дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)
2. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
4. Оформить решение (распоряжение, указание) по конкретным вопросам.
ООО «Климат-Сервис»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ 31
13.01.2001г.
О перераспределении
служебных помещений
В связи с производственной необходимостью:
1. Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты №
17 в комнату № 21.
Ответственный – нач. отдела Смирнов А.И.
Срок исполнения - 15.01.2001г.
2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив
сотрудников на имеющихся площадях.
Ответственный – нач. отдела Антонов В.И.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного
инженера Терехова А.В.
Директор подпись И.О. Фамилия.
5. Оформить протокол проведения собрания, сделать выписку из него.
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
3. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В.
Громов.
4. …
3. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала
предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)
2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом
дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)
4. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
6. Составить акт о выделении дел к уничтожению.
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
Название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ______________
|№ п/п |Заголовок|Дата дела|Номера |Индекс |Количеств|Сроки |Примечани|
| |дела или |или |описей |дела |о дел |хранения |я |
| |групповой|крайние | |(тома, |(томов, |дела | |
| |заголовок|даты дел | |части) по |частей) |(тома, | |
| |дел | | |номенклату| |части) и | |
| | | | |ре или | |номера | |
| | | | |номеру | |статей по| |
| | | | |дела по | |перечню | |
| | | | |описи | | | |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |
| | | | | | | | |
Итого ____________________ дел за ___________________ годы
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________
(протокол от __________ № __________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности
документов
Дата Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От __________ № _________
3. Литература:
1.”Деньги и кредит”, №6/1996, А.Ю.Симановский, статья “Государственный
долг: бремя цивилизации”
2.“Рынок ценных бумаг”, №12/1995, Алексей Грабаров, статья “Новые
инструменты на рынке государственного долга”
3.”Финансы”, №7/1995, Г.П.Рыбалко, статья “О внешних заимствованиях России”
4. Страховое дело. Учебник под редакцией профессора Рейтмана Л. И. М., 1992
г.
5. Страховой портфель. Рубина Ю. Б., Солдаткин В. И. - М. :
“СОМИНТЕК”, 1994 г.
6. Федеральный закон РФ от 27.11.1992 г. № 4015-1 “О страховании”
-----------------------
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
Реферат на тему: Лексика делового общения
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине Организация и технологии ДОУ
на тему Лексика делового общения
Выполнил: Mental Disorder
Группа: ДиДОУ II-1
Дата
проверки:
Москва, 2002
1. Введение
Во все времена деловое общение было одним из важнейших
составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия
в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов
на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры,
грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того
или иного предложения в конечном итоге определяют успешность
предпринимательской деятельности. Документовед, не знакомый с
основами делового общения не может считать себя полноценным
специалистом.
В данной курсовой работе я рассмотрю различные особенности
лексики, применяемой в современном деловом общении. Учитывая
специфику дисциплины, по которой я пишу курсовую работу, а
также то, что основная и наиболее важная часть делового
общения в наши дни происходит при помощи деловой документации
– именно этими фактами и объясняется то, что я практически все
внимание в работе уделяю письменной деловой речи.
В части 2 («Анализ литературы по теме») я постарался описать
все то, что показалось мне интересным в той литературе, с
которой я успел ознакомиться за время подготовки курсовой
работы. В анализе я выражаю лишь свою собственную точку
зрения, не опираясь ни на чье постороннее мнение. Возможно,
что-либо из прочитанного и узнанного мной не будет упомянуто в
нижестоящем анализе, но лишь вследствие того, что во второй
части я заостряю внимание на особенно интересных моментах или
спорных вопросах, возникших в процессе изучения литературы.
А вот в части 3 («Лескика делового общения») в компактном
виде излагается весь материал, почерпнутый из исследованных
книг по теме курсовой работы. Изложение является
беспристрастным по своей сути отражением тех знаний по
обозначенной теме, которые я получил в процессе подготовки
курсовой работы.
В процессе исследования я оставил без внимания историю
лексики делового общения, так как лексика сама по себе
довольно быстро меняется с течением времени, и если попытаться
затронуть истореографические моменты, то легко слишком далеко
отдалиться и от объекта исследования, и от требований нашей
дисциплины.
2. Анализ литературы по теме.
Без колебаний выбрав первым номером в списке книг, которые я
хотел бы проанализировать в своей работе, учебник «Организация
работы с документами» под редакцией профессора В.А. Кудряева
([1]), я не боялся показаться банальным. Ведь достоинством
данного источника является не только наиболее полное и четкое
изложение всей информации, необходимой человеку моей
специальности, но и оптимальное соотношение количества
сведений по той или иной проблеме с их качеством – то есть с
одной стороны информация изложена в компактном объеме,
позволяющем не тратить лишнего времени при ее анализе, но с
другой в каждом разделе изложено все многообразие сведений по
рассматриваемой в нем теме. Прежде всего надо отметить, что в
преддверии разбора конкретных речевых ситуаций и анализа
собственно лексики делового общения, большое внимание в
«Организации работы с документами» уделено вопросу: что же
такое деловое общение и каковы его стилистические и иных
особенности? Именно сведения, почерпнутые мною из пункта 7.1
главы 7 («Официально-деловой стиль» - «Язык документа»)
окончательно сформировали мои представления о том, что же
лежит в основе рассматриваемого мной в работе понятия.
Далее, в пункте 7.2.1 («Употребление специальной лексики»)
помимо четкого описания, что же собственно входит в понятие
«специальная лексика», мое внимание привлек любопытный штрих –
читаем: «… при необходимости раскрывать содержание термина,
что можно сделать несколькими способами: дато официальное
определение термина; расшифровать его словами нейтральной
лексики; заменить термин общепонятным словом или выражением»
[1. 137]. Против последнего приема у меня возражений нет, но
словосочетания «дать официальное определение» и «расшифровать
его словами нейтральной лексики» практически синонимичны. Ведь
определение – это объяснение (формулировка), раскрывающее,
разъясняющее содержание, смысл чего-либо [6. 454]. К тому же в
определениях, как правило, употребляется именно нейтральная
лексика. На мой взгляд, из вышепроцитированного предложения
необходимо либо изъять один из двух первых однородных членов,
либо еще более конкретизировать один из них, так чтобы
избавиться от повтора. Существенной неясностью, допущенной в
пункте 7.2.1 в последней редакции «Организации работы с
документами» является тот факт, что, в отличии от предыдущих
изданий, из понятия «специальная лексика» однозначно исключена
профессиональная жаргонная лексика (дело в том, что в
предыдущем издании начало анализируемого пункта гласило, что
«понятие специальная лексика относится к трем категориям слов:
термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова»).
Но вместе с этим, в конце раздела дается определение этого
класса слов, без каких либо пояснений – к какому виду лексики
он относится. По-моему, это способно дизорентировать читателя.
Для придания разделу четкости необходимо пояснение к понятию
«специальная лексика» (или к определению «профессиональной
жаргонной лексики») по поводу того, включается ли одно в
состав другого, или же нет.
В пункте 7.2.2 («Устаревшая лексика») представлены
практические примеры слов и выражений, которые следует
заменять более современными – такая наглядная постановка
является существенным плюсом. Однако последнее издание
учебника проирывает по сравнению с предыдущим в том плане, что
из текста раздела изъяты все конкретные примеры по архаизмам и
историзмам. В результате этого два определения (архаизма и
историзма) смотрятся оторванными от приведенных ниже них
практических примеров замены слов и выражений. Необходимо
вернуть примеры на место после определений.
В пункте 7.2.3 («Неологизмы») мы сталкиваемся с похожей
картиной – в последнем издании не приведено ни одного примера
на неологизмы-профессионализмы, тогда как в предпоследнем
данный тип неологизмов был пояснен вполне конкретными словами.
С моей точки зрение изъятие из текста примеров ведет к
уменьшению наглядности излагаемого материала. И еще один
момент – каждый раз при прочтении разделов о неологизмах в
любой литературе у меня возникает вопрос: а каковы же
временные рамки существования неологизмов? Спустя какое время
неологизм перестает быть таковым и перемещается в разряд
обычной лексики? К сожалению, ни один из проанализированных
мною литературных источников не дал мне четкого ответа на этот
вопрос.
В пункте 7.2.4 («Заимствованные слова») очень верно изложена
позиция относительно некорректности употребления
заимствованных слов при обозначении понятия, для которого уже
имеется русский эквивалент. Однако недостаточное внимание
уделяется случаю, когда «слова заимствуются вместе с новыми
понятиями и предметами» [1. 139]. В наше время важно не
впадать в крайности, в том числе и связанные со
словоупотреблением – например, не стоит спешить огульно
заменять иноязычные слова на родные, зачастую даже не
задумываясь о нюансах понятий, которые данные слова
обозначают. Хорошим примером тому служит небольшое различие
между понятиями «управление» и «менеджмент», несмотря на
которое многие нынешние «ревнители» норм русского языка спешат
заменить иноязычный «менеджмент» родным «управлением», хотя
очевидно, что области применения данных слов хоть и
пересекаются, но ни в коем случае не накладываются друг на
друга полностью (как остроумно заметил профессор Валерий
Валерьевич Рево, говоря об «управлении» и «менеджменте»:
«Многие из тех, кто видит разницу между словосочетаниями
«управление «Запорожцем»» и «менеджмент «Запорожца»», тем не
менее не видят разницы между «управлением» и «менеджментом»»).
Возможно, в пункте 7.2.4 стоило бы рассмотреть вышеописанную
ситуацию подробнее.
В пункте 7.2.5 («Слова с «универсальным» значением»)
вызывает недоумение то, что универсальные слова определяются
как «… слова со стертым, неопределенным значением», а сразу за
вышепроцитированным предложением следует: «универсальные слова
являются многозначными…» [1. 140]. Логично предположить, что
многозначное слово имеет несколько вполне определенных
значений а следовательно фраза о том, что «значение такого
слова неопределено», является неточной, и лучше было бы изъять
ее из текста.
Поистине украшением всего раздела «Язык документа» является
пункт 7.2.6 («Сокращенные слова»). Ни одна из просмотренных
мной книг не содержала такое подробное описание, такое
скрупулезное деление сокращений на виды и подвиды, такую
детальную их классификацию, такую глубокую проработку.
Признаюсь честно, этот пункт вызвал у меня восхищение. Он
выигрывает даже по сравнению с предыдущим изданием учебника по
той причине, что абзац об аббревиатурах смешанного типа был
существенно подкорректирован, а громоздкая и плохо усваиваемая
его середина обрела логическую целостность.
В пункте 7.2.9 («Ограниченная сочетаемость слов»),помимо
хороших примеров мною было обнаружено нечто, подозрительно
напоминающее опечатку. Цитирую: «Ограниченная сочетаемость
слов в деловой речи способствует типизации содержания,
выражаемого в тесте …» [1. 144]. О каком «тесте» идет речь?
Видимо, имеется ввиду все-таки «текст». Эта ошибка была и в
прошлом выпуске учебника, что говорит о странном недосмотре со
стороны редакции.
Еще хотелось бы отметить, что мне непонятно отсутствие в
последней версии «Организации работы с документами» пункта
«Типичные языковые ошибки в текстах документов», а особенно
его первого подпункта «Ошибки, связанные с незнанием значения
слов». В учебнике образца 1998 года данные раздел смотрелся
вполне уместно, и я полагаю, что он не помешал бы и изданию
2001 года. Такие лексические ошибки, как неразличение слов-
паронимов, невнимание к оттенкам значений слов-синонимов,
наличие в тексте слов-плеоназмов, наличие в тексте тавтологии,
речевая избыточность и другие не настолько очевидны, совсем не
упоминать о них хотя бы вскользь.
В заключении хотелось бы отметить, что учебник «Организация
работы с документами», несмотря на некоторые неоднозначные с
моей точки зрения места, о которых упоминается выше, содержит
первоклассную информацию практически по всем аспектам лексики
делового общения. Отличительными чертами подбора нужной мне
информации в данной книге являлись чрезвычайно большое и
количество разноплановых примеров, на практике позволяющих
легко распознать то, о чем повествует нам издание, а также
последовательная и логически четкая структура подачи
информации. «Организация работы с документами» - идеальный
источник сведений для человека, желающего проникнуть в суть
проблемы, не тратя при этом чрезмерно много времени на
малозначимые нюансы.
Вторым номером моего анализа стала книга Марии Васильевны
Колтуновой «Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет»
[2]. В данном издании (как видно из его заглавия) деловое
общение и его язык являются единственной рассматриваемой
темой, в отличии от той же «Организации работы с документами»,
где эта тема не выделяется из ряда других аспектов
документоведения. Однако, как известно, количество не всегда
перерастает в качество, и минусов книге избежать не удалось.
Но рассмотрим все показавшиеся мне важными места по порядку.
Говоря о терминах, М.В. Колтунова приводит небольшую их
классификацию, и хотя она отнюдь не является полной (в книге
почему-то упоминаются лишь экономические, экономико-правовые и
юридические термины), все же стоит отметить такой ход как
попытку лучше продемонстрировать один из важных видов
специальной лексики.
Наряду с терминами, в издании упоминается и номенклатурная,
а также процедурная лексика. Оба эти вида лексики тесно
связаны с терминами, но почему-то больше ни в одном источнике
четкого указания на их особенности не было.
Хорошее замечание сделано в книге относительно словарей [2.
91]. Ведь не секрет, что многие проблемы и вопросы
относительно лексики решаются намного быстрее, если, попав в
затруднительное положение, почаще заглядывать в словари. «В
тексте документа не бывает мелочей, и иногда лексическая
ошибка оборачивается милионными убытками» [2. 94].
Более взвешанная, нежели в «Организации работ с
документами», позиция дана относительно слов, заимствованных
из иностранных языков. М.В. Колтунова обращает наше внимание
на то, что важно употреблять слова корректно с учетом его
лексического значения, а не пытаться сразу заменить его
русским словом с зачастую не слишком совпадающим значением.
Достаточное внимание уделяется незаслуженно исключенным из
последнего издания «Организации работы с документами»
паронимам, плеоназмам и тавтологии.
К моему недоумению, проблема профессионализмов освещена в
«Языке и деловом общении» достаточно сумбурно. Например,
сложно понять, как соотносятся между собой «профессионализмы»
и «спецэффические профессионализмы».
Также очевидным минусом пособия является отсутствие в нем
даже упоминания о неологизмах, историзмах и архаизмах.
Складывается впечатление, что для автора проблемы употребления
данных лексических типов в деловой речи не существует.
Сокращения, столь многогранно рассмотренные в «Организации
работы с документами», упоминаются здесь вскользь, без какой-
либо классификации или пояснения особенностей их формирования.
С моей точки зрения это неприемлимо для книги, претендующей на
всеохватность аспектов делового общения.
А вот наиболее ярким достоинством издания я считаю четкое
разделение лексики, грамматики и синтаксиса письменной деловой
речи. Именно после прочтения данных разделов я пересмотрел
свои предыдущие взгляды относительно различных частей деловой
речи, осознав, что необходимо четко разграничивать эти три ее
сферы. После этого мною была пересмотрена моя работа, с целью
выявления – не отклонился ли я от рассмотрения лексики и не
залез ли в грамматику или синтаксис.
Хотя неверным мне показалось то, что разделы «официально-
деловой стиль» и «основные черты официально-делового стиля»
находятся в книге далеко друг от друга, разделенные «Основными
жанрами письменной деловой речи». Раздел о жанрах стоило бы
поставить уже в конец главы, после того, как читатель изучит
основные принципы его формирования и отличительные свойства.
В целом же положительной стороной учебного пособия «Язык и
деловое общение» является наличие большого количества
упражнений к каждому разделу, которые позволяют сразу
закрепить полученные знания на практике. Издание является
особенно полезным для тех, кто желает помимо теоретических
сведений, полученыех о деловом общении в целом и его языке в
частности, иметь возможность сразу применить их к конкретным
примерам, которые находятся тут же.
Еще одной книгой, которой я хотел бы уделить внимание в
анализе, является в некотором смысле бестселлер Петра
Васильевича Веселова «Современное деловое письмо в
промышленности» [3]. Несмотря на то, что в заголовке обозначен
конкретный вид документа – деловое письмо – рассматриваемый в
книге, автор отмечает универсальность рассматриваемых в ней
примеров, уместность использование приведенной в издании
информации при работе с документами вообще, а не только с
письмами. «В официальном письме как ни в каком другом
фокусируются все тонкости техники подготовки официальных
документов вообще, охватываемые емким понятием «официально-
деловой стиь речи». Поэтому, оперируя понятием «деловое
письмо», автор имеет в виду не только письмо как вид
документа, но и как вид деятельности, вызывающей необходимость
документирования» [3. 4].
Довольно ценным мне показалось упоминание в «Современном
деловом письме…» такого понятия как лексико грамматическая
стилистика ( особенно ее лексическая часть, естественно) –
наука о ресурсах языка, изучающая «паспортизацию» языковых
средств: принадлежность слов к стилистически нейтральной или
окрашенной лексике, происхождение слов, их употребление и
экспрессивно-эмоциональная окраска [3. 12].
Здесь, как и у М.В. Колтуновой, разграничиваются структурные
части деловой речи. Но вот один нюанс этого разделения вызвал
у меня по меньшей мере недоумение – говоря о синтаксисе и
лексике официального документа, автор почему то ни упоминает о
грамматических нюансах его составления. Если уж говорится о
двух частях единого целого, то неупоминание третьего –
сомнительный ход.
Зато в начале лексического раздела режет слух фраза:
«Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается
вообще – и для языка служебной документации, и для
официального письма, в частности» [3. 48]. По-моему, полезнее
было бы уделить теме грамматики не куцее предложение, а как
минимум раздел в теме «Язык и стиль служебных документов».
Интересное замечание, не обнаруженное мной ни у одного
другого автора, было дано в издании относительно неологизмов.
Отсюда я узнал, что неологизмами являются и слова типа
«разбитие» и «неимение», образованные по традиционным моделям,
но не являющиеся литературной нормой русского языка [3. 48].
Очень важным замечанием (всвязи со словами о нежелательности
замены слов родного языка заимствованными, прозвучавшими в
«Организации работы с документами») являются слова П.В.
Веселова: «Недопустимо искажение термина или замена его
синонимическими формами. Например, замена термина «акцепт»
выражением «встречное предложение»» [3. 48]. Конечно, два
вышеупомянутых источника не вступают в противоречие друг с
другом, но если в «Организации работы с документами»
говорится о «излишнем употреблении иноязычных слов» [1. 139],
то там же хорошо бы следом надо упомянуть и о «недопустимости
искажения термина», недопустимости замены иноязычного слова
русским, если при этом произойдет хотя бы небольшое изменение
содержания.
При рассмотрении П.В. Веселовым архаизмов вновь, как и у
М.В. Колтуновой, были упущены из виду историзмы, но за то
автором сделано ценное замечание, раскрывающее читателю глаза
на то, откуда взялись архаизмы в письменной деловой речи:
«…Помехи возникают часто при злоупотреблении так называемым
канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат «осколки»
языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней
давности» [3. 63]. Ведь зная происхождение многих архаизмов,
легче будет найти и исключить их из текста.
Глава 8 «Своременного делового письма…» полностью посвещена
сокращениям. И именно здесь мною была обнаружена самая
значительная ошибка, допущенная автором. В заголовке, да и в
первом же предложении он отождествляет понятия «сокращение» и
«абберивиатура», что на мой взгляд является недопустимым (в
заголовке у него стоит : «сокращения (аббревиатуры) как
заменители слов и словосочетаний», а первое же предложение
начинается со слов: «сокращение слов или аббревиатура…», то
есть все признаки отождествления одного с другим налицо).
Ясно, что всякая аббревиатура (существительное, образованное
из усеченных отрезков слов, из таких же отрезков в сочетании с
целым словом, а также из начальных звуков слов или названий их
начальных букв [6. 23]) является сокращением, но отнюдь не
всякое сокращение является аббревиатурой. В этом контексте
очень выгодно смотрится информация из «Организации работы с
документами», где однозначно разделены лексические сокращения
(т.е. те самые аббревиатуры) и сокращения графические,
аббревиатурами не являющиеся. Даже сам П.В. Веселов в
последующих предложениях оговаривается, что «существуют
лексические и графические сокращения… графические сокращения
не являются словами-аббревиатурами» [3.72], то есть фактически
противоречит сам себе. Такое двусмысленное начало может
вызвать сумбур в голове читателя, затруднить усвоение
получаемой из книги информации. Однако далее автор приводит
несколько полезных классификаций сокращений, а также подробных
перечней правил их образования. Данная грамотно подобранная
информация практически полностью сглаживает диссонанс,
возникший от ознакомления с первыми предложениями главы.
Отличительной чертой издания является то, что в нем вместо
«профессионализмов» и «жаргонно-профессиональной лексики»
употреблено такое понятие, как «арготизмы». Это слова и
речевые обороты, употребляемые определенной профессиональной
группой, характеризующиеся специальной (узкопрофильной) или
своеобразно подобранной общеупотребительной лексикой [3. 85].
Но в отличии от профессионализмов, которые нежелательно
употреблять в письменной деловой речи, употребление
арготизмов, по мнению автора, в некоторых случаях даже
желательно: «поскольку наиболее удачные из них со временем
обретают статус термина» [3. 86].
Автор поднимает тему «выражений ассоциативного характера»,
не затронутую в достаточной степени ни в одном относящемся к
документоведению источнике. И здесь кроется еще одно неявное
противоречие: ранее П.В. Веселов упоминал, что «язык служебных
документов отличает нейтральный тон изложения…», а здесь он же
говорит о словах-метафорах, сокращающих, поясняющих и
«оживляющих» (!) сложное изложение производственых ситуаций
[3. 87]. Мне сложно было найти объяснение данному косвенному
противоречию, и все же с моей точки зрения метафоры могут
присутствовать в документе (в очень небольшом количестве) для
придания последнему большей убедительности. Но если уж
метафоры упоминаются в книге, то необходимо при рассказе о
нейтральности языка служебных документов сразу сделать о
данной теме оговорку.
Говоря же о книге «Современное деловое письмо…» в целом,
надо отметить (хотя раздел о деловом общении в ней
структурирован небезупречно, а лексический материал разбросан
подчас по разным главам): основные лексические правила,
необходимые документоведу для составления официального
документа, неплохо представлены в ней, а также сопровождены
остроумными примерами.
Неразрывно связано с книгой П.В. Веселова и практическое
пособие «Деловое письмо» Валентина Владимировича Паневчика.
Несмотря на необычность данного издания (автор рассматривает
параллельно деловые письма Республики Беларусь и России), в
плане изложения материала о лексике делового общения издание
не блещет свежии мыслями или подходами. Временами пособие
просто напоминает дайджест вышеупомянутого труда «Современное
деловое письмо…», причем зачастую упускаются самые важные
части тех или иных глав. Вот например, в главе «Язык и стиль
служебных документов» [4. 46] так и не дано внятного
определения официально-делового стиля речи, да и само это
понятие появляется как бы невзначай в середине главы.
А в главе «Сокращения как заменители слов и словосочетаний»
[4.69], урезанный текст из «Современного делового письма…»
смотрится просто неубедительно: вначале (естественно, как и у
П.В. Веселова) понятие «сокращение» и «аббревиатура»
отождествляются, а затем следует совсем уж бессмысленное
предложение: «Графические сокращения – это условные, не
являющиеся словами-аббревиатурами сокращения». Если следовать
логике автора, фактически поставившего выше знак равенства
между сокращением и аббревиатурой, то последняя цитата иными
словами звучит так: «Графические сокращения – это условные, не
являющиеся словами-сокращениями сокращения».
Конечно было бы неверно утверждать, что В.В. Паневчик слепо
копировал труды П.В. Веселова к себе в книгу – естественно,
определенные новшества, появившиеся со дня выхода
«Современного делового письма…», были учтены белорусским
автором. Но я бы мог рекомендовать его практическое пособие (а
вернее ту его часть, которая посвящена деловому общению)
только той категории людей, у которых нет времени или
возможности прочитать ознакомиться с тем же материалом (но в
более полном изложении) у Петра Васильевича Веселова.
Из многочисленных ресурсов глобальной сети Internet,
осмотренных в поисках информации по теме моей курсовой работы,
наибольший интерес у меня вызвал сайт www.gramma.ru «Языковые
средства деловых бумаг. Культура письменной речи». К моему
немалому удивлению, там я нашел практически все то, что ранее
было обнаружено мною в совершенно различной литературе, да еще
и в обрамлении уютного и предельно простого в пользовании
интерфейса, что является признаком хорошего тона в современной
глобальной сети. Причем любой аспект информации сопровождался
конкретными ссылками на первоисточники, а ведь этого так не
хватает современному Internet’у.
Из новшеств, найденных на данном сайте, хотелось бы отметить
подробное рассмотрение фразеологизмов в деловой речи, с
разбором их состава, грамматической формы, компонентов и
стилистической совместимости.
Возможно, единственным видимым недостатком этой электронной
странице является небольшое число практических примеров,
приведенных на каждую из тем.
Многие из книг по документационному обеспечению управления,
рассмотренных мною в ходе подготовки данной курсовой работы,
не упоминаются мною в анализе литературы по одной простой
причине: содержащиеся в них сведения о лексике делового
общения слишком скудны, не содержат ничего принципиально
нового и перепечатывают друг у друга информацию целыми
главами. Но на мой взгляд, в анализе были рассмотрены и
подвергнуты критике наиболее яркие и содержательные источники
информации по моей теме.
Как это ни парадоксально, но по моему глубокому убеждению
наиболее полным набором сведений о лексике делового общения
обладает учебник «Организация работы с документами», но не
последнее его издание (2001г.), а издание 1998-го года, из-за
большего (по сравнению с переизданием) разнообразия
необходимой информации (подробнее об этом написано при анализе
данного издания).
3. Лексика делового общения
3.1 Общие сведения о языке, стиле и лексике делового общения
Лексика – это словарный состав языка, какого-либо его стиля,
сферы, а также чьих-либо произведений, отдельного произведения
[6. 323].
Согласно данному определению, мы должны рассматривать
словарный состав языка официальных документов. Для этого нам
сначала необходимо оговорить, что же за язык употребляется в
деловом общении.
Языкoм дeлoвoro oбщeния являeтcя oфициaльнo-дeлoвoй cтиль -
функциoнaльнaя paзнoвиднocть языкa, пpeднaзнaчeннaя для
oбшeния в сфере yпpaвлeния. Пoд фyнкциoнaльнoй paзнoвиднocтью
языкa пoнимается сиcтeмa языкoвыx eдиниц, пpиeмoв иx oтбopa и
yпoтpeблeния, oбycлoвлeнныx coциaльньми зaдaчaми peчeвoгo
oбщeния [1. 134].
В официальном документе частное лицо или представитель фирмы
(частной или государственной), общественной организации
выступают как субъекты правоотношений. Содержание документа
основывается на праве и может служить предметом прямой
правовой оценки. Правовая сущность официального документа и
предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык. В
разных областях правоотношений они имеют свои особенности и
специфические стандарты и традиции (дипломатический стиль и
язык, язык организационно-распорядительного письма и т.д.).
Такой стиль изложения называют еще формально-логическим, что
является определяющим принципом правовой логики. Данное
обстоятельство предъявляет и особые требования к стилю и языку
служебных документов: нейтральность, надличностный характер
изложения; унификация (трафаретизация), типизация речевых
средств и стандартизация терминов; сужение диапазона
используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых
форм на определенных участках текстов документов [4. 46].
Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов
– это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что
особенностью современного этапа развития официальных
документов является их унификация. Она рассматривается как
выбор одного языкового варианта из нескольких возможных
способов передачи одной и той же информации. С точки зрения
лексики важнейшей стороной унификации текстов документов
является использование языковых формул – устойчивых оборотов,
словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате
многолетней прктики, терминов, принятых сокращений, условных
обозначений, единиц измерения, предусмотренных
государственными стандартами [3. 4-5].
В языке документов слово должно употребляться с учетом его
стилистической окраски (принадлежности к тому или иному
стилю). Понятие стилистической окраски обычно связывается с
закреплением слова за той или иной сферой использования языка,
за тем или иным функциональным стилем. Образно говоря, каждое
слово имеет свой «паспорт», в котором указано, как и где оно
используется, какова сфера его употребления [2. 96].
3.2. Упoтpeблeниe cпeциaльнoй лeкcики
Пoнятиe «cпeциaльнaя лeкcикa» oтнocитcя к двум кaтeropиям
слов : тepмины и пpoфeccиoнaлизмы. Tepмин - cлoвo или
ycтoйчивoe cлoвocoчeтaниe, кoтopoмy пpиписано oпpeдeлeннoe
пoнятиe, yпoтpeбляeмoe в нayкe, тexникe, иcкycстве и дpyгиx
oблacтяx cпeциaльнoй дeятeльнocти. Упoтpeблeниe тepминов в
строго фикcиpoвaннoм знaчeнии oбecпeчивaeт oднoзнaчнocть
пoнимaния тeкcтa, чтo oчeнь вaжнo в дeлoвoм oбщeнии.
Тepмины, иcпoльзyeмыe в yпpaвлeнчecкoй дoкyмeнтaции, - этo,
во-пepвыx, oтpacлeвaя тepминoлогия, oтpaжaющaя coдepжaниe тoй
предмeтнoй oблacти, кoтopoй пocвящeн дoкyмeнт; вo-втopыx, этo
специaльныe cлoвa и выpaжeния, cложившиecя в cфepe
aдминиcтpaтивногo yпpaвлeния.
Пpaвильнocть и cтaбильнocть тepминoyпoтpeблeния дocтигaются
пpимeнeниeм нa пpaктикe тepминoлoгичecкиx cлoвapeй и
cтaндартoв, кoтopыe ycтaнaвливaют cтpoгo oднoзнaчнyю cиcтeмy
пoнятий и тepминoв и cпocoбcтвyют yпopядoчeнию тepминoлoгии.
Пpи yпoтpeблeнии тepминoв в дeлoвoй дoкyмeнтaции нeoбxoдимо
слeдить зa тeм, чтoбы тepмин был пoнятeн кaк aвтopy, тaк и
aдресатy. Ecли y aвтopa пиcьмa вoзникaeт coмнeниe пo этoмy
пoвoдy, необxoдимo pacкpыть coдepжaниe тepминa, чтo мoжнo
cдeлaть нeсколькими cпособaми: дaть oфициaльнoe oпpeдeлeниe
тepминa; pacшифpoвaть eгo cлoвaми нeйтpaльнoй лeкcики; yбpaть
тepмин и зaмeнить eгo oбщeпoнятным cлoвoм или выpaжением.
Упoтpeблeниe тepминoв в тeкcтax дoкyмeнтoв нepeдкo вызывaeт
трудноcти, cвязaнныe, кaк пpaвилo, c нeзнaниeм иx знaчeний или
иcкaжениeм cтpyктypы тepминa. Tpyднocти в yпoтpeблeнии
тepминoв cвязаны eщe и c тeм, чтo тepминocиcтeмa любoй
пpeдмeтнoй oблacти или вида дeятeльнocти нaxoдитcя в
пocтoяннoм измeнeнии: мeняeтcя coдержaниe yжe cyщecтвyющиx
пoнятий, вoзникaют нoвыe, чacть пoнятий ycтapeвaeт и
oбoзнaчaющиe иx тepмины выxoдят из yпoтpeблeния. Один и тoт жe
тepмин мoжeт пoлyчить нoвoe знaчeниe пpи coxpaнeнии старого,
что вызывaeт eгo мнoгoзнaчнocть (пoлиceмию).
При yпoтpeблeнии мнoгoзнaчныx тepминoв cлeдyeт yчитывaть,
что в кaждoм кoнкpeтнoм cлyчae oни yпoтpeбляютcя тoлькo в
oднoм из многиx знaчeний. Ecли oднo и тoжe пoнятиe
oбoзнaчaeтcя нecкoлькими тepминaми, вoзникaeт cинoнимия
тepминoв. Тepмины-cинoнимы имeют paзнoe звyчaниe, нo coвпaдaют
по значению (нaпpимep, тepмины «aнкeтa» и «вoпpocник»). Oни
мoгyт быть пoлными (aбcoлютными) или чacтичными
(oтнocитeльными). При yпoтpeблeнии тepминoв-cинoнимoв вaжнo
oбpaщaть внимaниe на то, кaкyю cтopoнy или cвoйcтвa пoнятия
нeoбxoдимo oбoзнaчить, выделить в кoнтeкcтe. Haпpимep, дaжe
тaкиe тepмины, кaк «дoговор», «кoнтpaкт», «coглaшeниe»,
кoтopыe мoжнo oтнecти к пoлным синонимaм, paзличaютcя
пpaктикoй cвoeгo yпoтpeблeния: в тpyдoвом закoнoдaтeльcтвe
peчь идeт o тpyдoвoм дoroвope (кoнтpaктe); в гpaждaнcкoм
| |
