|
Реферат: Делопроизводство (Менеджмент)
Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ).
Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса
письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским
распоряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была
дано право на «изготовление машины или искусственного метода для
последовательного печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У
Генри Милля возникла идея создания устройства с последовательным движением
литер, на основании которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в
США три печатника из г. Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали
ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейся при печатании
кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В последствии была
создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заключался в том, что
печатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги находились снизу
б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели
ножную педаль, которая возвращала каретку в обратное положение. Большим
успехом пользовался аппарат «Скорописец», изобретенный в 1870г. в России
М.И. Алисовым. В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер
расположил литерные рычаги горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка
стала видимой. В 1922г. появились первые Электрические ПМ.
2.Форматы бумаги
Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 и
А5. А3-297х420, А4- 210х297, А5-148х210. Текст, выполняемый на формате
листа А4 , пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8,
верхнее - 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер
страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст
машинописной страницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В
тексте могут быть пункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются
арабскими цифрами с точкой, также могут быть заголовки и подзаголовки,
главы, которые пишутся по правилам их оформления
3.Докладная записка и ее реквизиты
Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей
организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние
составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат
реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст,
подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном
бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат, название
вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту,
текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з
состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для
составления д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания
д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер.
Билет 2 1.Классификация ПМ.
По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные.
Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования.
Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным
рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном
относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные.
2.Правила написания . , ! ?
Точка, запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без
верхнего регистра. Под цифрой …
3.Делопроизводство.
Одним из существенных элементов, управленческого производства является
делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования
и организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих
действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия
форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была
введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая
представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по
ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания
документа. Дп состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих
деятельность учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с
готовыми документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием,
регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование
дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшему их
использованию.
Билет 3 1.Каретка
Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих
установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка
движется по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней
бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит
под действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный
завод и заключена в барабан, который вмонтирован в левой части
направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод
натяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и при
помощи зубчатки заводят пружину так, чтобы при письме сила ее натяжения
обеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги
ее можно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая
гребенка выходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по
клавишу. Причем каретка перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу
письма. Шаг письма - расстояние между серединами двух соседних знаков, он
равен 2,6мм.
2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.
Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире
пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный
интервал. При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При
написании переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не
переносится на новую строку.
3.Документ и его виды.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном
материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и
мыслительной деятельности человека. Информация может быть зафиксирована
письменно, при помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или
видеозаписи. Документы различают по видам деятельности:
1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства
фиксации фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние
(письма факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по
наименованию - несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по
количеству, отраженных вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые,
индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими
органами, для подведомственные орган. трафаретные - типографским способом.
7)по стадиям создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный
документ, созданный отдельным или коллективным автором. Копия - точное
воспроизведение подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу).
Отпуск - полная копия исходящего документа. Выписка - копия части
документа. Дубликат - подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по
срокам хранения - постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет),
временное (до 10-15 лет)
Билет 4 1. Бумагопроводящий механизм
Бумагопроводящий мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину,
закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический
подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет
собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных
рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт
металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится
интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между
строками. Снизу б/о вала расположен металлический подкатник, он служит для
направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения
бумаги на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех.
2.Римские цифры
1 - 1, 2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У, 6 - У1, 7 -УП, 8 -УШ, 9 - 1Х, 10 -
Х.
3.Организационно- распорядительная документация.
О/Р. документация распределяется на 5 групп. 1)организационная: правила,
положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление,
распоряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная:
письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе:
личные дела, приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы
граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это
единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных
предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие
формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения ,
договора, постановления и т.д.
Билет 5 1.Печатающий механизм.
В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах
литерных рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и
знаками. Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены
клавиши в 4 рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех
предназначен для последовательного приведения литерных рычагов в точку
письма. Литерные рычаги расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовой
подушке в шлицах сегмента.
2.Знаки арифметических действий.
+=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х.
3.Служебное письмо.
С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в
определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по
почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для
связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их
помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии.
Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,
информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается
обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если
письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на
них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов,
должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности
поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части
не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой,
без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-
деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений
простыми. Формуляр - адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата
вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений,
подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и
направлении его в дело.
Билет 6 1.Лентоводитель.
Лентоводитель представляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с
буквоводителем. Он соединен с мех смена цвета зон ленты.
2.Дроби.
Дроби бываю простые, десятичные и смешанные. Для написания простых дробей
использую / под цифрой 3. Для написания десятичных дробей используют . либо
, причем пишутся без пробела. В ур-ии дроби пишутся так: числитель от
знаменателя отделяется _ под цифрой 8. вал Числитель- б/о вал опускают на
0,5 инт. Знаменатель - б/о вал поднимают на 1 инт, опять опускают на 0,5
инт. и продолжают письмо.
3.Служебное письмо.
С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в
определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по
почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для
связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их
помощью ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии.
Их составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,
информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается
обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если
письмо составляется во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на
них дается во вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов,
должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности
поставленных в док вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части
не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой,
без повторений и противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-
деловой. Краткость изложений текста достигается заменой сложных предложений
простыми. Формуляр - адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата
вхождения док, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений,
подпись, ф-я исполнителя, номер его телефона, отметка об исполнении док и
направлении его в дело.
Билет 7 1.Табулятор и его назначение.
Табулятор предназначен для написание текста в столбик. Клавиш набора
стопоров табулятора (+ и -) и клавиши табулирования.
2.Знаки, отсутствующие на клавиатуре.
3.Реквизит
Реквизит - информационный элемент док. За каждым реквизитом закреплено
определенное место. Совокупность всех реквизитов определяет видовую
принадлежность док. Реквизит может содержать постоянную, общую для группы
док и переменную информацию - для каждого конкретного док. Каждый док
должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной
разновидности док. Формуляр - совокупность реквизитов, присущих
определенному виду док и расположенных в определенной последовательности.
Существует 31 реквизит
Билет 8 1.Буквострокоуказатель
Расположен слева и справа от буквоводителя, перед б/о валом. Представляет
собой прозрачную пластмассовую пластинку с нанесенными горизонтальной и
вертикальными линиями. Горизонтальная - указывает линию печатаемой строки,
вертикальные - середину напечатанного знака. Применяют при графлении
горизонтальных и вертикальных линий карандашом.
2.Заколовок.
Заголовок - краткое содержание док.(текста). В машинописных работах
заголовок располагают по середине или от левого поля. Правила написания
заголовков: 1)Заголовки пишут прописными буквами. 2) В конце заголовков
знаки препинания не ставятся (кроме ! и ? знаков). 3) Короткие заголовки
пишутся вразрядку. 4) Переносы в заголовках не допустимы. 5)Большие
заголовки (более 40 символов) выполняются в несколько строк, каждая строка
должна иметь законченное смысловое значение. 6) Текст большого заголовка
выполняется через 1 м.и. 7)При написании текста через 1,5 м.и между текстом
и заголовком 1,5 м.и.8) Если на странице несколько заголовком, от текста до
след. заголовка делается дополнительный интервал. Подзаголовки - строчными
буквами по тем же правилам. Можно выделять письмом вразрядку,
подчеркиванием, заключением в кавычки или скобки.
3.Бланк и его виды.
Это чистый лист бумаги с нанесенными реквизитами. Существует 2 вида
бланков: для служ. писем и других док. Различие между ними состоит с том,
что на бланках для писем на определенных местах содержатся реквизиты:
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, №
счета в банке, № телефона и постоянная часть: ссылка на индекс и дату
входящего док. Бланки бывают двух форматов А4 и А5. с продольным и угловым
расположением реквизитов. Продольное расположение используют предприятия
или организации, имеющие многоступенчатую подведомственность.
Билет 9 1.Полеустановительный механизм.
Ограничивает движение каретки в обе стороны. На каретке есть
полеустановительная гребенка, на которой крепятся левый и правый
полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействует со звонковым
механизмом за два, три удара до окончания строки.
2.Абзац.
Это текст, состоящий из отдельных предложений, объединенных одной мыслью.
Любой текст начинается с абзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется
через 1 м.и то между абзацами делается дополнительный интервал.
3.Распоряжение.
Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом
коллегиального органа гос. управления, в целях разрешения оперативных
вопросов. Текст состоит из двух частей: 1) цели и причина издания
распоряжения. 2) перечисляются предписываемые действия. Начинается со слова
«предлагаю». Издается министерствами, организациями края, города, района.
Подписываются руководителем. Реквизиты: наименование структурного
подразделения, название вида док, дата, индекс, место составления или
издания, текст, визы.
Реферат на тему: Делопроизводство
С О Д Е Р Ж А Н И Е
Введение 3
1. Доверенность и ее реквезиты 4
2. Прием, учет кассационных жалоб и протестов 10
3. Докладная записка, справка. Их реквезиты 13
4. Приказ, порядок составление и его реквезиты 15
Список использованных источников: 22
Введение.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по
документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в
них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная
любым способом на любом материале, изданная или полученная любым
физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в
своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация»,
«делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными
системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого
труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в
учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы,
относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по
установленным правилам информации, необходимой для осуществления
управленческих действий. Состав управленческих документов определяется
компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле
документов. Единство правил документирования управленческих действий на
всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы
документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем
документации (УСД).
Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из
важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм,
своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого
и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также
представителей предприятий, учреждений и организаций.
1. Доверенность и ее реквизиты.
Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом
другому для представительства перед третьими лицами. Чаще всего
доверенность выдается для подтверждения полномочий добровольного
представительства. Однако если само добровольное представительство имеет в
основе договор между представляемым и представителем, то выдача
доверенности по своей юридической природе представляет собой одностороннюю
сделку, совершаемую по единоличному усмотрению представляемого лица.
Другими словами, для выдачи доверенности и приобретения ею юридической силы
не требуется согласие представителя.
В отличие от договора, регулирующего внутренние отношения между
представителем и представляемым, доверенность призвана обеспечить внешний
эффект представительства, а именно установить правовую связь между
представляемым и третьим лицом посредством действий представителя.
Знакомясь с доверенностью, третьи, которым она собственно и адресуется,
узнают, какими полномочиями обладает представитель.
Договор же или иной юридический факт, послуживший основой для выдачи
доверенности, как таковой третьих лиц не касается. Любые сделки и иные
юридические действия, совершенные представителем в рамках предоставленных
ему полномочий, носят для представляемого обязательный характер. В
частности, представляемый не может отказаться от исполнения заключенного на
основании доверенности договора, сославшись на то, что представитель,
нарушил заключенный между ними договор о представительстве, например,
отступил от данных ему указаний, если только они не были четко отражены в
договоре, но и в доверенности. Иными словами, в случае расхождения между
договором, определяющим внутренние отношения представляемого и
представителя, и выданной представителю доверенностью, права и обязанности
представляемого, вытекающих сделок, совершенных представителем с третьими
лицами, определяются полномочиями, зафиксированными в доверенности, а не в
договоре о представительстве (например, в договоре поручения).
Одно из основных требований, предъявляемых к доверенности, - ее форма.
Доверенность должна быть непременно письменной. Речь идет о доверенности,
выданной на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например,
сделок с недвижимостью), то она должна быть нотариально удостоверена.
Исключение из этого правила может быть предусмотрено в законе. Доверенность
на совершение сделки, требующей нотариального удостоверения, выдается в
нотариальной форме, если иное не предусмотрено законом.
Однако бывают случаи, когда письменные доверенности, особым образом
оформленные, способны заменить собой требуемое законом нотариальное
удостоверение. Такие случаи связаны с особым положением, в котором
оказались представляемые. В этот перечень входят:
1.) Доверенности лиц, которые находятся на излечении в госпиталях,
санаториях и других военно-лечебных учреждения. Такую сделку должен
удостоверить начальник учреждения, его заместитель по медицинской
части либо старший или дежурный врач.
2.) Доверенности военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником)
воинской части, соединения, учреждения или военно-учебного заведения.
В таком же порядке могут быть удостоверены теми же лицами доверенности
рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих при
условии, если часть, соединение, учреждение или военно-учебное
заведение расположены в местности, где отсутствуют нотариальные
конторы (нотариус и другие органы, в функции которых входит совершение
нотариальных действий).
3.) Доверенности лиц, которые находятся в местах лишения свободы (имеются
в виду заключенные), могут быть удостоверены начальником
соответствующего места лишения свободы.
4.) Доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, которые находятся
в учреждениях социальной защиты населения - домах для престарелых,
инвалидов и т.д., эти доверенности должны быть удостоверены
администрацией учреждения или руководителем либо заместителем
соответствующего органа.
5.) В случаях получения заработной платы и иных платежей, связанных с
трудовыми отношениями, выплаты вознаграждения авторам и изобретателям,
пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение
денежной, посылочной или иной корреспонденции могут быть представлены
доверенности, которые удостоверены либо организацией, в которой
представляемый (доверитель) работает или учится, либо жилищно-
эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо
администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он
находится на излечении.
К доверенностям предъявляются также и специальные требования
относительно их формы, например скрепление их печатью организации,
необходимо только тогда, когда на этот счет есть указание в законе или ином
правовом акте или соглашении сторон. В частности пунктом 5 статьи 185
Гражданского кодекса предусмотрено, что при выдаче доверенности от имени
юридического лица необходимо наличие, помимо соответствующей подписи, также
печати организации. Кроме того, установлено, что доверенность на получение
или выдачу денег либо других имущественных ценностей от имени юридического
лица, находящегося в государственной или муниципальной собственности,
должна быть скреплена второй подписью главного бухгалтера.
Доверенность по общему правилу подписывается руководителем.
Действительной является, однако, доверенность, подписанная и любым другим
лицом, если оно наделено соответствующими полномочиями учредительным
документом организации.
По содержанию и объему полномочий, которыми наделяется представитель,
различаются три вида доверенности:
1). Генеральные (общие) доверенности выдаются для совершения разнообразных
сделок и иных юридических действий в течение определенного периода
времени (например, доверенность, выдаваемая руководителю филиала
юридического лица);
2). Специальные доверенности выдаются на совершение ряда однородных сделок
или иных юридических действий. К ним относятся доверенности для
представительства в суде, арбитражном суде, на получение товарно-
материальных ценностей от грузоперевозчика и т.д.;
3). Разовые доверенности выдаются для совершения строго определенной
сделки или иного юридического действия.
Нотариус удостоверяет доверенности от имени одного или нескольких лиц,
на имя одного или нескольких лиц.
Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, подлежит нотариальному
удостоверению по представлении основной доверенности, в которой оговорено
право передоверия, либо по представлении доказательств того, что
представитель по основной доверенности вынужден к этому силою обстоятельств
для охраны интересов выдавшего доверенность. Доверенность, выданная в
порядке передоверия, не должна содержать в себе больше прав, чем
предоставлено по основной доверенности. Срок действия доверенности,
выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия
доверенности, на основании которой она выдана.
Гражданский кодекс устанавливает предельный срок доверенности, который
составляет три года. Доверенность, выданная на больший срок, будет
действительна только в течение трех лет. Отсутствие срока в доверенности не
влечет за собой утраты доверенностью юридической силы. Такая доверенность
действует один год. Однако со сроком связано другое, уже абсолютно
обязательное требование, нарушение которого влечет ничтожность
доверенности: наличие даты ее выдачи, однако существует исключение из
правил для доверенностей, выдаваемых с целью совершения действий за
границей. Если такая доверенность не содержит указания на срок ее действия,
то, будучи удостоверена нотариусом, она действует неограниченное время
вплоть до ее отмены представляемым.
Общее правило, относящееся ко всем случаям выдачи доверенности, состоит
в признании необходимым личного исполнения представителем предусмотренных в
ней действий. По указанной причине передать другому совершение
соответствующих действий на основе выдаваемой для этой цели доверенности
(передоверие) возможно только при наличии одной из двух предпосылок: либо в
самой доверенности предусмотрено право передоверия, либо представитель
вынужден силой обстоятельств передоверить исполнение поручения для охраны
интересов представляемого.
Независимо от того, получил ли представитель соответствующие полномочия
заранее или действовал по собственной инициативе, он обязан поставить в
известность о состоявшемся передоверии представляемого, сообщить ему
необходимые сведения о том, кому передано полномочие. Имеется в виду не
только место жительства и прочие данные, необходимые для установления
связи между представляемым и новым представителем, но и такие сведения,
которые характеризуют профессиональные и другие качества нового
представителя.
Передоверие осуществляется путем выдачи доверенности первоначальным
представителем новому представителю. К такой доверенности предъявляются два
требования:
во-первых, она должна быть нотариально удостоверена во всех случаях - даже
тогда, когда первоначальная доверенность была совершена в простой
письменной форме (исключение составляют доверенности на получение
заработной платы и др.);
во-вторых, поскольку полномочия лица, которому передоверено совершение
действий, производны от полномочий первоначального представителя,
доверенность, выданная при передоверии, не может выходить за рамки
существующих в первоначальной доверенности ограничений, включая срок
ее действия.
В данном случае руководствуются общим правилом для всего гражданского
права принципом: «никто не может передать другому больше прав, чем он сам
имеет».
Доверенность, выданная в подтверждение передоверия, может охватывать
все или только часть действий, порученных первоначальному представителю.
В основе доверенности лежат личные отношения сторон. По этой причине
доверенность признается автоматически прекращенной в случае смерти,
признания недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно
отсутствующим представителя или представляемого. Прекращается доверенность
соответственно и в случае прекращения юридического лица - представителя или
представляемого. По этой причине правопреемники (наследник либо
организация, к которой перешли права и обязанности представляемого -
реорганизованного юридического лица) должны с согласия представителя выдать
ему новую доверенность.
Особый, доверительный характер складывающихся между представителем и
представляемым отношений проявляется в том, что каждый из них вправе в
любое время отменить доверенность или передоверие и соответственно
отказаться от них. Поскольку указанное положение имеет конституирующее
значение для доверенности, Гражданский кодекс предусматривает, что
соглашение об отказе от права прекращения доверенности или передоверия
признается ничтожным.
Еще одно основание прекращения доверенности связано с ее срочным
характером. С истечением срока доверенности она прекращается, а значит, при
необходимости с согласия сторон должна быть выдана новая доверенность.
Необходимо также иметь в виду, что прекращение доверенности автоматически
влечет за собой прекращение передоверия.
Статья 189 Гражданского кодекса содержит определенные гарантии для
представителя и третьих лиц на случай отмены доверенности представляемым.
Эти гарантии состоят в том, что представляемый обязан поставить в
известность представителя и третье лицо, для представительства, перед
которыми выдана доверенность, о состоявшейся отмене. Данная обязанность
лежит и на правопреемниках представляемого в случае его смерти
(реорганизации юридического лица).
Правовые последствия прекращения доверенности наступают в момент, когда
представитель узнал или должен был узнать о прекращении доверенности.
Поэтому права и обязанности, возникшие до соответствующего момента,
сохраняют значение для представителя и правопреемников.
Заключенная после отмены доверенности сделка может быть оспорена
представляемым (его правопреемниками). Для этого им нужно доказать, что
третье лицо в момент совершения сделки знало или должно было знать о
состоявшейся отмене доверенности.
На представителя возлагается обязанность немедленно возвратить
доверенность представляемому. Эта обязанность выражается в совершении
юридических, а не фактических действий. По данной причине уничтожение
доверенности представителем приравнивается к ее возврату представляемому.
Образец доверенности в приложении №1.
2. Прием, учет кассационных жалоб и протестов.
Прием, учет жалоб и протестов производится в строгом порядке, за
исполнение которого лица, занимающиеся этим, несут персональную
ответственность. В приказе Минюста РФ от 16 июня 1994 г. N 19-01-88-94 "Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде"
четко определен порядок принятия, прохождения и учета документов в суде.
На жалобах и протестах лицо, принявшее жалобу или протест, отмечает
время их поступления в суд. К жалобе, полученной по почте, для определения
даты ее подачи приобщается конверт.
К протесту прокурора или жалобе потерпевшего по уголовному делу должно
быть приложено соответствующее число их копий для вручения каждому
осужденному или оправданному, чьи интересы затрагивают протест или жалоба.
О дне рассмотрения дела в кассационной инстанции (согласно полученному
из вышестоящего суда графику) лицу, подавшему жалобу, лично объявляется под
расписку на жалобе, а приславшему жалобу по почте направляется уведомление.
О принесении протеста или жалобы, а также о месте и времени
рассмотрения дела в кассационной инстанции извещаются участники процесса,
интересы которых затрагивают жалоба или протест.
Осужденные, содержащиеся под стражей, извещаются о подаче протеста или
жалобы, а также о времени рассмотрения дела через начальника
соответствующего места предварительного заключения. Осужденному или
оправданному вручается копия протеста или жалобы потерпевшего.
Лицам, участвующим в гражданском деле, вместе с извещением должна быть
направлена копия жалобы или протеста, а также копии приложенных к ним
письменных материалов.
Возражения или объяснения, поступившие на жалобу или протест по
уголовному или гражданскому делу, приобщаются к делу или в течение суток
направляются в дополнение к делу в вышестоящий суд.
По истечении срока, установленного для обжалования приговора, решения,
определения, а если поступили замечания на протокол судебного заседания, то
и после их рассмотрения в установленный законом срок, дело с жалобой или
протестом направляется в вышестоящий суд с сопроводительным письмом,
подписанным судьей.
В течение срока, установленного для обжалования приговора, решения,
определения и постановления, дело никем не может быть истребовано и выслано
из суда (статьи 328 УПК РСФСР и 289 ГПК РСФСР).
Вместе с уголовным делом канцелярия суда направляет в вышестоящий суд
заполненные судьей статистические карточки на подсудимого на всех лиц,
осужденных или оправданных по делу либо в отношении которых дело было
прекращено, а также на лиц, признанных судом невменяемыми. Контрольные
талоны статистических карточек направляются в установленном порядке органу
юстиции для контроля за результатами рассмотрения дела судом второй
инстанции.
По уголовному делу, в том числе прекращенному на основании статьи 50.1
УК РСФСР, по которому подсудимые совершили оконченные преступления,
связанные с причинением ущерба государственному и общественному имуществу,
вместе с делом в вышестоящий суд, кроме того, направляется заполненная
судьей карточка по учету сумм ущерба (Приложение N 4 к Инструкции по
статотчетности).
В случаях, когда вопрос о возмещении ущерба, причиненного
преступлением, рассматривается отдельно в порядке гражданского
судопроизводства, указанная карточка заполняется судьей, рассмотревшим
гражданское дело, иск по которому вытекает из уголовного дела, и вместе с
гражданским делом также высылается в вышестоящий суд.
Правильность оформления дела, направляемого в кассационную инстанцию,
проверяет судья.
Дата направления дела в кассационную инстанцию и дата возвращения дела
в суд, результаты кассационного рассмотрения отмечаются в учетно-
статистической карточке.
В суде могут быть заведены журналы учета уголовных и гражданских дел,
направленных на рассмотрение в кассационную и надзорную инстанции.
Копии судебных постановлений и сопроводительных писем по делам,
направленным в вышестоящую инстанцию, хранятся в специальной папке до их
возвращения.
Кассационные жалобы и протесты по гражданскому делу, при подаче
которых не были соблюдены требования, предусмотренные статьей 288 ГПК
РСФСР, хранятся при деле и в течение установленного судьей срока
контролируются. Копия определения судьи не позднее следующего рабочего дня
направляется лицу, подавшему жалобу или протест. Если недостатки, указанные
в определении, не будут устранены в назначенный судьей срок, эти жалобы и
протесты считаются не поданными и с сопроводительным письмом за подписью
судьи возвращаются лицам, подавшим жалобу или протест.
Кассационные жалобы или протесты по гражданским и уголовным делам,
поданные с пропуском срока, возвращаются лицам, подавшим жалобу или
протест.
Форма определения о принятии кассационной жалобы к производству
приведена в приложении №2.
Форма кассационной жалобы приведена в приложении №3.
3. Докладная записка, справка. Их реквизиты
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем
место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и
предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе
самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной
докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение.
Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.
В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место
факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки
предоставляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок,
начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит
от адресата.
Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.
Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем
бланке с заполнением следующих реквизитов:
- дата;
- индекс;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- адресат;
- текст;
- подпись.
Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее
составителем или руководителем структурного подразделения, печатается
на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится
реквизиты бланка:
- наименование структурного подразделения;
- вид документа (докладная записка);
- дата.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или
иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:
1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;
2) учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.
Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они
выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о
занимаемой должности и т.п.
Форма справки в приложении №4.
Форма докладной записки в приложении №5.
4. Приказ, порядок составление и его реквизиты
Приказ по основной деятельности является нормативным документом,
отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной
деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования,
реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования
структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия,
согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным
бухгалтером и подписываются директором предприятия.
Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным
за ведение делопроизводства.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не
указано другого срока.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и
содержат следующие реквизиты:
- наименование предприятия;
- наименование вида документа;
- дата;
- индекс;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст;
- подпись;
- визы;
- отметки об исполнении документа;
- отметка о переносе данных на машинный носитель.
Текст приказа состоит из двух частей:
1) констатирующей;
2) распорядительной.
Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов
и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями
учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе
единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач,
стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть
нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие
определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права
(например, о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом
распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он
издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их
структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п.
документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни
учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема,
перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель
ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения
принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной
организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого
круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все
распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из
них не может содержать положений, противоречащих закону.
Подготовка основных видов распорядительных документов в основном
аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий
различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат
коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия
(приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных
документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа,
согласование документа, подписание.
Процедура составления и оформления распорядительного документа должна
быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее
инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над
проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает
юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть
поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным
должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших
распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии)
привлекаться ученные или квалифицированные специалисты из числа
практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество
документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень
составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его
составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный
уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительного документа
может быть издание документа органами власти и управления, конкретное
поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и
распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на
учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать с
инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.
Первая стадия разработки проекта любого распорядительного
документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.
В зависимости от важности управленческого действия приступают к изучению
материалов по существу, прежде всего законодательных актов и решений
правительства, затем ведомственных нормативных документов, предшествующих
распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.
Изучение законодательных актов и правительственных документов
обеспечивает правовую основу документа, его направленность государственную
постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу
распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий,
заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта
распорядительного документа требует сбора необходимой информации по
существу поставленного вопроса. Для этого используется различные
информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и
объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив
необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко
определив цель издания распорядительного документа, приступают к
составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на
формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно
сделать это в черновике, а затем отредактировать и уточнить части в порядке
согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из
взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого
вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть
перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части
дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается
данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид
акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е.
приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть
необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать
разъяснения.
Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных
документах, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида
документа она начинается словами:
«постановляет» - в постановлении;
«решает» («решил») - в решении;
«предлагаю» - в распоряжении;
«приказываю» - в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения
его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю»,
«приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е.
они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть
документа от распорядительной части. Располагаются эти слова с отдельной
строки от нулевого положения табулятора.
Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К
формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие
требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее
изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных
толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять»,
«повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д.
Сформулированный таким образом текст, поручения расплывчат, проверка их
выполнения затруднительна.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру
действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель
(организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо,
например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.
Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно,
например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое
действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить»,
«зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и
т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему
предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации до-конкретных
исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов
исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для
каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа
помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению с
изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения
указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые
даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста
распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.
Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи
отлагательных существительных (например «О назначении...», «Об
утверждении...», «О введении...»), предмет (например, «Об итогах...», «О
мерах...»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания
приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и
предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении
изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное
расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на
новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в
которых предопределен не только состав, но и порядок расположения
информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на
работу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности,
вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его
оформлению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат
А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики,
наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа,
дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись
(подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов
является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит
согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование
осуществляется путем визирования при наличии постановления грифа
согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется
составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего
проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами,
ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты
документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно
согласовываются с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа
законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных
формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда,
прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное
подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы
или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре
проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное
заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При
этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий,
имен и отчеств.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись.
Приказы подписываются руководителем или его заместителем.
Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.
Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или
доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и
срок действия акта управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного
документа до исполнителя. Постановления Совета министров РФ публикуется в
Собрании Правительства РФ, а в случае необходимости широкого обнародования
доводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналогично
доводятся до сведения акты правительств других государств. Акты министерств
и государственных комитетов публикуются в Бюллетене нормативных актов
министерств и ведомств РФ - органе Министерства юстиции РФ и ведомственных
изданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в
соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.
Пример приказа показан в приложении №6.
Список использованных источников:
1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства:
Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд.
– М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
2. Стандарт предприятия СТП 37.172.168-99
3.
| |
