|
Реферат: Документированный процесс движения кадров (Менеджмент)
Документирование процессов движения кадров.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или
сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование
трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой
службе, входят документы различного функционального назначения: первичные
учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные (приказ), личные
(трудовая книжка), по социальному обеспечению (пенсионные) и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии, а
значит и на коммерческом, предусмотрено соответствующими
общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом
законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению
трудовых книжек и др.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы
движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:
- прием, перевод и увольнение работников;
- предоставление отпусков;
- командирование.
При приеме на работе фиксируются основные анкетно- биографические
данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация
может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы
движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-
биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.
Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в
статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в
связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный
срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д.
Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.
Предоставление отпусков работником предприятия осуществляется в
соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При
необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено
личное заявление с указанием причин переноса.
Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.
Командирование сотрудников предприятия; как правило, обосновывается в
докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего
специалиста) и оформляется приказом по личному составу.
При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут
предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о
реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки
руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем
оформляются приказы по личному составу.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от
приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов
оформляются на одинаковых бланках (см. приложения 34, 35). Тексты
большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и
глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности.
Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия:
принять. Назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить
отпуск, командировать и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по
личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном
сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под
какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение,
изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует
учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными
сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении
отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок
хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В
индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и
взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в
строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого
кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить,
перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при
приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие
имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта
приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу
определяется спецификой распорядительного действия.
Образец оформления приказа по личному составу дан в приложении 36.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от
приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы
используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом
количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или
регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства
справочно-поисковой работы).
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание,
кем подписан приказ.
С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу
рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К
порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение,
чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности.
Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию
кадровых приказов, например: № 28-к - приказ о движении кадров (прием,
перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км - о
командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о
работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется,
как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке,
разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование
структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат
(должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная
подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется
резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его
в дело. Образец личного заявления дан в приложении 37.
Трудовой контракт, как письменная форма трудового договора между
работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь
следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс,
место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух
подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой
хранится у работника. Примерная форма контракта дана в приложении 38.
Ведение трудовых книжек работников
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности
работника.
Трудовые книжки ведутся на, всех работников, проработавших свыше 5
дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных
работников при условии, если они подлежат государственному социальному
страхованию.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации
предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на
работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по
совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая
книжка не предъявляется.
Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации
справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из
рядов Вооруженных Сил - военный билет.
Оформление трудовых книжек.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией
предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня
приема на работу.
Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном
соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о порядке ведения
трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (последняя
редакция Инструкции была утверждена Госкомтруда СССР в 1986 г., частично
менялась в 1990 г.).
В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную
работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями,
присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, применяемые
трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные
правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие
поощрения в соответствии с действующим законодательством;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных
изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с
этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Все записи о приеме на
работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и
поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания
соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении
- в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать
тексту приказа по личному составу.
Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами
или пастой черного, синего или фиолетового цвета.
При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист,
содержащий сведения о работнике.
Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и
отчества инициалами) и дата Рождения указываются на основании паспорта или
свидетельства о рождении.
Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на
основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).
Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании
также производится на основании соответствующих документов (студенческого
билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).
Профессия или специальность указывается в трудовой книжке на основании
записи в документе о полученной специальности, профессии.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью
заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо,
ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия
(или печать кадровой службы). Образец заполнения титульного листа трудовой
книжки дан в приложении 43..
Внесение изменений в записи
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате
рождения производятся администрацией по последнему месту работы на
основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о
расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой
на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки. При этом
ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и записывается новая.
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки
трудовой книжки и заверяются подписью директора предприятия или специально
уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.
В таком же порядке, при необходимости, вносятся изменения в сведения об
образовании, профессии, специальности.
В случае выявления неправильной или неточной записи в сведениях о
работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и
др. исправление производится администрацией того предприятия, где была
внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы
обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись,
ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии -
вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное
предприятие.
Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную
работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать
подлиннику приказа. В случае утраты приказа или распоряжения либо
несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о
работе производится на основании других документов, подтверждающих
выполнение работ , не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления
внесенных ранее записей.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награжднениях», «Сведения о
поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных
неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после
указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе
3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то
профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа
администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. В
таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и
переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или
перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых спорову и
восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины
увольнения. Например, пишется: «Запись за М таким-то недействительна,
восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины
увольнения пишется: «Запись за М таким-то недействительна, уволен...» и
указывается новая формулировка.
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на
работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на
другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе
работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи,
признанной недействительной.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника все записи о работе, награждениях и
поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на предприятии,
заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного
им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.
Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день
увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику
выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем
увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне
увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую
книжку работника, а ранее внесенная запись одно увольнения признается
недействительной.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация
предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием
о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу
допускается только с согласия самого работника..
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его
ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их
требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о
работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется
«Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4
(указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном
порядке.
Дубликат трудовой книжки
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно
заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее, чем
через 15 дней после подачи заявления, администрация обязана выдать
работнику новую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с
надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим
правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и
«Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе,
а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании
ранее изданных приказов.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал рабочим
или служащим, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе
«Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже работы до
поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими
документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее
количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в
какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец
трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными
документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование
предприятия, где работал рабочий или служащий, а также функциональная
служба (отдел, цех, структурное подразделение) и должность (работа), на
которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на
другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается
соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина
увольнения, если в представленном работником .документе имеются такие
данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше
сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только
имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на
основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.
Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов,
подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное
предприятие.
При выдаче дубликата трудовой книжки работники кадровой службы должны
использовать соответствующие справки, выписки из приказов, личных дел,
личных карточек Т-2, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу
заработной платы и других документов, подтверждающих наличие трудового
стажа.
При отсутствии названных документов письменным свидетельством наличия
трудового стажа являются трудовые договоры с отметками об их исполнении, а
также расчетные книжки и членские билеты профсоюзов и учетные карточки
членов профсоюзов. По расчетным книжкам подтверждается период работы, за
который имеются отметки о выплате заработной платы, а по членским билетам и
учетным карточкам - период работы, за который имеются отметки об уплате
членских взносов.
Копии приказов по личному составу и других документов (или выписки из
них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати.
В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т.е. на
номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки
подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.
В исключительных случаях могут быть использованы справки, не имеющие
основания выдачи:
- справки предприятий и колхозов, выданные работнику в период его
работы (справки с места работы), и оставшиеся у работника;
- справки, выданные при увольнении с работы;
- справки, выданные колхозами, впоследствии прекратившими свою
деятельность.
В документах, подтверждающих трудовой стаж, могут быть указаны лишь
годы работы. В этих случаях за дату принимается: 1 июля соответствующего
года (при отсутствии числа и месяца) или 15 число соответствующего месяца (
при отсутствии числа).
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела,
изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы
выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность,
делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее
владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий
обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
Расчеты за трудовые книжки и их хранение
При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация
предприятия взимает с работника денежный взнос.
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или
вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного
хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам
стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат
трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при
увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от
остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные
трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по
истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в
установленном порядке.
Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое
количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Учет трудовых книжек
На предприятии должна вестись следующая документация по учету бланков
трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (согласно Инструкции по
ведению трудовых книжек):
а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей
к ним (приложение 45);
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение
46). В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с
получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с
указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией
предприятия (кассиром).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой
службой предприятия или лицом, ответственным за документационное
обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые
книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также
трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим
и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке Т-2 и книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны
быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора предприятия
и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии
Предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в
подотчет лицу, ответственному за документационное обеспечение кадровой
деятельности.
По окончании каждого месяца (квартала) бухгалтерия требует от
последнего отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о
суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с
приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении
бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется соответствующий акт
(приложение 47).
Споры по вопросам ведения трудовых книжек решаются в соответствии с
действующим законодательством.
Реферат на тему: Документы Акционерного общества
Содержание
| Введение |2 |
|1.Организационно - правовые документы АО |4 |
|1.1.Устав |5 |
|1.2.Положение о структурном подразделении АО |13 |
|1.3.Штатное расписание |16 |
|2.Распорядительные документы АО |18 |
|3.Информационно – справочные документы АО |19 |
|4.Документы по персоналу АО |20 |
|Выводы |21 |
|Список источников и литературы |22 |
| | |
| | |
| | |
Введение
Согласно Федеральному закону « О внесении изменений и дополнений в
Федеральный Закон "Об акционерных обществах" от 7 августа 2001 года
N 120-ФЗ, а также исходя из Федерального Закона " Об акционерных обществах"
можно дать четкое определение акционерным обществам:
Акционерное общество (АО) – коммерческая организация, уставной капитал
которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательные
права акционеров по отношению к акционерному обществу. Акционерное общество
является юридическим лицом с момента государственной регистрации и:
- имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на
самостоятельном балансе
- может осуществлять имущественные и личные неимущественные права
- может быть истцом и ответчиком в суде
- исполняет обязанности, необходимые для осуществления любых видов
деятельности, не запрещенных законом
- может заниматься лицензируемыми видами деятельности при наличии лицензии
- вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами
- должно иметь круглую печать
- вправе иметь штампы, бланки, эмблему зарегистрированный товарный знак.
По организационно – правовой форме АО подразделяются на Закрытое
акционерное общество (ЗАО) - акционеры которого имеют преимущественное
право приобретения акций, продаваемых другими акционерами, в порядке,
установленном Уставом АО и Открытое акционерное общество (ОАО) -
акционеры могут отчуждать свои акции без согласия других акционеров.
При переходе к рыночной экономике Россия отвела значительную роль
акционерным обществам, позволяющим участвовать в инвестиционном процессе
наряду с предпринимателями и значительному количеству простых граждан, а
так же способствующим перераспределению капиталов в экономике страны по
наиболее продуктивным сферам хозяйствования. Акционерное общество является
в настоящее время преобладающей по своему количеству организационно-
правовой формой коммерческих организаций.
С принятием первого в истории России Закона "Об акционерных
обществах", вступившего в действие с 1 января 1996 года, начался этап
формирования стабильной правовой базы Акционерных обществ.
Этот Закон определяет:
Правовое положение акционерных обществ:
* определяет порядок создания и правовое положение акционерного общества
* определят права и обязанности акционеров
* обеспечивает защиту прав и интересов акционеров
Сферу деятельности Акционерного общества:
* банковская деятельность
* инвестиционная деятельность
* страховая деятельность
* сфера услуг
* торгово – хозяйственная деятельность
Деятельность любого акционерного общества первоначально регулируют
организационно – правовые документы, к которым относятся :
Устав – свод правил, регулирующих деятельность акционерного общества,
его взаимоотношения с другими акционерными обществами, организациями,
предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной
сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Устав относится к обязательным учредительным документам при создании
акционерного общества.
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер
и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию,
обязанности и организацию работы системы акционерного общества.
Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях
установления правил, регулирующих организационные, финансовые,
технологические и иные стороны деятельности акционерного общества.
Штатное расписание – организационно – правовой документ,
устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе
подразделений( при наличии таковых) акционерного общества, а также размеры
их минимальной фиксированной месячной оплаты труда( оклада) в соответствии
с занимаемыми должностями.
Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально
регламентирующий вопросы повседневной деятельности акционерного общества.
Должностные инструкции – документ, устанавливающий для
сотрудника
(категории сотрудников) акционерного общества конкретные трудовые
обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
К обязательному перечню документации акционерного общества относятся
распорядительные документы, информационно – справочные документы, документы
по персоналу.
Для полного представления о функционировании акционерных обществ в
современной системе торгово – промышленных и деловых отношений предлагаю
рассмотреть примерную документацию Закрытого акционерного общества путем
анализа и сравнения.
1. Организационно – правовые документы
C разработки (рассмотрения) именно организационно – правовых
документов начинается жизнедеятельность акционерного общества.
Сейчас невозможно представить, как бы функционировала та или иная
организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк,
научно – исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный
магазинчик или престижное официальное издательство, без таких
фундаментальных вещей как собственный Устав, без положений, без штатного
расписания, без распорядка работы и без должностных инструкций.
Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно –
правовой деятельности любого акционерного общества.
Именно через организационно – правовые документы реализуется одна из
основных управленческих функций – организационная, в рамки которой
вписываются, в частности, юридическое оформление создания акционерного
общества в целом, а так же его структурных подразделений( при наличии
таковых), включая регулирование вопросов взаимодействия между ними,
формирование и регламентацию деятельности совещательных органов
акционерного общества, установление режима работы персонала, служб,
определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые
другие вопросы( Например: лицензирование определенных видов деятельности,
установление особого порядка работы и так далее).
Главное назначение организационно – правовых документов, исходя из
вышесказанного, можно определить как регламентация и документальное
оформление таких вопросов, как создание АО, установление его структуры,
штатной численности и состава ( как в целом, так и по структурным
подразделениям), порядок функционирования и взаимодействия структурных
подразделений АО (при наличии), установление правил внутреннего трудового
распорядка для сотрудников АО и порядка их действий при исполнении
повседневных трудовых обязанностей.
Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие
характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного
общества осуществляется реализация норм административного права, можно
также отметить следующее:
1.Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует
конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура
их проектирования, разработки, уточнения и согласования.
2.Ведение организационно – правовых документов в действие всегда
осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.
3.Организационно – правовые документы относятся к документам
бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены
(введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что
при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно
– правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет.
Значительно чаще ( среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых
документов уточняется.
4.Организационно – правовые документы – документы прямого действия,
затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
5.Для абсолютного большинства организационно – правовых документов
существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
6.Общие требования к оформлению организационно – правовых докум6нтов
остаются едиными для всех документов данной группы(обязательные реквизиты и
порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы
которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и
тому подобное).
1.1. Устав акционерного общества
Согласно статье №11 Федерального закона РФ "Об акционерных обществах"
от 26.12.95г. ( в редакции от 24 мая 1999 г.) Устав акционерного общества
должен содержать следующие сведения об АО, то есть основные разделы :
1. Общие положения АО.
2. Сведения об учредителях АО.
3. Виды деятельности АО.
4. Юридические права общества АО.
5. Сведения об акционерах, их права и обязанности.
6. Сведения об уставном капитале и имуществе АО.
7. Сведения о ценных бумагах АО.
8. Порядок выхода акционеров из общества и прием новых акционеров.
9. Порядок распределения прибыли и возмещения убытков. Резервный фонд АО.
10. Общее собрание акционеров.
11. Сведения о совете директоров АО.
12. Функциональные обязанности генерального директора АО.
13. Порядок работы ревизионной комиссии АО.
14. Порядок проведения аудиторской проверки АО.
15. Трудовой коллектив АО.
16. Учет и отчетность АО.
17. Реорганизация АО.
18. Порядок ликвидации АО.
Примерный Устав
закрытого акционерного общества
1. Общие положения
1.1.Закрытое акционерное общество ________, именуемое в дальнейшем
"Общество", учреждено Договором о создании от " " _____ 200__г. решением
учредительного собрания от " " ______ 200__г. в соответствии с действующим
законодательством для совместной деятельности по производству
продукции(выполнения работ оказания услуг) в целях удовлетворения
общественных потребностей и получения прибыли.
1.2.Полное официальное наименование общества:
Закрытое акционерное общество ______________________________.
Краткое фирменное наименование Общества: ЗАО_______________.
1.3.Общество является юридическим лицом по действующему
законодательству Российской Федерации и приобретает права юридического лица
с момента его государственной регистрации.
Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на
его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и
осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести
обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество имеет балансовые счета, открываемые на в установленном
порядке, круглую печать, содержащую полное фирменное наименование Общества
на русском языке и указание на его местонахождение, а также штампы и бланки
со своим наименованием, товарный знак и другие средства идентификации.
1.4.Общество осуществляет хозяйственную деятельность на основе
самофинансирования и самоокупаемости.
1.5.Общество несет ответственность по своим обязательствам всем
принадлежащим ему имуществом.
1.6.Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров.
Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков,
связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций.
Акционеры, не полностью оплатившие акции, несут солидарную
ответственность по обязательствам Общества в пределах неоплаченной части
стоимости принадлежащих им акций.
Государство и его органы не несут ответственности по обязательствам
Общества, равно как и Общество не отвечает по обязательствам государства и
его органов.
1.7.Место нахождения Общества: ___________________________________
2. Учредители общества
2.1. Учредителями Общества являются :
Юридические лица _______________________________________________
(наименование, местонахождения, банковские
реквизиты,
________________________________________________________________
дата и номер решения о регистрации)
Граждане РФ ____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место жительства)
________________________________________________________________
Учредители Общества являются его акционерами.
3. Виды деятельности
3.1.Общество осуществляет следующие виды деятельности:
а)______________________________________________________________
б)______________________________________________________________
в)______________________________________________________________
г)______________________________________________________________
д)______________________________________________________________
е)______________________________________________________________
В установленных действующим законодательством случаях для
осуществления определенных видов деятельности Общество получает специальные
разрешения (лицензии).
3.2.Общество занимается внешнеэкономической деятельностью по
указанным в п. 3.1. видам в порядке, предусмотренном действующим
законодательством.
4. Юридические права общества
4.1.Для осуществления хозяйственной деятельности и реализации
поставленных целей Общество имеет следующие права:
4.1.1. владеть, пользоваться и распоряжаться принадлежащим ему
имуществом;
4.1.2. совершать сделки, предусмотренные действующим
законодательством;
3. учреждать и участвовать в деятельности иных юридических лиц;
4. учреждать филиалы, представительства на территории Российской
Федерации и за рубежом;
5. объявлять самостоятельно цены (тарифы) на продукцию, работы,
услуги, кроме случаев, когда установлены государственные цены (тарифы);
6. получать кредиты в банках России и за рубежом;
7. осуществлять расчеты в наличном и безналичном порядке;
8. покупать и продавать валюту в установленном действующим
законодательством РФ порядке;
9. осуществлять другие права в соответствии с действующим
законодательством и уставом Общества.
5. Акционеры, их права и обязанности
5.1.Акционерами Общества могут быть юридические лица, российские и
иностранные граждане.
5.2.Акционер Общества имеет следующие права:
5.2.1. участвовать в управлении Обществом в порядке, предусмотренным
уставом;
5.2.2. на получение дивидендов;
5.2.3. на получение части имущества Общества, в случае его
ликвидации;
5.2.4. получать информацию о деятельности Общества;
5.2.5. преимущественного получения акций, продаваемых другими
акционерами Общества;
5.2.6. отчуждать свои акции другим акционерам или третьим лицам с
согласия других акционеров;
5.2.7. иные права, предусмотренные уставом и действующим
законодательством;
5.3. Акционер Общества несет следующие обязанности:
5.3.1. оплачивать акции в порядке и сроки , предусмотренные настоящим
уставом, решениями общего собрания акционеров;
5.3.2. не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну;
5.3.3. другие обязанности, предусмотренные настоящим уставом и
действующим законодательством.
6. Уставной капитал,
имущество
6.1.Уставной капитал состоит из номинальной стоимости акций
Общества, приобретенных акционерами, и равен ____________ рублей,
разделенных на ____________ именных обыкновенных акций, обыкновенных акций
номинальной стоимостью _____________ рублей каждая.
6.2. Уставной капитал Общества распределяется на момент
учреждения в следующем
порядке:____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, общая сумма вклада,
______________________________________________________________________
количество приобретаемых акций, вид вклада)
В дальнейшем вкладом акционера могут быть ______________________________
(указать вид вклада)
6.3. До момента регистрации учредители Общества оплачивают не менее
50% принадлежащих им акций, остальная часть акций подлежит оплате в течение
первого года деятельности Общества.
6.4. Уставной капитал может быть уменьшен по решению общего собрания
акционеров путем уменьшения номинальной стоимости акций либо путем покупки
части акций в целях сокращения их общего количества.
6.5. Имущество Общества формируется за счет следующих источников:
- вкладов акционеров в уставной капитал;
- доходов от хозяйственной деятельности Общества;
- иных источников.
6.6. Имущество Общества ( в том числе переданное акционерами в виде
вклада в установленный капитал) принадлежит ему на праве собственности.
7. Ценные бумаги
7.1. Общество на момент учреждения выпускает только обыкновенные
именные акции, в дальнейшем оно может выпускать обыкновенные и
привилегированные акции. При этом доля привилегированных акций в общем
объеме уставного капитала Общества не превышать 25%.
7.2. Акционерное общество ведет реестр акционеров Общества, в котором
указываются сведения о каждом зарегистрированном лице, количестве и
категориям (типам) акций, записанных на имя каждого зарегистрированного
лица, иные сведения.
7.3. Акционеру, полностью оплатившему свои акции, выдается сертификат
акций.
7.4. Акционер Общества может отчуждать полностью или частично свои
акции, в случае их оплаты, с согласия других акционеров акционеру Общества
или иным лицам. Решение о передаче акций принимается на общем собрании
акционеров.
7.5. Общество вправе выпускать облигации после полной оплаты всех
выпущенных акций. Номинальная стоимость всех выпущенных облигаций не должна
превышать 25 % от размера уставного капитала общества.
8. Порядок выхода акционеров из Общества и прием новых акционеров
8.1.Выход акционера из Общества осуществляется добровольно на основании
заявления акционера, поданного в адрес общего собрания акционеров за один
месяц до предполагаемого выхода.
8.2.Выбывшему акционеру выплачивается стоимость акций и причитающаяся
ему часть прибыли, полученная Обществом в данном году, до момента его
выхода.
8.3.При реорганизации акционера – юридического лица или смерти
акционера – физического лица правопреемники (наследники) становятся
акционерами Общества.
9. Порядок распределения прибыли и возмещения убытков.
Резервный фонд.
9.1.Балансовая и чистая прибыль Общества образуется в порядке,
предусмотренном действующим законодательством.
9.2.Общество из полученной прибыли выплачивает налоги и иные
обязательные платежи, после чего формируются фонды Общества, порядок
формирования и использования которых определяется решениями общего собрания
акционеров. После формирования фондов прибыль направляется на выплату
дивидендов акционерам.
9.3.Дивиденд выплачивается (ежеквартально, раз в полгода или раз в
год).
9.4.В обществе создается резервный фонд в размере __________ руб.;
который формируется путем обязательных ежегодных отчислений _______ %
налогооблагаемой прибыли до достижения размера, установленного настоящим
уставом (но не менее 15% от уставного капитала Общества).
9.5.Резервный фонд Общества предназначен для покрытия его убытков, а
также для погашения облигаций общества и выкупа акций Общества в случае
отсутствия иных средств. Резервный фонд не может быть использован для иных
целей.
10. Общее собрание акционеров
10.1.Высшим органом управления Общества является общее собрание
акционеров, состоящее из акционеров и (или) их представителей, действующих
на основании доверенности.
10.2.Раз в год, не ранее чем через два месяца и не позднее чем через
шесть месяцев после окончания финансового года Общества, проводится годовое
общее собрание акционеров.
10.3.Сообщение акционерам о проведении общего собрания акционеров
осуществляется путем направления им заказного письма не позднее чем за
тридцать ней до даты проведения общего собрания акционеров.
10.4.Общее собрание акционеров ведет председатель совета директоров или
генеральный директор.
10.5.Голосование на общем собрании акционеров осуществляется по
принципу "одна голосующая акция – один голос". Голосование осуществляется
бюллетенями для голосования.
11. Совет директоров
11.1.Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью
Общества.
11.2.В компетенцию совета директоров входит решение вопросов общего
руководства деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к
исключительной компетенции общего собрания акционеров.
11.3.Из состава совета директоров избирается его председатель
большинством голосов от общего числа членов совета директоров сроком на
один год.
11.4.Совет директоров проводит заседания по мере необходимости, но не
реже одного раза в месяц.
11.5.Заседание признается правомочным, если в нем участвует не менее
половины от числа избранных членов совета директоров.
12. Генеральный директор (правление)
12.1.Руководство текущей деятельностью общества осуществляет
генеральный директор, назначаемый общим собранием акционеров.
12.2.К компетенции генерального директора относятся все вопросы.
12.3.Генеральный директор организует выполнение решения общего собрания
акционеров, совета директоров.
12.4.Генеральный директор без доверенности действует от имени общества,
в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества,
утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательными для
исполнения всеми работниками общества.
12.5.Права и обязанности генерального директора определяются
действующим законодательством и договором, заключаемым между ним и
обществом.
13. Ревизионная комиссия (ревизор)
13.1.Контроль за финансовой хозяйственной деятельностью общества
осуществляется ревизионной комиссией, избираемой общим собранием акционеров
в количестве _______ человек из числа акционеров.
13.2.Ревизия финансово-хозяйственной деятельности общества
осуществляется по итогам д6еятельности общества за год.
13.3.Порядок деятельности ревизионной комиссии определяется Положением
о ревизионной комиссии.
14. Аудит
14.1.Общество может заключить договор со специальной
организацией, не связанной имущественными интересами с Обществом или его
участниками, для проведения проверки и подтверждения годовой финансовой
отчетности.
14.2.Внутренний аудит осуществляется ревизионной комиссией.
15. Трудовой коллектив
15.1.Трудовой коллектив Общества составляют российские и иностранные
граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основании
трудового договора (контракта).
15.2.Трудовой коллектив Общества комплектуется в соответствии со
штатным расписанием.
15.3.Условия оплаты труда, режим работы и отдыха работающих в
Обществе граждан, их социальное обеспечение, социальное страхование
регулируются трудовыми договорами (контрактами) и нормами действующего
законодательства.
16. Учет и отчетность
16.1.Общество обязано вести бухгалтерский учет и представлять
финансовую отчетность в порядке, установленном действующим
законодательством.
16.2.Вся ответственность за организацию учета и отчетности
возлагается на генерального директора.
16.3. Годовой отчет Общества подлежит предварительному утверждению
советом директоров не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового
общего собрания акционеров.
17. Реорганизация Общества
17.1.Общество может быть добровольно реорганизовано по решению общего
собрания акционеров.
17.2.Общество считается реорганизованном с момента государственной
регистрации.
17.3.Общество не позднее 30 дней с даты принятия решения о
реорганизации в письменной форме уведомляет об этом своих кредиторов.
18. Ликвидация Общества
18.1.Ликвидация Общества влечет за собой его прекращение без перехода
прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.
18.2.Общество может быть ликвидировано добровольно или по решению суда
по основаниям, предусмотренным действующим законодательством.
18.3.Общее собрание акционеров принимает решение о ликвидации Общества
и назначение ликвидационной комиссии.
18.4.Ликвидация Общества считается завершенной, а Общество –
прекратившим существование с момента внесения органом государственной
регистрации соответствующей записи в Единый государственный реестр
юридических лиц.
Утвержден Решением Совета директоров ЗАО"________________
Наряду с вышеперечисленными в устав акционерного общества могут быть
включены и иные разделы, содержание которых будет прежде всего отражать
особенности порядка функционирования организации.
Внесение изменений и дополнений в устав Общества или утверждение
устава осуществляется по решению общего собрания акционеров, принятого
большинством в три четверти голосов акционеров – владельцев голосующих
акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, а в специально
предусмотренных случаях, - на основании решения общего собрания акционеров,
принятого большинством голосов принимающих участие в общем собрании
акционеров, или решения совета директоров Общества.
Отдельного комментария заслуживает порядок оформления устава
акционерного общества: сразу же после утверждения устава он подлежит
регистрации в соответствующем разрешительном органе. Отметка о регистрации
устава не входит в число обязательных реквизитов. Однако, именно ее наличие
придает документу окончательную юридическую силу, узаконивая существование
и функционирование АО. Отметка включает в себя полное официальное
наименование разрешительного органа, дату регистрации и присвоенный
документу государственный регистрационный номер. При этом следует иметь в
виду, что процедура утверждения устава АО происходит, как правило, на общем
собрании его соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в
графе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа
документа:
У Т В Е Р Ж Д Е Н
Решением общего собрания акционеров
Закрытого акционерного общества
"__________________"
(протокол № ____ от 00.00.0000г.)
2. Распорядительные документы
акционерного общества
К распорядительным документам акционерного общества, издаваемым
генеральным директором относятся приказы.
Приказ – распоряжение руководителя организации, основной
распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного
управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными.
Приказы могут издаваться устно и письменно.
Характеризуя данный вид служебных документов, относящихся большей
частью к внутренней служебной переписке, можно выделить среди них:
* ежегодные приказы;
* повседневные приказы;
* чрезвычайные приказы;
* специальные приказы;
* прочие приказы.
Ежегодные приказы служат для общей регламентации работы АО в течении
года. В соответствии с содержанием таких приказов генеральный директор
определяет (уточняет) распорядок дня, регламент рабочих служб, объявляет
состав постоянно действующих комиссий, порядок организации охраны,
пропускного режима и т.д.
Годовой приказ дополняется большим количеством приложений к нему.
Повседневный приказ издается для регламентации повседневной
деятельности АО, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение
сотрудников по службе, убытие сотрудников в отпуска, командировки и т.п.,
организация сверхурочных работ.
Повседневные приказы издаются за подписью генерального директора
Общества ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления
сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо "отдавать" именно
приказом по организации.
Чрезвычайные приказы издаются для регламентации деятельности АО в
какой-то чрезвычайный период. Содержание таких приказов предельно конкретно
определяет порядок действий должностных лиц, нередко наделяя их
дополнительными (чрезвычайными) полномочиями.
Специальные приказы издаются для регламентации деятельности
организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах
отражаются вопросы финансово-экономической деятельности АО по тем или иным
направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-
экономической деятельности организации, например связанные с выплатой
денежного вознаграждения по итогам года или квартала и т.п.
3. Информационно – справочные документы АО
К информационно-справочным документам относятся прежде всего входящая
документация, исходящая документация, и конечно же внутренняя переписка.
Входыящая документация и исходящая документация составляют основу
деловой переписке в деятельности АО. Вся документация составляется в
соответствии с необходимыми реквизитами.
Входящая документация подвергается следующему виду обработки:
1. Поступление документации в АО
2. Сортировка писем (с отметкой "конфиденциально" и "лично в руки")
3. Регистрация (проставление штампа) простых писем, отправка личных
писем в руки
4. Регистрация документации в журнале
5. Рассмотрение писем генеральным директором
6. Проставление резолюции в журнале
7. Направление документов на исполнение согласно резолюции
Исходящая документация:
1. Составление проекта документа
2. Корректировка документа
3. Визы согласования документа
4. Подписание документа генеральным директором
5. Регистрация документа
6. Подшив второго экземпляра (копии) в дело
Внутренняя переписка. К внутренней переписке относятся докладные и
пояснительные записки, которые создаются работниками Общества с целью
посвящения генерального директора в производственные вопросы, а также в
случае необходимости в личные. Внутренняя переписка также может
подвергаться регистрации. Генеральный директор в праве давать положительные
ответы и результаты на внутренние письма, а также отклонять их.
Выводы
В данной курсовой работе было рассмотрено документационное обеспечение
деятельности Акционерного Общества. Одним из наиболее важных документов в
деятельности Акционерного Общества является Устав, поэтому его рассмотрение
в работе заняло центральное место. Именно Устав регулирует все виды
деятельности АО: финансовую, хозяйственную, правовую. Наряду с Уставом
важную роль в жизни АО играют распорядительные документы, регулирующие
повседневную жизнедеятельность всех сторон АО.
Список источников и литературы
1.Акционерные общества. Образцы документов. Комментарии.,
Под редакцией Подобед М.А. М.,"Издательство ПРИОР"., 2001г.
2.Андрюшенко В.И.,Книга акционера для чтения и принятия решений.,
М.Фин. и ста – ка.,2001г.
3.Кузнецова Т.В. Делопроизводство М., "ЮНИТИ – ДАНА" 2001г.
4.Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления М.,
"РДЛ" 2000г.
5.Закон РФ "Об акционерных обществах" № 120 – ФЗ от 7 августа 2001 г.(
в новой редакции с изменениями и дополнениями).
| |
