|
Реферат: Microsoft Excel 97 (Программирование)
Лекція №
ТЕМА: ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕСОРА
Microsoft Excel 97 для Windows
1. Запуск Microsoft Excel.
Існують кілька варіантів Microsoft Excel для Windows, подальший матеріал
орієнтований на русифіковану версію 8.0. Для запуску програми Excel слід
виконати команду Пуск/Програми/Місгоsoft Excel Windows-95, після чого на
екрані з'явиться вікно процесора Excel.
2. Вікно процесора Excel
У типовому варіанті вікно Excel має вигляд, наведений на малюнку. Вікно
містить ряд типових елементів.
2.1. Рядок заголовка (верхній рядок вікна) містить назву програми
"Microsoft Excel". Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню.
Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, відновлення та закриття
вікна.
2.2. Рядок меню розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти:
"Файл" — робота з файлами книг (створення, збереження, відкритті) файлів,
друкування файлів книг);
"Правка" — редагування книг;
"Вид" -перегляд книг;
"Вставка" — вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та інші типів даних;
"Формат" — форматування книг (встановлення параметрі форматів таблиць);
"Сервис" — сервісні функції (встановлення параметрі настройки Excel);
"Даннме" — робота з базами даних;
"Окно" — робота вікнами книг;
'' ?'' — виклик довідкової інформації.
Кожний пункт меню має вертикальне підменю. Для відкриття меню слід
натиснути клавішу [Alt] або [FIO]. Робота з меню аналогічна тій що ми
розглядали при вивченні Windows. 5. В Word існує ще один спосіб виклику
команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному тексті, слові призводить
до виведення на екран контекстного меню. Це меню містить команди, які можна
застосувати до виділеного об'єкту.
Користувач має змогу відмітити останню введену команду, виконавши
команду Правка/Отменить.
2.3. Панелі інструментів. Під рядком меню розміщуються звичайно панелі
інструментів. Панелі інструментів — це рядок кнопок, при натискуванні на
які виконується певна дія. Для натискування кнопки слід клацнути мишею по
кнопці. При фіксації курсора миші на кнопці під нею з'являється її назва, а
в рядку стану — коротка довідка про призначення кнопки. Ряд кнопок дублюють
відповідні пункти меню. Однак користуватись кнопками панелі значно швидше і
зручніше. Excel забезпечує користувача декількома панелями» інструментів.
Для вибору потрібної панелі слід скористатися командою Вид/Панель
инструментов. При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Панелін
инструментов, у списку якого можна вибрати необхідні панелі. За
замовчуванні ням Excel виводить на екран панелі інструментів Стандартная і
Форма-тирование.
2.4. Рядок формул. Під панеллю інструментів розміщується рядок формул.
Призначення полів цього рядка буде розглянуто пізніше.
2.5. Рядок стану. Цей рядок розміщується у нижній частині вікна Excel. У
цей рядок виводиться інформація про хід виконання деяких операцій.
Слід відзначити, що загальний вигляд вікна Excel і наявність деяких
елементів залежать від параметрів, встановлених командами Сервис/Парамет-
рьі і Вид.
2.5. Довідкова система. В будь-який момент роботи з Excel користувач може
одержати довідку декількома способами. Для одержання довідки про команду
або елемент екрана слід натиснути кнопку '' ?'' стандартної панелі
інструментів, встановити курсор миші (який при цьому набере форму знака
питання) на вибраний елемент і натиснути кнопку миші. Короткий опис кнопок
панелі інструментів відображається в рядку стану при установці на них
курсора миші. Кожне вікно діалогу також містить кнопку ?, при натискуванні
якої виводиться довідка про елемент вікна. Ширші можливості відкриваються
при використанні пункту ''?'' основного меню.
3. Вікно діалогу.
Для виконання деяких команд потрібно вводити допоміжну інформацію. Так,
для виконання команди Файл/Открнть необхідно вказати дисковод, каталог та
ім'я файла. Для введення такої інформації використовуються вікна діалогу.
Вікно діалогу містить ряд елементів: кнопки, списки, прапорці,
перемикачі, рядки введення. Ці елементи розміщуються за тематичними
групами, які називають полями. Групи мають заголовки, що закінчуються
двокрапкою. Перехід від групи до групи здійснюється або за допомогою миші,
або при: натискуванні клавіші [ТАВ].
В разі введення допоміжної інформації у вікно діалогу здійснюється
встановлення прапорців і перемикачів, вибір елементів із списка, введення і
редагування тексту в полях введення.
В правій частині або внизу вікна розміщені кнопки управління діалогом.
Кнопка ОК (клавіша [Enter]) закінчує діалог з підтвердженням усіх змін,
після цього Word виконує команду.
Кнопка ОТМЕНА (клавіша [Esc]) анулює всі зміни; діалог закінчується, але
відповідна команда не виконується.
Крім кнопки ОК і ОТМЕНА в цьому вікні залежно від призначення
конкретного вікна можуть бути й інші кнопки управління діалогом.
Вікна діалогу також мають поля, назви яких закінчуються трикрапкою. При
вибиранні такого поля розкривається наступне вікно, в якому також можна
встановити певні параметри.
4. Вікна книг. Робота з аркушами книг.
Документи, що створюються у середовищі Excel, називають книгами. Кожна
книга складається з листів таких типів:
. робочі листи або просто листа
. листи діаграм;
. листи макросів;
. листи модулів, написаних мовою Visual Basic
. листи діалогу.
У рамках даного розділу розглядаються тільки листи першій двох типів.
4.1. Робочі листи — це електронні таблиці, що складаються з колонок і
рядків Максимальне число колонок таблиці — 255, рядків — 16384. Колонки
позначаються зліва направо літерами: перші 26 — літерами А ... Z, наступні
26 -
літерами AA—AZ і так далі до останньої, 255 колонки, яка позначається
літерами IV.
Рядки позначаються зверху вниз цифрами від 1 до 16384. На перетив колонки
і рядка розміщуються клітинки. Позначення (адреса) клітинок складається з
позначення колонки та рядка (В3).
В Excel може одночасно існувати кілька вікон книг. Для маніпуляцій
вікнами використовують меню Окна. У кожний момент часу одне з вікон
активним, воно виводиться на перший план і може закривати інші вікна.
Користувач може встановлювати розмір і положення кожного вікна традиційними
для Windows способами.
Вікно має ряд типових елементів:
Заголовок вікна розміщується зверху і включає ім'я книги. Ліворуч в імені
розміщена кнопка виклику управляючого меню. Праворуч розміще: відповідно
кнопки згортання, відновлення і закриття вікна.
Список листів книги розміщується ліворуч у нижньому рядку вікна. Цей
список містить імена (ярлики) листів. Якщо книга включає багато листів, то
список можна гортати за допомогою кнопок прокрутки, які розміщені ліворуч
від списку. За замовчуванням робочим листам присвоюється ім'я Лист...,
листам діаграм — ім'я Диаграмма .... Один із листів книги є активним (його
ім'я виводиться інверсним кольором).
Якщо активним е робочий лист, то під рядком заголовка вікна розміщується
електронна таблиця активного листа. Електронна таблиця містить імена
колонок і номера рядків, клітинки, а також горизонтальну і вертикальну
смуги прокрутки
Одна з клітинок таблиці виділена темною прямокутною рамкою. Це так'
званий табличний курсор. Колонку, рядок і клітинку, в якій знаходиться
табличний курсор, називають відповідно активною колонкою, активним рядком і
активною клітинкою. Адреса активної клітинки виводиться у лівій частині
рядку формул.
Табличний курсор можна переміщувати по таблиці за допомогою клавіш
керування корсором або за допомогою миші (клацнути мишею по клітинці, на
яку треба перемістити табличний курсор). Для прокрутки клітинок листа
використовують елементи лінійок прокрутки. При прокрутці адреса активної
клітинки не змінюється.
Якщо активним є лист діаграми, то у вікні виводиться відповідна діаграма.
Користувач може зробити активним будь-який лист книги. Для цього слід
клацнути мишею по ярлику листа у списку ярликів листів.
4.2. Переіменування листів. Імена, які Excel присвоює листам за
замовчуванням, малоінформативні. Користувач може змінити ім'я активного
листа, виконавши команду Формат/Лист/Переименовать або клацнувши правою
кнопкою миші і вибравши команду Переименовать із контекстного меню. При
цьому на екран виводиться діалогове вікно Переименование листа, в полі Имя
листа якого можна ввести нове ім'я.
4.3. Розподіл вікна. На екран виводиться лише частина клітинок активного
вікна. Розподіл вікна на дві або чотири частини дозволяє оглядати різні
частини одного і того ж листа.
Для розподілу вікна слід виконати команду Окно/Разделить. Розподіл
здійснюється за місцем розташування активної клітинки. Кожна частина вікна
має свої смуги прокрутки. Для відміни розподілу слід виконати команду
Окна/Снять разделение або двічі клацнути мишею по роздільнику вікна.
4.4. Закріплення заголовків рядків і колонок. Робочі листи часто мають
велику кількість стрічок і стовпців, тому при перегляді нижньої частини
листа , заголовок зникає з екрана. Для закріплення колонки чи рядка слід
перемістити табличний курсор під рядок і праворуч від колонки, яку потрібно
закріпити, і виконати команду Окно/Закрепить Область. Excel вставляє темну
рамку для помітки закріпленого рядка і колонки. Цей рядок і колонка
залишаються видимими при переміщенні по всьому листу. Для зняття
закріплення слід виконати команду Окно/Снять закрепление областей.
5. Створення відкриття і збереження файлів книг
Створення. Для створення нового файла книги можна виконати команду
Файл/Создать або натиснути кнопку Создать на панелі інструментів
Стандартная.
При використанні команди на екрані з'явиться вікно діалогу Создание
документа.
Відкриття файлів. Для відкриття файлів використовують команду
Файл/Открнть або кнопку Открнть панелі інструментів Стандартная.
Збереження файла. У меню Файл є п'ять команд, які дозволяють зберегти
файл: Сохранить, Сохранить как, Сохранить рабочую область, Закрить і Внход.
Кожна з цих команд має свою специфіку. Команду Сохранить как звичайно
використовують при першому збереженні файла, а команду Со-хранить для
збереження змін у існуючому файлі. Аналогічно команді Со-хранить діє кнопка
Сохранить на панелі інструментів Стандартная. При виборі команд Закрить або
Виход Excel завжди запитує про необхідність збереження змін.
Команда Файл/Сохранить рабочую область відкриває вікно діалогу Со хранить
рабочую область. Це вікно дозволяє зберегти поточний стан сере довища Excel
(розміщення всіх відкритих книг, встановлені параметри). 3а замовчуванням
робоча область зберігається у файлі Resume.xlw, але можна використати будь-
яке інше ім'я.
При виборі команди Файл/Свойства Excel виводить вікно діалогу Свойства де
можна вказати загальні відомості про книгу (автор, назва, організація та
ін.)
6. Введення і редагування даних
Для введення або редагування даних у яку-небудь клітинку таблиці слід
зробити цю клітинку активною. Перед введенням можна вибрати кнопками панелі
інструментів Форматирование шрифт у списку Шрифт, його розмір, а також тип
шрифту (жирний, курсив, підкреслення). Вводити дані в активну клітинку
можна безпосередньо у полі самої клітинки (для цього слід клацнути двічі
мишею по клітинці або натиснути клавішу F2) чи в полі рядка формул (для
цього слід клацнути мишею по рядку формул). Символи можуть вводитись у
режимі Замена або Вставка. Натискування клавіші [Enter] завершує введення
та редагування даних у клітинці, а клавіші [Esc] — відміняє його.
Цікавою особливістю введення в Excel є автовведення. Ця функція працює
при встановленому прапорці Автозаполнение значений ячеек вкладки Правка
діалогового вікна Параметри. При введенні даних у цьому режимі Excel
намагається угадати, що вводиться, і допише свій варіант до кінця. Якщо
користувач згодний з цим варіантом, то слід просто натиснути клавішу
[Enter]. В іншому випадку слід продовжити введення, ігноруючи пропозицію
Excel.
7. Робота з діапазоном.
7.1. Виділення діапазону клітинок. Більшість команд Excel оперують з
активною клітинкою або виділеним діапазоном клітинок.
Для виділення суміжного діапазону клітинок (клітинки складають єдиний
прямокутник) слід клацнути курсором по одній з кутових клітинок діапазону і
протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті клітинок
діапазону, підсвічуючи їх.
При використанні клавіатури для виділення діапазону слід, утримуючи
клавішу [Shift], клавішами переміщення курсора виділити потрібний діапазон.
Для виділення колонки або рядка слід клацнути мишею по заголовку колонки
або номеру рядка. Для виділення декількох колонок або рядків слід натиснути
клавішу [Ctrl] і, не відпускаючи її, клацнути по колонках і рядках, які
треба виділити..
Для виділення несуміжного діапазону клітинок слід, утримуючи натисну-тою
клавішу [Ctrl], пересувати курсор миші по клітинках, які потрібно
виділити..
Виділити всі клітинки можна за допомогою команди Правка/Виделить все.
Клітинки виділеного діапазону відображаються інверсним кольором, за
винятком активної клітинки, яка зберігає звичайний колір і рамку.
Для зняття виділення слід клацнути мишею на клітинці, яка знаходиться
поза виділеним діапазоном. Широкі можливості у виділенні надає вкладка
Вьіделение группн ячеек вікна діалогу Перейти, яке відкривається командою
Правка/Перейти. Опції цієї вкладки дозволяють виділити порожні клітинки,
клітинки, що містять константи, формули і т.д.
Переміщувати табличний курсор всередині виділеного діапазону можна так
само, як і в невиділеному діапазоні, але при цьому слід утримувати
натиснутою клавішу [Ctrl].
7.2. Редагуванняя виділеного фрагменту. Виділений фрагмент можна
вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати. При цих операціях
часто використовують буфер обміну Windows, через який Excel може
обмінюватись інформацією з іншими програмами, що працюють у середовищі
Windows.
Вилучити виділений діапазон клітинки можна за допомогою команди Прав-
ка/Удалить. При цьому на екрані з'являється діалогове вікно, в якому слід
вказати напрям зсуву клітинок таблиці для заповнення вилученого діапазону:
ліворуч чи вгору. Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься.
Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься. Вилучений діапазон при
цьому у буфер не заноситься
Очистити виділений діапазон клітинок можна командою Правка/Очистить.
Для переміщення виділеного діапазону клітинок слід послідовно виконати
команди Правка/Вмрезать і Правка/Вставить. Якщо діапазон переміщується на
місце клітинок, що містять дані, то дані у цих клітинках замінюються
вставленими. Клітинки при цьому не зсуваються. Перемістити виділений
діапазон зручніше за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші
на межі виділеного діапазону (курсор при цьому набере форми стрілки) і при
натиснутій лівій кнопці відбуксувати діапазон у нове місце. Якщо діапазон
треба перемістити на інший лист, то при буксуванні слід натиснути клавішу
[Alt] і клацнути по ярлику листа.
Для копіювання виділеного діапазону клітинок слід послідовно виконати
команди Правка/Копирование і Правка/Вставить.
Копіювання за допомогою миші аналогічне переміщенню, але при цьому слід
тримати натиснутою клавішу [Ctrl]
Контрольні запитання
1. Яким чином запускається пакет Microsoft Excel?
2. Яке призначення мають елементи вікна?
3. Якими способами можна вибрати команду в меню?
4. Які з кнопок Стандартная і Форматирование дублюють пункти меню
5. Які з параметрів вкладки Вид впливають на зовнішній вигляд вікна Ехсе^
6. Які призначення мають основні елементи вікон книг?
7. Які типи листів існують в Excel?
8. Що являє собою електронна таблиця?
9. Якими способами можна перемістити табличний курсор на вказані клітинки?
10. Які основні операції можуть виконуватися над листами?
11. Що таке діапазон клітинок?
12. Якими способами можна виділити діапазон клітинок?
13. Які операції редагування доступні для виділеного діапазону?
Методичні вказівки
Лекція №
ТЕМА: Типи даних
Клітинка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:
. числовий, включаючи дату і час;
. текст;
. формула.
1. . Числовий тип.
Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дробове.
Для цілого числа допустимо використовувати цифри 0 ... 9, а також знаки + і
-. Дійсне число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову
частини. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, розділених
латинською літерою е або Е.
Наприклад: 4.89Е+04=4.89*104=48900. Мантиса — 4.89, порядок — 4. Число з
експонентою трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює
порядку.
Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ
пропуску, далі чисельник, символ / і знаменник. Якщо ціла частина числа
відсутня, то слід ввести на її місце 0. Дата вводиться у форматі
ДД/ММ/РРРР, а час — у форматі ГГ:ХХ:СС.
При індикації чисел у полі клітинки форма їх представлення залежить від
ширини стовпця. У стандартному форматі в клітинці розміщується вісім
символів. Цілі числа Excel виводить у формі цілого, навіть якщо вони
введені у формі з експонентою. Якщо зображення числа містить більше ніж
вісім символів, то воно округлюється. Якщо і це не допомогає, то число
виводиться у формі з експонентою.
Слід пам'ятати, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією
точністю, що задана при його введенні.
2. . Текстовий тип.
Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст.
Якщо Excel може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним
має передувати апостроф (наприклад, якщо вводиться текст 1234, який може
сприйнятися як число, тоді рядок введення повинен мати вигляд 1234). Якщо
введений у клітинку текст довший, ніж ширина клітинки, то він
розповсюдиться вправо на сусідні клітинки, якщо вони порожні. Якщо сусідні
справа клітинки не порожні, то текст на екрані урізається, однак у пам'яті
комп'ютера цей текст зберігається повністю. При встановленні прапорця
Переносить по словам вкладки Вьіравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це
вікно викликається командою Формат/ячейки) текст буде переноситись,
займаючи в клітинці декілька рядків.
3. . Формула.
Формула починається із символу ''=''і являє собою сукупність операндів,
з'єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число,
текст, логічне значення, адреса клітинки (посилання на клітинку), функція.
В полі клітинки після введення формули може відображатись або формула, або
значення, обчислене за формулою. Вид відображення залежить від того, чи
включена опція Формула на вкладці Вид вікна діалогу Параметри. Це вікно
викликається комадною Сервис/Параметрн.
Якщо у результаті введення числа або обчислень за формулою клітинка
заповнюється символами ''#'', то це означає, що ширина колонки недостатня
для виведення значення.
6. Форматування клітинок і діапазонів
Форматуванням клітинки називають встановлення вигляду відображення вмісту
клітинки. Для форматування клітинки або виділеного діапазону клітинок
використовують команду Формат або кнопки панелі інструментів
Форматирование.
Поняття формату включає такі параметри: шрифт (тип, розмір, накреслення,
колір); формат чисел; спосіб вирівнювання; розміри (ширина і висота)
клітинок; обрамлення клітинок; візерунок фону.
Для встановлення типу і розмірів шрифту використовують вкладку Шрифти
вікна діалогу Формат ячеек, яке відкривається при виконанні команди
Формат/ячейка. На цій вкладці можна вибрати тип шрифту, його накреслення і
розмір, колір символів. У полі Образец відображається вигляд символів для
встановлених параметрів. Відповідні параметри можна встановити і кнопками
панелі Форматировние.
Вирівнювання даних у клітинках. За замовчуванням Exceses вирівнює вміст
клітинки по нижньому краю, при цьому текст — по лівій межі колонку, число —
по правій. Користувач може змінити ці установки, використовуючи вкладку
Виравнивание вікна діалогу Формат ячеек або відповідні кнопки панелі
інструментів Форматирование.
Розміри колонок і рядків. Excel за замовчуванням встановлює ширину
колонки, що дорівнює 8.43 символу, а висоту — за розміром найвищого шрифта
у рядку. Команди Формат/Строка/Висота строки і Формат/Стол-бец для
встановлення ширини і висоти комірки.
Посилання на клітинки. Як відомо, адреса клітинки включає назву колонки і
номер рядка. Адреси клітинок (посилання на клітинки) можна використовувати
у формулах. Можливі відносні, абсолютні і змішані посилання.
Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. При
копіюванні формули, а також редагуванні листа таке посилання буде
модифікуватись. Наприклад, якщо в якійсь клітинці є формула, яка
посилається на клітинку В4, то при вилученні, припустимо, рядка 2 і зсуву
по таблиці вгору формула буде модифікуватись таким чином, щоб посилатись на
клітинку ВЗ. В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка
стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються. У змішаних посиланнях
абсолютною є назва колонки і відносною - номер рядка або навпаки
(наприклад, $АІ, А$1). У них модифікується тільки відносна частина
посилання. У формулі можуть бути посилання на діапазон клітинок. Діапазон
може бути тільки прямокутним. Вказуючи діапазон клітинок, задається адреса
верхньої лівої клітки і через двокрапку - адреса нижньої правої клітки.
Якщо у формулі є посилання на клітинки, які знаходяться на іншому листі, то
посилання повинно містити їм я листа, знак оклику та адресу клітинки,
наприклад, лист1!А1.
Імена клітинок і діапазонів. Excel дає можливість назначати імена
виділеним клітинкам і діапазонам. Для цього слід виконати команду
Вставка/Имя/Прис-воить. На екрані з'явиться діалогове вікно Присвоить имя
(мал.ІЗ.Іб), в полі Имя якого можна набрати ім'я. Ім'я повинно починатися з
літери, може включати будь-які літери і цифри, а також знак підкреслення,
знак питання, крапку. Адреса виділеної клітинки або діапазону з'явиться в
полі Формула Якщо треба обмежити дію імені яким-небудь листом, то імені,
яке набирається в полі Имя, повинно передувати ім'я листа і знак оклику,
наприклад лист1!1м'я_1. Для вилучення імені слід розкрити список Имя
діалогового вікна Присвоить имя, виділити ім'я і натиснути кнопку Удалить.
Слід відзначити, що коли створюється нове ім'я, припустимо, для клітинки
АІ, а у формулах уже було посилання на цю клітинку, то Excel автоматично не
модифікує формулу під це ім'я. Для встановлення імен у посиланнях на
клітинки в діючих формулах виділеного діапазону слід виконати команду
Вставка/Имя/Применить і в діалоговому вікні Применение имен клацнути мишею
по іменах, які ви хочете використати.
Імена клітинок і діапазонів клітинок містяться у списку, який
розкривається у лівій частині рядка формул Поле имени. Для вставки імені у
формулу слід вибрати його з цього списку.
13.7. Використання формул
Формула — це сукупність операндів, з'єднаних між собою знаками операцій і
круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса
клітинки (посилання на клітинку), функція. У формулах розрізняються
арифметичні операції і операції відношень. Excel допускає: арифметичні
операції + - додавання, - — віднімання, * - множення, / - ділення, ~ —
піднесення до степеня; операції відношень > - більше, < - менше, = -
дорівнює, = - більше або дорівнює, — не
дорівнює.
Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими
операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція &, яка до
тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові константи
у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку
виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні операції, за ними
— операції відношень.
Функції. Excel містить більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція має
ім'я і список аргументів у круглих дужках. Аргументами можуть бути числові
та текстові константи, клітинки, діапазони клітинок. Деякі функції доступні
лише тоді, коли відкрита відповідна надбудова. Для відкриття надбудови слід
виконати команду Сервис/Надстройки і у діалоговому вікні Надстройки вказати
надбудови, які треба відкрити.
Ввести функції у формулу можна вручну або з використанням майстра
функцій. Для роботи з майстром функцій слід натиснути кнопку Мастер функций
панелі інструментів Стандартная або виконати команду Встав-ка/Функции. При
цьому відкривається діалогове вікно Мастер функций — шаг 1 из 2 (мал.
13.16), в якому можна вибрати категорію функцій. При виборі категорії в
поле Функций виводиться список функцій даної категорії. У цьому списку
можна вибрати потрібну функцію. У рядку стану виводиться короткий опис
функції.
Після вибору функції слід натиснути кнопку Далее, у результаті чого
відкриється вікно діалогу Мастер функций — шаг 2 из 2 (мал. 13.17), в якому
можна вказати аргументи функції.
Після натискування кнопки Готово формула вставляється в активну клітинку.
Обчислення формул.
Коли встановлено автоматичний режим обчислень (цей режим встановлюється за
замовчуванням), зміна вмісту клітинок веде до перерахунку формул, які
використовують ці клітинки. Для встановлення ручного режиму обчислень слід
у вкладці Вичисления діалогового вікна Параметри у блоці Пронзводить
перерасчет встановити режим Вручную. У
У цьому режимі Excel виводить слово Вичислить у рядок стану всякий раз,
коли в листі з'являється необчислена формула. Для переобчислення формул
слід натиснути клавішу [F9] (формули переобчисляться в усіх відкритих
книгах) або [Shift-F9] (формули переобчисляться тільки в активному листі).
Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в клітинку виводиться
повідомлення про помилку, яке починається із символу '' #''. Excel виводить
такі повідомлення про помилки: # дел 0 — спроба поділити на нуль або на
порожню клітинку; # имя ? — формула використовує неіснуюче ім'я; # н/д —
формула посилається на клітинку з невизначеними даними; # число ! — помилка
у числі, число неможливо подати в Excel; # ссыл ! — формула посилається на
неіснуючу клітинку; # знач ! — помилка при обчисленні функції.
Контрольні запитання
1. Що таке формула?
2. Які типи операндів і які операції допустимі у формулі?
3. Які типи посилань на клітинки допустимі у формулах?
4. Які переваги дає використання імен діапазонів у формулах?
5. Яким чином можна присвоїти ім'я діапазону клітинок?
6. Якими способами можна вставити функцію у формулу?
7. Яким чином здійснюється обчислення формул?
8. Які типи помилок можливі при обчисленні формул
13.8. Об'єкти. Побудова діаграм
Робота з об'єктами. Excel дозволяє вставити в робочий лист об'єкти,
створені іншими програмами (документи Word, малюнки графічного редактора
Paint та ін.). Для вставки такого об'єкта слід запустити програму, яка
працює з цим об'єктом. Це можна зробити як із середовища Windows-95, так і
з середовища Excel. Для запуску програми з середовища Excel слід виконати
команду Вставка/ Об'єкт. При цьому відкривається вікно Вставка объекта.
Вкладка Создание цього вікна (мал. 13.18) дозволяє вибрати тип об'єкта.
Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об'єктом
вибраного типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати
об'єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об'єкта з
буфера обміну слід виконати команду Правка/ Вставить.
Вкладка Создание из файла вікна діалогу Вставка обьекта дозволяє вказати
файл, в якому знаходиться об'єкт, що вставляється. При вставці графіки з
графічного файла зручніше користуватись командою Вставка/Рисунок. У вікні
Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл,
а в полі Рисунок вікна — бачити сам малюнок, який міститься у файлі.
В Excel є панель інструментів Рисованне, за допомогою якої можна
створювати нескладні малюнки. Про призначення кнопок цієї панелі можна
дізнатися з довідкової системи.
Для виділення об'єкта слід клацнути по ньому мишею. Виділений об'єкт
можна перемістити, вилучити, очистити, скопіювати так само, як і виділений
діапазон клітинок. Якщо об'єкт розміщено на листі, то для запуску програми,
яка працює з ним, слід двічі клацнути мишею над об'єктом.
Діаграми. Excel володіє широкими можливостями для побудови діаграм 15
різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів. Розглянемо основні
типи діаграм. Діаграма завжди будується для якогось діапазону клітинок.
Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці на мал. 13.19.
Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень якого-небудь
параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в
Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів —
категорією.
Для таблиці, наведеної на мал. 13.19, кількість рядів даних і категорій
залежить від того, як розміщені дані. Якщо вони розміщені по рядках, то
рядів даних — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони), а категорій — 2
(Січень, Лютий). Якщо ряди даних розміщені по колонках, то рядів даних — 2
(Січень, Лютий), а категорій — 3 (Телевізори, Радіоприймачі, Магнітофони).
Діаграма має ряд елементів, які наведені в табл. 13.1.
| |A |B |C |D |
|1|Об''єм продажу товарів| |
|2|(тис гривень) | |
|3| | |
|4| |Січен|Люти| |
| | |ь |й | |
|5|Телевізори |25 |17 | |
|6|Радіотовари|14 |12 | |
|7|Електротова|18 |20 | |
| |ри | | | |
|8| | |
|9| | |
Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на
новому.
Для побудови діаграми на активному листі слід скористатися майстром
діаграм, натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів
Стандартная. Курсор при цьому перетворюється в мініатюрну діаграму.
Натиснувши ліву кнопку миші, слід тягнути курсор доти, поки рамка під
діаграму не набере потрібного розміру. При відпусканні кнопки миші на
екрані з'явиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. Майстер
діаграм створює діаграму в загальному випадку за п'ять кроків (для деяких
типів діаграм кількість кроків може бути меншою).
,
Для створення діаграми на новому листі слід виконати команду Встав- І
ка/Диаграмма/На новом листе. В книзі створюється новий лист діаграм з ;
іменем Диаграмма ..., у верхньому рядку якого виводиться панель інстру- ';
ментів Диаграмма, в якій є кнопка Мастер диаграмм. При натискуванні цієї ,
кнопки на екран виводиться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5. '
Для кожного кроку виводиться своє вікно діалогу, в якому можна задати
параметри для побудови діаграми (вікна діалогу Мастер диаграмм ... показані
на мал. 13.20).
|Текст Рn |
|Елемент |Зміст елемента |
|Название|заголовок діаграми |
| |п-а вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y — вісь |
| |значень, Ось 2 або Ось Х — вісь |
|Ось n |категорій) |
|Чертеж |Область побудови власне діаграми |
|Диаграмм|Фон діаграми |
|а | |
|Легенда |Опис рядів даних |
|Рn |п-ий ряд даних |
|РnТк |к-а точка п-ого ряду даних |
|Текст Рn|мітка даних для п-оі послідовності |
|Ось |мітка осі |
|текста п| |
|Сетка п |сітка для осі п |
У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 1 из 5 у полі Диапазон задається
діапазон клітинок, значення в яких використовуються для побудови діаграм.
Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон клітинок, то в полі
Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може
змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням або виділенням
іншого діапазону. Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по
ярлику листа і виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити не суміжний
діапазон. Координати виділеного діапазону записуються у поле Диапазон.
Після вказання діапазону слід натиснути кнопку Далее ..., і на екран
виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 2 из 5. У цьому вікні слід
вибрати одну з 15 типів діаграм (вибрана діаграма зображується інверсним
кольором). У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 3 из 5 вибирається вид
діаграми даного типу.
У вікні діалогу Мастер диаграмм — шаг 4 из 5 виводиться зразок діаграми.
На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені
ряди даних. Якщо діапазон містить колонку текстових значень, то майстер
сприймає, що ряди даних розміщені по рядках діапазону. Якщо діапазон
розміщені по колонках діапазону. Якщо ж діапазон містить і колонку, і рядок
текстових значень або зовсім не містить текстових значень, то майстер
визначає ряд даних за кількістю клітинок у рядку і колонці виділеного
діапазону (якщо рядок діапазону містить більше клітинок, ніж колонка, то
ряди даних розміщуються по рядках, а якщо менше — то по колонках).
Так, для таблиці на мал. 13.19 при вказанні діапазону А6:С7 майстер;
визначить, що ряди даних розміщені по рядках, а при вказанні діапазону
В5:С7, або А4:С7 майстер визначить, що ряди даних розміщуються по колонках.
Користувач може змінити рішення майстра вибором перемикача в полі Рядн
данньіх находятся. Поле Считать метками легенди визначає рядок або колонку,
які є мітками легенди (назвами рядів даних).
Вікно діалогу Мастер диаграмм — шаг 5 из 5 дозволяє включати в діаграму
легенду, встановити назву діаграми, назви осей Х і У. Після натискання
кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист.
На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка
Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).
На мал. 13.21 приведена діаграма, побудована для даних таблиці мал.
13.19. Параметри діаграми приведені у вікнах діалогу Мастер диаграмм — ...
(мал. 13.20.). Праворуч від власне діаграми розташована легенда.
Редагування діаграм.
Excel має засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для
редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента
діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а
потім клацнути по елементу. Переміщуватись між елементами діаграми можна
також за допомогою клавіш ['0']i[•0•]. Коли виділено ряд даних, за
допомогою клавіш [] можна вибрати окремі точки ряду. Ім'я
виділеного об'єкта з'являється в полі імені (ліва частина рядка формул).
Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати,
форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного
елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно
користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої
кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного '
елемента.
Контрольні запитання
1. Що являє собою ряд даних?
2. Яким чином майстер діаграм визначає напрям ряду?
3. Які основні елементи містить діаграма?
4. Яким чином можна відредагувати елементи діаграм?
5. Яким чином можна помістити об'єкт на лист?
6. Як викликати програму, яка може обробляти об'єкт?
Практична робота №9 ТЕМА: Створення електронних таблиць
Практичну роботу пропонується виконувати у такій послідовності:
1. Завантажте табличний процесор.
2. Заповніть електронну таблицю такими даними:
| |1 |2 |3 |4 |5 |Середн|Сума ^ |
| | | | | | |є | |
|і |41 |50,5 |124,3 |2 |53 | | |
|2 |181 |0,5 |42,5 |77 |81 | | |
|3 |37 |37,5 |60 |13,4 |55 | | |
|4 |20 |40 |82,5 |33 |11,5 | | |
|ВСЬОГО| | | | | | | |
|: | | | | | | | |
3. Порівняйте початкові дані з тими, які відображаються на екрані моні
тора. В разі необхідності виконайте їх редагування.
4. Для кожного рядка визначіть середнє арифметичне значення.
5. Для кожного рядка визначіть загальну суму її елементів.
6. Для кожної колонки таблиці визначіть її загальну суму.
7. Підрахуйте середнє значення елемента заданої таблиці.
8. Визначіть, на скільки відрізняється сума елементів 1 і 3 рядка від
суми
елементів 2 і 4 рядка. 9.
Визначіть, на скільки відрізняється сума елементів непарних колонок
від суми елементів парних колонок.
Практична робота №10 ТЕМА: Використання електронних таблиць
Практичну роботу пропонуємо виконувати у такій послідовності. 1. Складіть
таблицю-меню сніданку за схемою: колонка А — назва продук ту; В — вартість
(за стандартну одиницю ваги, або за певну кількість); С — кількість
вживаного продукту; D — вартість вживаного продукту. Рядками і таблиці
мають бути продукти, які вживають за сніданком. В останньому рядку колонки
має бути підрахована сумарна вартість усіх вживаних продуктів.
2. Завантажте табличний процесор та заповніть електронну таблицю дани-ми,
які ви отримали у п. 1. Переконайтесь у тому, що обрахування в електроно
ній таблиці виконати правильно.
3. Визначте максимальну та мінімальну вартість вживаних продуктів.
4. Складіть найпростішу електронну таблицю розрахунку заробітну плати за
схемою: перша колонка — номер за порядком; друга колонка —І прізвище; третя
— ім'я; четверта — по батькові; п'ята — місячна ставка шоста — кількість
відпрацьованих днів; сьома — кількість робочих днів у місяці; восьма —
нараховані гроші.
5. Визначте, хто з робітників відпрацював найменшу кількість днів за
місяць. У кого найвища заробітна платня. У кого найменша заробітна платня^
Визначте загальну суму заробітної платні усіх працівників та середню заро-
Реферат на тему: Microsoft Exel
1) Табличные процессоры
Для пользователя Windows наибольший интерес представляют “мощные”
приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. (Так же
как и сама операционная среда Windows, многие ее приложения разрабатываются
фирмой Microsoft, поэтому в полных названиях всех программных продуктов
присутствует название фирмы, причем его часто заменяют две буквы — MS). К
их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный
процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно
возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии
пакета MS Office. Кроме перечисленных приложений в этот пакет входят MS
Mail — программное обеспечение локальной сети, MS PowerPoint — система
подготовки презентаций. Пакет MS Office не просто формально объединяет
общим названием эти программы, а делает их единой взаимосвязанной системой.
В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями
оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью Word, можно
вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а
настоящую, «живую», считающую таблицу.
Использование подобных интегрированных гибких программных систем —
характерная черта современных информационных технологий. При этом
разработчики стремятся к тому, чтобы расширение возможностей системы не
усложняло работу пользователя. Во всех приложениях Windows пользователь
имеет дело с одинаковым интерфейсом. Используются стандартные приемы работы
как с системными средствами, так и с прикладными программами.
Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных
технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы — разработчики
программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии
табличных процессоров. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1—2—3
фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan
фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня
является табличный процессор MS Excel.
Данная план-конспект содержит методический материал, предназначенный
для освоения работы с табличным процессором Microsoft Excel 5.0, входящим в
состав пакета Microsoft Office для операционной среды Windows 3.1.
2) Табличный процессор Excel 5.0
Рабочее поле табличного процессора располагается на экране дисплея.
Большую часть экрана занимает окно документа, в котором размещается
электронная таблица, расчерченная с помощью вертикальных и горизонтальных
линий на ячейки. Таблица обрамлена рамкой, используемой для нумерации строк
и наименования столбцов. Номер текущей электронной таблицы (листа)
высвечивается в нижней части экрана.
При заполнении таблицы и при ее просмотре большую роль играет
табличный курсор, который высвечивает границу ячейки. Такая ячейка
называется текущей.
Взаимодействие пользователя с программой Excel осуществляется через
меню команд, панели инструментов, панель формул, строку состояния.
С помощью меню команд и панелей инструментов пользователь управляет
работой табличного процессора. Панели инструментов представляют собой
наборы пиктограмм. Чтобы узнать назначение любого инструмента, достаточно
установить указатель мыши на соответствующую пиктограмму, и на экране
появится подсказка.
Панель формул разбита на три части. Первая часть содержит адрес
текущей ячейки. Третью часть панели формул можно назвать строкой ввода и
редактирования. Здесь высвечивается содержимое текущей ячейки и набираются
данные, предназначенные для ввода в текущую ячейку. Средняя часть панели
формул состоит из трех кнопок, которые появляются только при вводе и
редактировании данных.
Строка состояния содержит индикатор состояния табличного процессора
или расшифровку текущей команды меню, используемого инструмента. Могут быть
следующие состояния табличного процессора: “Готов” - ожидание набора данных
или команд; “Ввод” - ввод данных; “Правка” - редактирование данных.
Пользователь имеет возможность изменить вид экрана табличного
процессора в соответствии со своими потребностями. Можно отключить панель
формул, если не предполагается редактирование и ввод новых данных. Если вы
обладаете достаточным опытом работы с программой Ехсе1 и не нуждаетесь в
указании текущих режимов работы табличного процессора, расшифровке команд
меню, подсказке о предназначении инструментов, то можно отказаться от
строки состояния. Можно отключить или выбрать другие панели инструментов.
Такие изменения производятся с помощью команды Вид из меню команд.
Изменение размеров окна документа и перемещение окон производится
согласно правилам, принятым в среде Windows.
Для быстрого перемещения указателя мыши по ячейкам электронной
таблицы служат полосы прокрутки, использование которых также осуществляется
по правилам, принятым в среде Windows.
Примечание. При использовании полос прокрутки видимыми становятся
новые части таблицы, но табличный курсор не изменяет своего положения.
3) Основные приемы работы в Excel: ведение рабочей книги
Упражнение 1. Запуск программы Excel
[pic]
Рис. 1
Рабочее поле Excel 5.0
1 - окно документа
2 - табличный курсор
3 - меню команд
4 - панели инструментов
5 - строка ввода и редактирования
6 - строка состояния
7 - номер листа
Запуск программы Ехсе1 осуществляется в два этапа:
1. запуск среды Windows;
1. запуск табличного процессора Ехсе1.
После включения компьютера в командной строке появится приглашение
DOS:
С:>
Для запуска Windows надо набрать на клавиатуре WIN и нажать Enter.
После некоторой паузы появится окно Диспетчера Программ среды Windows. Для
запуска Ехсе1 необходимо открыть групповое окно Microsoft Office; а затем
установить указатель мыши на пиктограмму Microsoft Ехсe1 и дважды щелкнуть
левой клавишей мыши.
Примечание. Предложенный способ запуска программы сработает только в
том случае, если в файле Autoexec.bat в команде РАТH указан путь к каталогу
Windows. Если этого нет, то запуск программы Ехсе1 производится аналогичным
способом, но из каталога Windows.
[pic]
Рис. 2
Меню, управляющее видом рабочего поля
Упражнение 2. Изменение вида экрана программы Excel
3адание 1. Отключить строку состояния:
подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд; щелкнуть левой
клавишей мыши; раскрывшемся меню (рис. 2) подвести указатель мыши к пункту
Строка состояния 6 и щелкнуть левой клавишей мыши.
Задание 2. Включить строку состояния:
1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;
1. щелкнуть левой клавишей мыши.
Раскрывшееся меню изменило свой вид: пункт Строка состояния не
помечен галочкой;
3. установить указатель мыши на пункт Строка состояния и щелкнуть
левой клавишей мыши.
Задание 3. Отключить панель инструментов форматирования:
1. подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;
1. щелкнуть левой клавишей мыши;
1. в раскрывшемся меню подвести указатель мыши к пункту Панели инструментов
и щелкнуть левой клавишей мыши.
На экране появится окно Панели инструментов (рис. 3);
4. подвести указатель к пункту Форматирование и щелкнуть левой
клавишей мыши.
5. Таким образом вы отключите флажок в виде крестика;
6. щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.
Если вы являетесь начинающим пользователем, то большую помощь в
работе может оказать Мастер подсказок, который изображается электрической
лампочкой на панели стандартных инструментов. Если Мастер подсказок
активен, то в верхней части экрана появляется окно, в котором можно
получить полезный совет.
3адание 4. Активизировать Мастер подсказок.
1-й способ.
Подогнать указатель мыши к панели стандартных инструментов; щелкнуть
один раз левой клавишей мыши на изображении лампочки.
2-u способ.
Если панель стандартных инструментов отключена, то:
подогнать указатель мыши к пункту Вид из меню команд и щелкнуть левой
клавишей мыши;
выбрать пункт Панели инструментов, щелкнув левой клавишей мыши;
с помощью щелчка мыши установить флажок (в виде крестика) перед названиями
Стандартная и Мастер подсказок;
щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.
Примечание. Если в текущем сеансе работы был изменен вид экрана
программы Excel, то он будет сохранен до следующего сеанса. Вот почему
важно научиться управлять видом экрана.
Далее мы ч вами научимся вводить и редактировать данные.
[pic]
Рис. 3
Окно Панели инструментов
Данные. Ввод и редактирование данных
Все данные таблицы размещаются в ячейках. Содержимым ячейки
электронной таблицы может быть текст, числовое значение или формула.
Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в
конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее
содержимое. Текст и числа рассматриваются как константы, потому что
изменить их можно только редактированием соответствующих ячеек. Формулы же
автоматически пересчитывают свои значения, как только хотя бы один их
аргумент был изменен.
Текст. Программа Excel воспринимает как текст любую введенную строку,
которая не похожа ни на число, ни на формулу. Если вы вставите пробел в
строку, которая без него была бы числом, то она будет восприниматься как
текст.
После ввода текстовые данные автоматически выравниваются по левой
границе ячейки.
Числовые константы. Числовые значения, используемые в табличном
процессоре Excel, разделяются на целые, вещественные. даты, время.
Вещественные константы можно записывать в форме с фиксированной
точкой и в форме с плавающей точкой. Запись числа с фиксированной точкой
предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные
десятичной запятой. При записи числа в экспоненциальной форме сначала
записывается мантисса, затем - латинская буква Е (прописная или строчная),
после нее - порядок. Мантисса может быть записана как целая константа или
константа с фиксированной точкой, а порядок - только как целая константа.
Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется как мантисса,
умноженная на 10 в степени, равной порядку. Например, числа 0,00001 и
1ОООООО могут быть записаны следующим образом: 1е-5 или О.1е-4 и 1е6 или
IE+6 соответственно.
Чтобы ввести отрицательное значение, надо поставить знак — и (минус)
перед числом или заключить вводимое число в круглые скобки.
Даты и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа. Это
объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в
качестве аргументов для формул. Программа Excel распознает следующие
форматы для даты: 16/06/96, 16.06.96, 16/июня/96, 16 июня 96, что означает
16 июня 1996 года; форматы для времени: 12:10 или 12:10:04. После ввода
числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.
Формулы. Перед первым символом формулы обязательно ставится знак «=»
(знак равенства). Формулы, занесенные в ячейки табличного процессора,
представляют собой арифметические или логические выражения.
Арифметические выражения могут содержать круглые скобки, знаки
арифметических операций, стандартные (встроенные) функции. Например:
SORT(B4-2-4*B3*B2); SIN(CI2).
Нет необходимости запоминать все встроенные функции. При вводе формул
большую помощь окажет Мастер функций, вызов которого осуществляется
нажатием комбинации клавиш Shilft+F3, либо кнопкой (Fx)на панели
стандартных инструментов.
Наибольший интерес представляют функции, аргументом которых является
не одна ячейка, а диапазон ячеек. Диапазон - это множество ячеек,
образующих в таблице область прямоугольной формы. Диапазон задается адресом
ячейки, стоящей в левом верхнем углу, и адресом правого нижнего угла
области, разделенных двоеточием. Например: А2:В12.
Логические выражения строятся с помощью операций отношения ( , =,
>=, ) и логических операций (логическое «И», логическое «ИЛИ». логическое
отрицание «НЕ»). Например: И(А11); ИЛИ(В125): НЕ(С10).
С помощью логических выражений, в частности, задаются условия,
проверку которых осуществляет условная функция: ЕСЛИ(условие, выражение?,
выражение). Если условие истинно, то вычисляется выражением и его значение
высвечивается в ячейке. содержащей условную функцию. В противном случае
вычисляется и высвечивается значение выражения.
4) Структура документа, скрытие данных
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших
новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно
упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими
листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255
таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с
ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В
каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,
относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет
значительно повысить наглядность рабочих документов.
Скрытие данных - это преимущество новых документов особенно
проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии
программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо
ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и
считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных
связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать,
т.к. все таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы
проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0
Вам нужно открыть только один файл.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню
File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке
Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection
Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда
при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль.
При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После
закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором
нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write
Reservation Password, то перед открытием этого файла появится
диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read
Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать
его на диск под тем же именем.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается
диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может
заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по
умолчанию указывается информация, полученная программой при
инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода
Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не
умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев
появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается
информационное окно щелчком по кнопке OK.
5) Формулы в Excel, использование функций
Возможность использования формул и функций является одним из важнейших
свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности,
позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.
Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться
со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от
текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое
выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса
ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться
следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены
на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды
введенная формула может быть в любое время модифицирована.
Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или
неправильную ссылку в большой таблице.
Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными
формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно
включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку
не результат вычисления формулы, а собственно формулу.
Ввод формул.
Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст
(выравнивается по левому краю), либо как числовое значение
(выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести
алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства
(=).
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке
В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат
поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу
(=А1/В1) и нажать [Enter].
Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький
трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по
первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.
Сложные формулы.
Применение сложных формул продемонстрируем на примере.
| |B |C |D |E |
|10 |РАБОТА |ВРЕМЯ |ЦЕНА |СУММА |
|11 |Настройка |2 |$ |$ |
| |клавиатуры | |17.80 |35.60 |
|12 |Обслуживание |4 |$ |$ |
| |машин | |3.80 |15.20 |
|13 |Подготовка формуляров|8 |$ |$ |
| | | |1.56 |12.48 |
|14 | | | | |
|15 | | | | |
|16 |Сумма | | |$ |
| | | | |63.28 |
|17 |НДС 15% | | |$ |
| | | | |9.49 |
Рис.1.
В столбце С приведенной таблицы указано время (в часах), затраченное
на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного часа работы, а
в столбце Е - промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту
работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость всех работ.
Для этого туда надо записать следующую формулу: =Е12+Е13+Е14. Полученную
сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на добавленную стоимость,
и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.
Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например,
в ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем
результат умножить на 0,15. Формула должна иметь вид:
=(Е12+Е13+Е14)*0,15. Конечно, можно было бы и просто просуммировать
содержимое ячеек Е16 и Е17. Для сложения чисел можно также использовать
функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим
образом: =Sum(E12:E14)*0,15.
Редактирование формул.
Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала
промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить
режим редактирования, нажав клавишу [F2] или выполнив двойной щелчок
мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой
пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна
сама формула, а не результат ее вычисления.
6) Операторы
Все математические функции описываются в программах с помощью
специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов
дан в таблице.
Оператор Функция Пример
Арифметические операторы
- 10 -
+ сложение =A1+1
- вычитание =4-С4
* умножение =A3*X123
/ деление =D3/Q6
% процент =10%
Операторы связи
: диапазон =СУММ(A1:C10)
; объединение =СУММ(A1;A2;A6)
Текстовый оператор соединения
& соединение текстов
Текстовый оператор соединения преднозначен для того, чтобы при
создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты
- программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.
Функции Excel.
Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с
электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является
операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ
функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу
адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В
результате формула будет выглядеть следующим образом:
=B1+B2+B3+C4+C5+D2
Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому
кажется что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы
быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь
задействовать функцию суммы, нажав кн | |
