|
Реферат: Система компьютерного ведения документации (Компьютеры)
| | |
|Содержание | |
| | |
|Введение............................................................|8 |
|.................................................................. | |
|1. Концепция построения систем автоматизации | |
|документооборота....................................................|9 |
|........................................................ | |
|2. История развития систем |10 |
|документооборота................................................... | |
|3. Что есть |11 |
|документ?...........................................................| |
|.......................................... | |
|3.1. Взаимосвязи |13 |
|документов..........................................................| |
|................................ | |
|3.2. Немного из практики работы |13 |
|канцелярии..........................................................| |
|.... | |
|4. Что такое |15 |
|документооборот?....................................................| |
|.............................. | |
|4.1. Стоимость хранения |16 |
|информации..........................................................| |
|................. | |
|4.2. Стоимость (время) поиска необходимой |16 |
|информации.......................................... | |
|4.3. Стоимость коллективного использования |16 |
|информации....................................... | |
|4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места | |
|к |16 |
|другому.............................................................| |
|.............................................................. | |
|5. Основы организации |17 |
|документооборота....................................................| |
|........ | |
|5.1. Канцелярия и архив |17 |
|организации.........................................................| |
|................... | |
|5.2. Канцелярия и документооборот уровня |18 |
|отдела..................................................... | |
|6. Психология |20 |
|документооборота....................................................| |
|.......................... | |
|7. Общие требования к системе |21 |
|документооборота............................................ | |
|7.1. |21 |
|Масштабируемость....................................................| |
|............................................... | |
|7.2 |21 |
|Распределенность....................................................| |
|................................................... | |
|7.3. |21 |
|Модульность.........................................................| |
|..................................................... | |
|7.4. |21 |
|Открытость..........................................................| |
|....................................................... | |
|8. Задачи, решаемые системами |22 |
|документооборота........................................... | |
|8.1. Задачи статических |23 |
|архивов.............................................................| |
|........................ | |
|8.1.1 Организация хранения электронных |23 |
|документов................................................ | |
|8.1.2. Принципы управления |23 |
|хранением...........................................................| |
|............. | |
|8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических |24 |
|документов..................... | |
|8.1.4. Организация поиска |24 |
|документов..........................................................| |
|................ | |
|8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и| |
|аудита |25 |
|работы..............................................................| |
|.................................................................. | |
|8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, | |
|которые порождают |25 |
|документ............................................................| |
|........................................... | |
|8.1.7. Поддержка аннотирования |25 |
|документа...........................................................| |
|...... | |
|8.2. Дополнительная функциональность динамических |26 |
|архивов............................... | |
|8.2.1. Поддержка коллективной работы с |26 |
|документом................................................ | |
|8.2.2. Поддержка составных |26 |
|документов..........................................................| |
|............. | |
|8.2.3. Поддержка распространения опубликованных |26 |
|документов.............................. | |
|8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к |26 |
|документу....... .................. | |
|8.3. Пограничные |26 |
|задачи..............................................................| |
|................................... | |
|8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную |26 |
|форму..................................... | |
|8.3.2. Подготовка обработки |27 |
|документа...........................................................| |
|............. | |
|8.3.3. Обработка |28 |
|документа...........................................................| |
|.................................. | |
|8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля |29 |
|исполнения................. | |
|8.4.1. Свободная |30 |
|маршрутизация.......................................................| |
|............................. | |
|8.4.2. Системы электронной |30 |
|почты...............................................................| |
|................. | |
|8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем |30 |
|исполнения................... | |
|8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с | |
|контролем исполнения (жесткая |31 |
|маршрутизация)......................................................| |
|.. | |
|9. Два подхода к организации хранения электронных | |
|документов..........................................................|33 |
|............................................................... | |
|9.1. О |33 |
|стандартах..........................................................| |
|.................................................... | |
|10. Модель |35 |
|документооборота....................................................| |
|................................ | |
|10.1. Эволюция |37 |
|модели..............................................................| |
|...................................... | |
|10.2. Модель и типы |39 |
|собственности.......................................................| |
|........................ | |
|10.3. Что же из всего этого |40 |
|следует?............................................................| |
|.................. | |
|10.4. Один пример из жизни |40 |
|предприятия.........................................................| |
|............ | |
|11. Пример построения документооборота на основе программы | |
|Staffware...........................................................|42 |
|....................................................................| |
|11.1. Архитектура |42 |
|Staffware...........................................................| |
|................................. | |
|11.2. Возможности |44 |
|настройки...........................................................| |
|.............................. | |
|11.2.1. Описание |44 |
|бизнес-процедур.....................................................| |
|............................ | |
|11.2.2. |45 |
|Конструкторы........................................................| |
|............................................... | |
|11.2.3. |47 |
|Макрокоманды........................................................| |
|.............................................. | |
|11.3. Взаимодействие с внешним |48 |
|миром...............................................................| |
|........ | |
|12. Проблемы внедрения систем электронного |50 |
|документооборота.............. | |
|12.1. Проблема |50 |
|информированности...................................................| |
|........................... | |
|12.2. Организационные |50 |
|проблемы............................................................| |
|...................... | |
|12.3. Психологические |50 |
|проблемы............................................................| |
|....................... | |
|12.4. Проблема |51 |
|кадров..............................................................| |
|....................................... | |
|12.5. Делать самим или использовать готовые |51 |
|системы?............................................ | |
|Заключение..........................................................|53 |
|............................................................... | |
Введение
Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных
принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов.
Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и
расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает
практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной
модели документооборота. Данная работа должна помочь сореинтироваться
будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для
дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды.
Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении
системы автоматического документооборота и приведены примеры.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы
организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит
от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как
компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными
устройствами.
В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное
обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для
делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование
позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых
и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их
реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке
бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для
малого предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо
применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально
соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика
потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих
и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а
также в информации о способах оптимального использования имеющегося у
компании компьютерного оборудования.
1. Концепция построения систем автоматизации документооборота
Документ является основным способом представления информации, на
основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает
структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают
базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная -
просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между
структурированными и неструктурированными документами, например накладная
на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о
списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в
отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости
автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как
ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется
возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных
для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. В данной
работе представлено описание концепции, которую можно взять на вооружение
компаниям, имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в
организациях различных форм собственности.
Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении
стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых
хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более
компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более
дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город;
увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так
называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы
документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании
документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и
наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если
организация является территориально-распределенной. Соответственно
существует возможность практически на порядок повысить эффективность
сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности
и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями.
Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности
при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов,
в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от
несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов
позволяет восстановить всю историю действий с ними.
2. История развития систем документооборота
Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с
появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии
документов. Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться
для создание микрографических архивов документов. Микрофиша дала реальный,
качественный прорыв в стоимости хранения и копирования документов, но с
точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов все
осталось на уровне бумажных документов. Появление компьютерных систем с
коллективным доступом позволило достигнуть прорыва и в этих областях.
Произошла трансформация от микрографических документов к электронным
образам бумажных документов, от микрографических систем к так называемым
imaging-системам. Расширенная система поиска, возможность получать доступ к
одному документу нескольким пользователям одновременно, возможность
удаленной и распределенной работы при сохранении незначительной стоимости
хранения и копирования информации предопределило тенденцию замены
микрографических документов на электронные. С течением времени усложнялось
оборудование и программное обеспечение, появлялись все более скоростные и
неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры, специальные платы,
позволяющие ускорить процесс печати, просмотра и сканирования образов
документов, появились оптические и магнитооптические роботизированные
библиотеки. Imaging-системы дали толчок для развития систем распознавания
машинописных и рукописных символов, тогда же появились первые workflow-
системы, предназначенные для организации процесса ввода бумажных документов
в систему хранения. В дальнейшем workflow-системы были распространены на
офисную деятельность предприятий.
В начале 90-х годов появился новый класс систем, предназначенных для
управления электронными документами, отличными от их образов. В основном
это были файлы текстовых процессоров и запросы на такого рода решения в
основном приходили от федеральных агенств и юридических компаний. Так
появился новый класс систем, названный системами управления документами.
Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов
привело к тому, что современные системы управления документами перекрывают
по функциональности imaging-системы при приблизительно в два раза меньшей
стоимости. Кроме функций хранения и поиска, присущих imaging-системам, в
системах управления документами появились функции контроля жизненного цикла
документа - в отличии от своих предшественников, системы управления
документами предназначены для работы с динамическими документами.
3. Что есть документ?
Документ - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов
информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока
нельзя. Устная речь позволяет ускорить процесс передачи информации, но
повышает степень неопределенности. С другой стороны, не следует и излишне
фетишизировать документ, называя его интегрирующим звеном в работе
корпорации. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага
или электронный бланк, проблем корпорации не решает - первичны бизнес-
процессы и четкий контроль за выполнением проектом.
Бюрократическая технология - это технология взаимодействия людей,
служб и подразделений внутри и вне организации. Не будет технологии -
возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает
то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс
предприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв
реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.
Собственно документооборот может быть двух типов:
. универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки
слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть
аморфным или беспорядочным документооборотом;
. операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими
операционную атрибутику, вместе с которой ведется
слабоструктурированная информация.
Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой
опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой
отнимает намного больше времени, чем собственно производственная
деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их
распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут
существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки
вследствие, например, потери нужной информации. Если учесть, что сегодня, в
период конкуренции и активной борьбы за рынки сбыта, ошибки в деятельности
корпорации могут существенно сказаться на финансовых результатах ее
деятельности и даже привести к банкротству то, как говорится "лучше два
раза вспотеть, чем один раз покрыться инеем". В этом смысле современная
ситуация мало чем отличается от атмосферы, царившей в режимных почтовых
ящиках. Одним из методов были нравоучения типа "так делать нельзя", однако
сложившаяся сегодня этика и относительно доброжелательная атмосфера в
компаниях не всегда согласуется с применением подчас грубых методов
обучения. Выход может быть только один - установление и соблюдение
регламента работы для каждого сотрудника, что вполне реально сегодня при
органичном внедрении систем автоматизации с учетом бизнес - процессов
предприятия.
Практически на всех предприятиях и во всех организациях существуют
канцелярии. Их название варьируется - это может быть общий отдел,
управление делопроизводства и т. д., но самое главное - суть данного
подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от
названия. Основная задача, которую выполняет данное подразделение, - это
регистрация всех входящих документов и контроль за их исполнением. Кроме
центрального документооборота крупного предприятия существуют
специализированные документооборот в подразделениях предприятия, в отделах
специализированного делопроизводства и т. д. Несмотря на общность подходов
к автоматизации системы документооборота на каждом предприятии,
специализирующимся на своем конкретном бизнесе, имеется определенная
специфика, без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное
решение.
Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много
- на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600. В то же время, с
точки зрения канцелярии, основных типов документов бывает весьма немного -
всего три:
. Входящие. Это документы от внешних партнеров. Большинство входящих
документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в
заранее установленные сроки.
. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом
организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть
исходящих документов готовиться на основе внутренних документов
предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать
поступления входящих документов, например запросы в сторонние
организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до...".
. Внутренние. Данные документы используются для организации работы
предприятия. В частности, по общим правилам делопроизводства
единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю
организацию - это направить внутренний документ в канцелярию, где его
преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны:
письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Прежде всего все
документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным
номером. Иногда для входящих документов используется однозначная их
нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у контрагента,
дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться системой
автоматически.
Атрибуты документов у каждого заказчика свои, характерные только для
него. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые
встречаются практически у всех партнеров. К общим можно отнести:
. Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на
документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного
номера определяется в каждой организации самостоятельно.
. Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения
документа. Для входящих документов это сторонняя организация, для
внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное
лицо из руководства предприятия.
. Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому
поручено исполнение данного документа или который разработал документ
(для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только
один.
В конкретных организациях атрибуты могут носить различные наименования
или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Это
накладывает достаточно жесткое требование на систему автоматизации
деятельности общего отдела - быть легко настраиваемой на различные системы
классификации документов.
3.1. Взаимосвязи документов
Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными
документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.
Наиболее типичный случай - входящий документ, который практически всегда
порождает соответствующий ему исходящий.
Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие
документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие,
которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы
связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля
исполнения - как принадлежащие одной работе. В этом смысле здесь
наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев
направлены по принципу: "главный-подчиненный". Иногда встречаются
ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы, посвященные
одному вопросу.
3.2. Немного из практики работы канцелярии
Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими
документами рассмотрим процессы их обработки. Основным процессом канцелярии
является прохождение по предприятию входных документов (рисунок 1).
Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов - проверяет кто
и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных
маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие
решения в центральный аппарат.
[pic]
Рисунок 1.
Процесс прямой обработки входящего документа.
Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ
будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым
маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат
предприятия (например, если на циркулярном письме стоит "Директорам
предприятий..."). Такие документы характеризуются тем, что ответственным
исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их
замов).
Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она
обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную
цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем
организации документооборота отдела или на уровне специального
делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое
управление организацией. Создание такой системы сквозного контроля
исполнительской дисциплины невозможно без использования средств
автоматизации обработки документов и контроля исполнения.
Попробуем теперь оценить объемы документооборота. Например, через
канцелярию центрального офиса одного из крупных банков за год проходит: 16
тыс. единиц входящих документов (помимо этого, еще порядка 8 тыс.
документов поступают децентрализованно в подразделения банка), 25 тыс.
писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных
документов непосредственно в канцелярии хранится в течение 3 лет для 90%
документов, а оставшиеся 10% - 5 лет. Тексты документов хранятся в архивном
отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив на
долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может
осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год. Рассчитаем
необходимые объемы базы данных для хранения таких объемов документов.
Карточка документа занимает примерно 2 Кбайт, еще 1 Кбайт занимает
индекс. Таким образом, для одного документа на диске требуется 3 Кбайт.
Учитывая то, что крупная организация имеет поток порядка 50-100 тыс.
документов в год и карточка документа хранится в течение 3 лет, то для
хранения 150-300 тыс. документов потребуется примерно от 0,5 до 1 Мбайт
памяти на диске.
Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она
предоставляет руководству о потоке документов на предприятии. Отчеты
условно можно разделить на две большие группы.
. Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их
назначение - получить объективную картину информации для
оперативного управления.
. Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота
на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц,
квартал, полугодие, год.
4. Что такое документооборот?
Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная
часть информации представленная на определенном носителе. Как правило,
документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 2). И
основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно
в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на
заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей
информации.
[pic]
Рисунок 2.
Типы документов и их взаимодействие.
. Бумага.
. Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска
необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на
одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования
информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными
средствами и доступны по компьютерной сети.
. Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть
подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски,
магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных
документов важен формат, в котором они сохранены на электронном
носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных
ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя
на другой. Применение того или иного носителя информации определяется
следующими факторами.
4.1. Стоимость хранения информации
-прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения
одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа,
что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой
информации.
4.2. Стоимость (время) поиска необходимой информации
- определяется системой индексации документов. В том случае если
система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо
пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы
индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска.
Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по
любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить
скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только
для электронных документов.
4.3. Стоимость коллективного использования информации
- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного
использования при одновременном доступе.
4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к
другому
Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же
прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными.
Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая
тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным.
По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов
постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы
будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего
для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться
решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими
документами.
5. Основы организации документооборота
Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и
управляемого документооборота для организации. Все они изложены в
литературе и известны практически любому руководящему работнику, но, как
показывает практика, они достаточно часто нарушаются.
Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не
существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не
попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на
неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно
канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не
учтенные в канцелярии, теряются чаще всего.
В организации должен существовать только один канал поступления
входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной
схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов.
Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.
Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов
являются подразделениями канцелярии.
Для полноты картины система документооборота на предприятии не должна
заканчиваться на ответственных исполнителях - система автоматизации не
должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в
системах управления документооборотом подразделений предприятия.
Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но
на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с
документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия
решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему
автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую
координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра
системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит
для накопления документов долговременного хранения и их поиска.
5.1. Канцелярия и архив организации
Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив
организации, структура которого определяется текущими правилами ведения
архивов (рисунок 3). Все документы подразделяются на дела. Одно дело
объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному
пункту номенклатуры дел организации. Для больших дел вводятся несколько
томов. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и
по атрибутам документов.
[pic]
Рисунок 3.
Структура архива организации.
Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно (по томам), или
целиком по окончанию года. В любом случае в конце года дело закрывается.
При этом проверяются полный перечень документов в деле, их разбивка по
томам. После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел
(по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом
томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на
хранение.
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки
хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75
лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается
на хранение в государственный архив. Для частных компаний после истечения
срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется
соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как
единое целое - в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается
соответствующая операция для всех томов дела.
5.2. Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией.
Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть
документооборота проходит через подразделения организации. На уровне
подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести
внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в
другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается
от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в
рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного
подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен
отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе
автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее
органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми
процессорами, электронными таблицами и т. д.
6. Психология документооборота
Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной
работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже
существующими информационными системами предприятия. По существу,
документооборот - это сплав из хранилища фактов и полнотекстовых источников
информации, а также регламента движения всего этого хозяйства.
В зависимости от отправной точки можно выделить три разных направления
автоматизации документооборота:
. от базы данных фактографической информации;
. от полнотекстовых источников информации;
. от регламентов хождения документов.
Для каждого направления имеются свои инструментальные средства: СУБД,
архивы и хранилища (в том числе и электронные), почтовые системы, текстовые
процессоры, работающие в распределенном режиме. Однако можно ли движение по
каждому из этих направлений в отдельности повлиять на саму суть работы
предприятия, а также помочь заказчику действительно упорядочить работу?
Ответ - нет. Анализ деятельности большого количества предприятий показал,
что построение системы делопроизводства должно осуществляться на основе
пространственной модели, интегрирующей все три направления или оси.
Однобокое движение только по одному направлению, игнорирование бизнес
процессов, увлечение автоматизацией ради нее самой может привести к весьма
нежелательным последствиям. Сейчас 80% документов оказывается
невостребованными - даже нужные документы часто содержат недостоверную и
неактуальную информацию, не говоря уже о том, что регламент их движения не
выдерживает никакой критики. Что произойдет, если таким предприятиям
установить системы автоматизации документооборота? Они без всякой пользы
будут поглощены корпорацией: каждая служба начнет обосновывать свою
нужность и важность - все останется как прежде, однако, учитывая, что как-
никак внедрена автоматизация, позволяющая усилить мощь ручной подготовки
документов, то их, в таких условиях, станет просто больше. Если, например,
раньше организация вручную выпускала пять документов в отделе в день, то
теперь, взяв на вооружение систему автоматизации, будет выпускать их уже
40. Причем, если раньше в этих пяти содержалось 50% ненужной информации, то
в новых сорока будет уже 80% "шума". Для хранения этих документов, а заодно
и кучи ненужной информации, будут использоваться современные
мультимегабайтные массивы, работать отказоустойчивые системы, сетевой
трафик постоянно станет балансировать на пределе возможностей пропускной
способности сети и т. п. Прежний показатель - 80%, - вследствие
значительного роста потока документов, в котором будет тонуть нужная
информация, превратится уже в 90%.
Один из способов избежать всего этого - построить модель системы
документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое
предприятие.
7. Общие требования к системе документооборота
Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного
документооборота.
7.1. Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как
пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою
мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного
обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью
поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний,
как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех
возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый
широкий спектр производительности.
7.2 Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-
распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота
должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем
распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по
скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна
поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
7.3. Модульность
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение
всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых
заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда
очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных
модулей, интегрированных между собой.
7.4. Открытость
Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от
других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с
прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна
иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими
системами.
8. Задачи, решаемые системами документооборота
Спектр задач и соответственно необходимая система автоматизации
определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо
поддерживать. Жизненный цикл документа (рисунок 4) состоит из двух основных
стадий.
[pic]
Рисунок 4.
Жизненный цикл документа.
1. Стадия разработки документа, которая может включать:
. собственно разработка содержания документа;
. оформление документа;
. утверждение документа.
В том случае если документ находится на стадии разработки, то он
считается неопубликованным, и права на документ определяются правами
доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:
. активный доступ;
. архивный документ:
o краткосрочного хранения;
o долгосрочного хранения;
. уничтожение документа.
Когда документ переходит на вторую стадию, он считается
опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на
чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон
стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут
существовать права на перевод опубликованного документа в стадию
разработки.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с
которым имеет дело архивная система, архивы подразделяются на следующие
типы:
Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые
имеют дело только с опубликованными документами.
Динамические архивы документов (либо системы управления документами) -
системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и с теми,
которые находятся в разработке.
8.1. Задачи статических архивов
Архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного
обеспечения, предназначенный для решения следующих задач.
8.1.1 Организация хранения электронных документов
Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных
документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов
характеризуются двумя основными параметрами, стоимостью хранения одного
мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два
параметра обратно пропорциональны друг другу - в зависимости от решаемых
задач, необходимо находить оптимальное соответствие и выбирать определенный
носитель информации. Также на выбор носителя влияет срок хранения
информации. Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения,
которая состоит из разнотипных носителей. Например, для оперативного
доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для
архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков.
Соответственно для таких гетерогенных систем хранения необходимо решать
задачи не только совместной работы данных носителей информации, но и
обеспечивать миграцию документов между носителями. Эта миграция может
осуществляться либо путем настройки системы администратором (например после
истечения 90 дней со дня создания документа он должен автоматически
переместиться на более медленный и дешевый носитель информации), либо
автоматически в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или
иному документу. Программное обеспечение, которое ответственно за
автоматическую миграцию документов носит название Hierarchical Storage
Management (HSM).
Выбор решений ключевых проблем управления хранением информации на
разных платформах зависит от различных факторов, в том числе и от
экономических - и в стоимости создания распределенных приложений
клиент/сервер, и в выборе аппаратного обеспечения, которые делают
необходимыми программные средства в таких областях, как структурированное
хранение информации (hierarchical storage management, HSM) и резервирование
(Backup). Эти факторы глобальны по своей природе, и в соединении с
административными и техническими проблемами формируют определенную
совокупность требований к управлению распределенными данными.
8.1.2. Принципы управления хранением
Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило
управления хранением.
Данные находятся в сохранности только тогда, когда они хранятся более
чем на одном носителе и более чем в одном месте.
Это утверждение может показаться одной из самоочевидных истин, однако
новые технологии его так легко вуалируют, что мы теряем ощущение
реальности. Любой носитель может выйти из строя, будь это диск оперативного
доступа, магнитная лента или оптический диск. Аналогично может быть
разрушено любое место хранения - например сгореть.
Первый принцип управления хранением - хранить данные в безопасности.
Проблема, из-за которой мы уделяем так много внимания данной теме, состоит
в том, чтобы сделать это наиболее доступным по цене способом. Вместо
единого решения, которое подходило бы для всех вариантов хранения,
существуют компромиссы. Обычно они возможны между стоимостью хранения,
усилиями по выполнению резервирования и стоимостью простоев и потери
данных. Стоит еще раз напомнить самим себе, - зачем мы делаем
резервирование - чтобы защититься от случайностей ("о, я только что удалил
не тот файл") и разных бедствий (разрушен диск или сгорел центр обработки
данных).
Существуют гибкие методики, такие как RAID, включая "зеркалирование"
(mirroring), однако хотя они и повышают надежность системы, но не защищают
ни от катастрофы (если у вас нет удаленной зеркальной копии), ни тем более
от случайного удаления.
8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических документов
Архивная система кроме работы с электронными документами должна
учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить
только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать
контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа
и т. п.
8.1.4. Организация поиска документов
Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и
эффективно искать. Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения
понятия эффективности поиска рассмотрим модели поиска. Существует два
подхода к поиску документов. Первый подход состоит в том, что в процессе
поиска ищется документ, который точно существует в системе, и задача
состоит в том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого
документа или документов. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска.
Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему
вопросу. Для этого подхода присущи такие понятия, как полнота -
соответствие между найденными документами по данному запросу и
действительному списку документов и шум - соответствие документов,
отвечающих запросу и документов, нерелевантных ему.
Существует два основных типа поиска. Атрибутивный - каждому документу
присваивается набор определенных атрибутов, присваиваемых документу во
время его размещения в архиве. В дальнейшем документ ищется на совпадение
значений этих атрибутов полям запроса. К атрибутам документа можно отнести
имя документа, время создания, автор, машинистка, имя подразделения, тип
документа (факс, письмо, контракт, спецификация и т. д.). Очевидно, что
список таких атрибутов должен быть расширяем. Совокупность атрибутов
документа называется карточкой документа. Эти поля могут заполняться
произвольно или из предопределенных справочников.
Второй тип поиска, носит название полнотекстовый - автоматически
обрабатывается все содержание документа, и затем по любому слову, входящему
в данный документ, можно найти сам документ. Соответственно существует
зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для поиска известного
документа, очевидно, более применим атрибутивный поиск, для
исследовательского поиска - полнотекстовый. Существует комбинация
полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа
обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск
зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный
документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский
текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая
такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов.
Зависимость от языка выражается в следующих факторах: поиск документа будет
более полным, если в результате запроса будут найдены не только документы,
которые точно соответствуют слову в запросе, но и те документы, в которых
присутствуют различные словоформы слова в запросе. Данная технология носит
название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого
алгоритма нормализации. Для русского языка наиболее эффективен словарный
метод - слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся
словоформы. Кроме словарного метода может применяться эвристический метод
нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем
выполнения определенных правил, описывающих алгоритмику нормализации. Если
для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц
машинописного текста, то для русского языка этот свод на несколько порядков
больше. Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только
по конкретному слову, но и по его синонимам.
8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита
работы
Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый
документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих
право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот
список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать
документа, право изменять карточку документа.
8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые
порождают документ
Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра,
позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без
загрузки ресурсоемких приложений.
8.1.7. Поддержка аннотирования документа
Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо
позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного
содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях,
которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.
В качестве характерного примера реализации статического архива можно
привести системы типа WaterMark, PaperWise или ImageWise.
8.2. Дополнительная функциональность динамических архивов
Динамические архивы требуют следующей обязательной функциональности.
8.2.1. Поддержка коллективной работы с документом
Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть
реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c
редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного
документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные
конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа работать
одновременно нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии
документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия
- несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии
(подверсии) документа может существовать несколько представлений документов
(в разных форматах).
8.2.2. Поддержка составных документов
Каждый документ может представлять собой совокупность других
документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в
делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим
характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть
объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей. Эти
связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например,
последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти
связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной
документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое
будет осуществлять окончательную сборку такого документа.
8.2.3. Поддержка распространения опубликованных документов
Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять.
Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной
почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-
сервере.
8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу
А именно: право на редактирование документа, право на публикацию,
право на снятие публикации, право создавать новую версию документа.
8.3. Пограничные задачи
Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных проблем,
связанных с документами разных типов (электронных, бумажных,
микрографических) из одного типа в другой.
8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную форму
Данная проблема подразделяется на два основных класса:
. Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества
разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных
или персональных сканеров. После операции сканирования документ
вручную индексируется путем заполнения карточки документа.
. Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от
предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество
однотипных документов. В качестве примеров приложений данной
технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему
ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет
опроса населения, систему обработки результатов голосования.
При реализации технологии массового ввода документов можно
рассматривать два основных класса задач:
1) Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма
с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество
анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае
нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами
изображения документов.
2) Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением
изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения,
а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных
сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ
исходного документа. Извлеченные данные можно опять-таки использовать
двояко. Во-первых, эти данные имеет смысл напрямую загружать в банковскую
систему, а, во-вторых, их можно использовать для организации хранения и
быстрого поиска изображений платежных поручений. В случае применения
извлеченных данных для индексирования изображения документа необходимо
разделять типы извлеченных данных. В основном на выходе используются
структурированные данные, и тогда для поиска применяется атрибутивная
индексация, но бывают случаи, когда из документа извлекаются только
неструктурированные данные (например при распознавании всего содержимого
документа). Тогда требуется полнотекстовая индексация. Возможна также и
промежуточная задача, когда сохраняется не все изображение, а только его
часть, допустим подпись клиента на чеке или платежном поручении.
Работа системы массового ввода разбивается на две основные части -
подготовка обработки документа и собственно обработка.
8.3.2. Подготовка обработки документа
Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его
для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый
класс документа. При этом первым шагом должно быть получение
отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по
отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то
разработанный документ, либо создание формы для нового документа.
После этого с помощью специального программного модуля (Редактор Форм)
требуется определить те поля, которые будут распознаваться системой или
заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных
обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить
специальные атрибуты модуля с целью повышения точности распознавания,
например наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках,
или символов, напечатанных на машинке. Также можно задать специальные
правила проверки корректности обрабатываемых полей документа.
Для конкретног | |
